SAP ERP jako sprawny system zarządzania sprawdza się na świecie od ponad 12 lat. Korzysta z niego około 50 tysięcy organizacji, wśród nich 850 tysięcy uczelni i innych jednostek badawczych oraz naukowych. Są wśród nich m.in. Oracle, Microsoft, Asseco, Comarch, Massachusetts Institute of Technology, Universiteit van Amsterdam, Freie Universität Berlin, a w Polsce Uniwersytet Jagielloński, Marii Skłodowskiej Curie oraz Uniwersytet Śląski. Pracownicy polskich uczelni korzystających z SAP ERP doceniają możliwości sprawozdawcze systemu, dostęp do szerokiego wachlarza raportów oraz danych przy zachowaniu kontroli nad ich poprawnością, integralnością i poufnością.
Prace nad wdrażaniem systemu SAP ERP na Uniwersytecie Warszawskim przebiegały w kilku etapach. W 2012 r. uczelnia uzyskała na ten cel 5,8 mln dofinansowania w ramach unijnego programu „Kapitał ludzki“ będącego odpowiedzią na wyzwania, jakie przed państwami członkowskimi UE postawiła odnowiona Konwencja Lizbońska. Według jej założeń rozwój kapitału ludzkiego i społecznego przyczynia się do pełniejszego wykorzystania zasobów pracy oraz wsparcia wzrostu konkurencyjności gospodarki. Na przyspieszenie prac nad ulepszeniem sposobów zarządzania uczelnią miały wpływ również tempo i liczba zmian spowodowanych zmianami w ustawie Prawo o szkolnictwie wyższym.
W wyniku przeprowadzonego w 2013 r. przetargu Uniwersytet Warszawski zdecydował się na wybranie systemu SAP ERP, a do jego wdrożenia została zatrudniona w kolejnym przetargu firma S&T, wraz z podwykonawcami: Gavdi, Quercus i SI Consulting. Wybrane rozwiązanie pozwalało na skorzystanie z istniejącej już platformy zarządzania uwzględniającej ogólne założenia zintegrowanego modelu zarządzania UW, a następnie dostosowanie jej do specyfiki działalności uczelni. O konieczności wprowadzenia istotnych zmian w systemie mówiła m.in. prof. Anna Giza-Poleszczuk, prorektor UW ds. rozwoju i polityki finansowej, w rozmowie z Katarzyną Łukaszewską opublikowaną w piśmie uczelni „Uniwersytet Warszawski” w listopadzie 2014 r.: System wdrożony ze źle wyznaczonym celem i bez zaangażowania ludzi, którzy będą go używać, może się obrócić przeciwko instytucji. Musimy tego uniknąć. (…) Powinniśmy myśleć, by lepiej wykorzystywać zasoby, ale nie tak, jak w firmie, by zwiększyć zysk, lecz żeby podnieść jakość działań. Dlatego w konsultacjach nad wdrażaniem SAP ERP brali udział pracownicy wszystkich jednostek Uniwersytetu.
Rok 2015 to dla Uniwersytetu Warszawskiego nie tylko wdrażanie i testowanie systemu SAP ERP, ale też dyskusje nad nowym projektem zarządzania uczelnią zgodnymi z platformą oraz nowelizacjami prawnymi. Czekają nas spotkania poświęcone właśnie temu, czemu służy Uniwersytet, i co w związku z tym chcemy wiedzieć o sobie samych, ale podkreślam: dla nas samych, nie dla ministerstwa – podkreślała w rozmowie z Katarzyną Łukaszewską prof. Anna Giza-Poleszczuk. Projekt ma zostać przedstawiony pod koniec 2015 r. podczas posiedzenia Senatu UW.
Zastosowanie SAP ERP pozwala na funkcjonowanie w obszarze jednej platformy i zintegrowanej bazy danych wielu modułów obsługujących niemal wszystkie kwestie życia zawodowego uczelni: kadry, finanse, badania i dydaktykę. Na Uniwersytecie Warszawskim najpierw zostaną wdrożone dwa moduły: zarządzanie kadrami i płacami oraz zarządzanie finansami i majątkiem trwałym. W kolejnych etapach uczelnia chce wykorzystać SAP ERP do zarządzania grantami oraz zintegrować go z USOS-em.
SAP ERP stanie się podstawowym narzędziem pracy przede wszystkim dla administracji Uniwersytetu Warszawskiego. Dzięki zintegrowanej bazie zniknie konieczność wielokrotnego wprowadzania danych. SAP ERP zapewni również szybkie generowanie niezbędnych raportów i sprawozdań, a także uprości i skróci procedury kadrowe.
Na tych zamianach skorzysta również kadra naukowa i zarządzająca Uniwersytetu Warszawskiego. System pozwala na planowanie i kontrolowanie swojego budżetu, elastyczne dopasowanie zasobów ludzkich w jednostce zgodnie z potrzebami oraz łatwe prognozowanie wydatków poszczególnych działów.
System usprawni także samoobsługę pracowników Uniwersytetu Warszawskiego umożliwiając im: zaplanowanie urlopu, dostęp do informacji o swoich funduszach, a także możliwość wykonywania analiz, projektowania i wprowadzania zmian organizacyjnych.
Uniwersytet nie jest przedsiębiorstwem, i oczywiście jest to prawda w tym sensie, że nie jesteśmy nastawieni na zysk, nie wypłacamy dywidend swoim akcjonariuszom, ale nie zmienia to faktu, że nasza działalność czemuś służy i są jakieś jej końcowe efekty – mówiła prorektor UW ds. rozwoju i polityki finansowej, podkreślając jednocześnie, że liczy na korzyści z wprowadzenia SAP ERP na całej uczelni. Przede wszystkim na: uporządkowanie struktury organizacyjnej, zakresu kompetencji, optymalne wykorzystywanie zasobów uczelni oraz uporządkowanie procesów wewnętrznych, efektywne zarządzanie majątkiem, zwłaszcza nieruchomościami i prowadzonymi inwestycjami, poprawę przepływu informacji ważnych dla funkcjonowania uczelni oraz możliwość wydajnego prowadzenia analiz.