Odliczanie podatku VAT jest fundamentalnym prawem przedsiębiorcy, przynajmniej w teorii. Unijna zasada neutralności tej daniny dla biznesu jest jedną z najważniejszych podatkowych we wspólnocie europejskiej, jednak często podważaną przez polskiego fiskusa, który często kwestionuje zasadność odliczania lub zwrotu VAT. Jedną z najistotniejszych możliwości dotyczących tego podatku jest jego odliczanie w przypadku samochodów osobowych używanych w firmach.
Od kilku aut też można
Karol Matjanowski, prawnik z Kancelarii DSK, zaznacza, że przepisy ustawy o VAT budzą mnóstwo wątpliwości wśród przedsiębiorców, szczególnie tych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.
- Przedsiębiorcy często pytają, czy i kiedy mogą odliczać podatek VAT od samochodów osobowych. Zawsze podkreślam, że jego odliczanie jest fundamentalnym prawem podatnika VAT. Wskutek odliczenia podatku ciężar ekonomiczny danej transakcji przenoszony jest na konsumenta albo na osobę, której nie przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego. Jest to mechanizm neutralności VAT dla biznesu. Pojawia się dużo pytań przedsiębiorców o te kwestie, np. o możliwość odliczania VAT od kilku samochodów osobowych kupionych na firmę - opowiada Karol Matjanowski.
Tłumaczy, że w zakresie, w jakim składniki majątku przedsiębiorcy są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, przedsiębiorcy przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.
- Ilość składników majątku, w tym liczba posiadanych samochodów, nie ma tutaj znaczenia i nie jest ograniczeniem. Kluczowa jest wyłącznie obiektywna ocena, czy i w jakim zakresie samochody te są przez podatnika wykorzystywane do prowadzenia działalności gospodarczej opodatkowanej VAT – wyjaśnia Karol Matjanowski.
I właśnie od tego, czy auto jest wykorzystywane tylko do działalności gospodarczej, czy także do użytku prywatnego (np. wyjazdy na urlopy), zależy wysokość odliczenia podatku.
Czynni podatnicy VAT mogą odliczać podatek zawarty w cenie zakupu auta oraz VAT z faktur za paliwo, części zamienne, naprawy i konserwacje.
Warunki pełnego odliczania
Pełny VAT (100 proc.) zawarty w cenie zakupu auta, leasingu oraz w kosztach eksploatacyjnych (paliwo, naprawy, części zamienne, przeglądy techniczne, opony) mogą odliczać ci, którzy używają pojazdów tylko i wyłącznie do celów służbowych, bez użytku prywatnego.
- Należy mieć jednak na względzie to, że w takiej sytuacji powstaje obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, stworzenia regulaminu jego użytkowania oraz dokonania odpowiedniego zgłoszenia organowi skarbowemu na formularzu VAT-26 – przypomina prawnik z Kancelarii DSK.
Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać takie informacje jak numer rejestracyjny samochodu, stan licznika przebiegu na dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji oraz na koniec każdego okresu rozliczeniowego. Powinny się w niej znaleźć również informacje na temat osoby kierującej pojazdem, a także dotyczące każdego wykorzystania samochodu, takie jak m.in. data i cel wyjazdu, opis trasy czy liczba przejechanych kilometrów.
Natomiast gdy samochód jest przez przedsiębiorcę wykorzystywany nie tylko do celów związanych z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą, ale też prywatnie, przysługiwać mu będzie prawo do odliczenia tylko 50 proc. VAT - chodzi zarówno o cenę zakupu (leasingu), jak i w koszty eksploatacyjne. W takiej sytuacji przepisy ustawy o VAT nie nakładają obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.
- Reasumując, prawo do odliczenia całego VAT lub 50 proc. jest uzależnione wyłącznie od przeznaczenia samochodu oraz spełnienia określonych warunków. Należy pamiętać, że solidna dokumentacja i dobrze przygotowane uzasadnienie biznesowe są konieczne, aby nie narazić się na kłopoty z urzędem skarbowym – podkreśla Karol Matjanowski.
Jeżeli auto zostanie zgłoszone jako użytkowane tylko do celów biznesowych firmy, a w rzeczywistości będzie wykorzystywane też do użytku prywatnego (w sytuacji odliczania 100 proc. VAT), przedsiębiorca może ponieść dotkliwe sankcje karne skarbowe.
Przedsiębiorca prowadzący pizzerię posiada dwa samochody osobowe, które aktywnie wykorzystuje do dostarczania klientom zamówionego jedzenia. Jeżeli te dwa samochody służą jedynie prowadzonej działalności, czyli kierowcy rozwożą nimi zamówione posiłki oraz przywożą z hurtowni produkty spożywcze potrzebne do przygotowania potraw, właściciel pizzerii może odliczać 100 proc. VAT. Natomiast gdy samochody te będą wykorzystywane nie tylko do celów służbowych, ale również w innych celach, takich jak np. wyjazdy na wakacje, przedsiębiorcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia tylko 50 proc. VAT naliczonego.
Uzasadnienie z interpretacji podatkowej wydanej przez dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej:
„Aby warunki do pełnego odliczenia były spełnione, to sposób wykorzystania samochodów osobowych musi być związany wyłącznie z prowadzoną działalnością gospodarczą. Istotne jest zadysponowanie samochodem. Dany samochód powinien być przeznaczony do celów służbowych albo do świadczenia usług najmu. Muszą istnieć obiektywne okoliczności potwierdzające brak wykorzystania samochodów osobowych do użytku prywatnego pracowników i współpracowników. Powyższe musi być potwierdzone wprowadzonym regulaminem użytkowania pojazdów wykluczającym użycie tych pojazdów do celów innych niż działalność gospodarcza. To ustalone zasady użytkowania pojazdów potwierdzają sposób użytkowania samochodów. Natomiast prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu dodatkowo potwierdza sposób użycia, ale nie wyklucza ich użycia do celów innych niż działalność gospodarcza”.