Biznes tonie w morzu papierów

opublikowano: 27-07-2015, 22:00

Biurokracja Niektóre firmy muszą wysłać rocznie więcej druków, niż rok ma dni. Czasem to efekt przepisów, czasem — nadgorliwości urzędów

Papierkowa robota nie omija żadnej, nawet najmniejszej firmy. Eksperci Grant Thorntona policzyli to bardzo dokładnie.

Więcej niż jeden dziennie

Statystyczna duża firma w Polsce, czyli licząca powyżej 249 pracowników, musi w tym roku sporządzić 345 formularzy i sprawozdań dla organów państwowych, co daje średnią 1,4 na każdy dzień roboczy. W małym przedsiębiorstwie, zatrudniającym od 10 do 49 osób, trzeba rocznie wypełnić 202 pisma, czyli 4 tygodniowo. W mniejszej firmie wcale nie jest lepiej — 130 druków do wysłania w roku oznacza dla właściciela czynności sprawozdawcze co drugi dzień. To są wyliczenia uśrednione.

Zależnie od rodzaju działalności, jej skali, formy prawnej, posiadanego majątku czy liczby oddziałów obciążenia mogą znacznie rosnąć. Duże przedsiębiorstwo może mieć do sporządzenia 484 formularze — przy założeniu, że posiada tylko jedną nieruchomość i dzięki temu składa rocznie jedną deklarację na podatek od nieruchomości.

Eksperci Grant Thorntona przyznają, że w dużych przedsiębiorstwach ten sprawozdawczy wysiłek łatwiej udźwignąć, bo zwykle należy do zadań wydzielonych zespołów księgowości, w mniejszych takiego wsparcia nie ma, co najwyżej jednego księgowego. W każdej jednak firmie to zabiera czas, w wielu wymaga zatrudnienia specjalistów.

— Przekazanie urzędowi odpowiedniego druku nie jest tylko prostym wklepaniem liczb, wymaga też wiedzy specjalistycznej — zwraca uwagę Paweł Zaczyński, menedżer w Departamencie Audytu Grant Thorntona. Niekiedy trzeba zaangażować komórki merytoryczne i produkcyjne, co może zakłócać normalne funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

— Zrozumiałe, że państwo musi w pewnym zakresie monitorować firmy i prosić je o dane. Jednak skala tego zjawiska jest tak duża, że przedsiębiorcy, zamiast zająć się rozwojem firm, toną w morzu papierów, tracąc długie godziny na zdobywaniu i przekazywaniu informacji. To realny problem dla polskiej gospodarki — podkreśla Tomasz Wróblewski, partner zarządzający Grant Thorntona.

Kwestia braku zaufania

W ocenie autorów raportu obecna sytuacja to efekt m.in. nadgorliwości urzędów — bo żądają danych przydatnych potencjalnie, nie współpracują ze sobą odpowiednio, zbierają takie same informacje od tych samych firm. Autorzy raportu podkreślają, że urzędnicy poszczególnych instytucji wiedzą jedynie to, jak wielu informacji sami wymagają od firm, natomiast nie są świadomi, jak wielu danych żądają od przedsiębiorców wszystkie inne urzędy państwowe.

Poza tym urzędnicy chcą wielu sprawozdań, bo nie ufają przedsiębiorcom. Według autorów raportu, Polska jawi się jako kraj o największym negatywnym wpływie biurokracji na rozwój przedsiębiorczości. Badanie International Business Report prowadzone przez Millward Brown na zlecenie Grant Thorntona pokazuje, że odsetek firm w Polsce, które wskazywały biurokrację jako jedną z głównych barier w rozwoju, oscylował wokół 50 proc.

Dla porównania, średnio wśród krajów Unii Europejskiej i średnio dla całego globalnego badania odsetek ten wynosił po około 30 proc. Natomiast w Szwecji, kraju o najmniejszym obciążeniu biurokratycznym, grono firm narzekających na biurokrację oscyluje od lat wokół 15 proc.

MG wierzy w deregulację

Trzeba być świadomym różnorodności celów, jakim służą formularze — odpowiada Ministerstwo Gospodarki na pytanie „PB”, czy obieg tak wielu dokumentów jest konieczny. Podkreślono, że część z nich wynika z prawa Unii Europejskiej. Resort przypomina jednocześnie, że we współpracy z partnerami społecznymi, przedstawicielami przedsiębiorców MG sukcesywnie działa na rzecz redukcji obowiązków informacyjnych osób prowadzących działalność gospodarczą. Część rozwiązań wprowadzono m.in. ustawami deregulacyjnymi.

Chaos w zbiorach danych

Na krajowe i międzynarodowe wytyczne, wyznaczające skalę żądanych informacji, powołuje się Artur Satora, rzecznik prasowy prezesa Głównego Urzędu Statystycznego (GUS). Przekonuje, że badania są uzgadniane z resortami i partnerami społecznymi, a od urzędów statystycznych wymaga się zmniejszenia obciążeń respondentów przy opracowywaniu oficjalnych statystyk.

— Działania GUS wiążą się m.in. z szerokim wykorzystaniem danych administracyjnych — wyjaśnia Artur Satora. Docelowo powinno to ograniczyć zakres informacji i częstotliwość ich pozyskiwania bezpośrednio od badanych. Jednak możliwość wykorzystywania danych administracyjnych jako alternatywnych lub uzupełniających jest często ograniczona — nie zawsze są kompletne, aktualne i dostępne w odpowiednim czasie, co wynika m.in. z niepełnego wdrażania systemów, braku baz centralnych, różnic metodologicznych. Według Artura Santora, respondentom powinno ulżyć zbieranie danych elektronicznie.

Poza tym, nowelizowana ustawa o statystyce publicznej pozwala jej służbom pozyskiwać informacje o osobach fizycznych będących przedsiębiorcami także z rejestrów i systemów administracji publicznej. Wcześniej nie miały takich uprawnień.

Jak odciążyć przedsiębiorców — rekomendacje Grant Thorntona

1. Zmiana podejścia urzędów do sprawozdań na minimalistyczne. Organy państwowe powinny wymagać od firm jedynie tych informacji, które są im niezbędne z punktu widzenia bezpieczeństwa państwa i bezpieczeństwa obrotu gospodarczego.

2. Utworzenie wspólnej bazy danych. Administracja rządowa powinna zintensyfikować prace nad ujednoliceniem bazy danych pochodzących ze sprawozdawczości firm. Docelowo powinna powstać jedna platforma elektroniczna do składania wszelkich sprawozdań organom państwowym i przetwarzająca je dla poszczególnych urzędów. Konieczna jest przy tym taka ochrona danych osobowych, aby urzędy miały dostęp jedynie do informacji im niezbędnych, a nie do wszystkich w bazie. Przegląd obowiązków sprawozdawczych.

3. Administracja centralna powinna prowadzić raz na kilka lat przegląd formularzy sprawozdawczych i eliminować z nich dane, które nie są niezbędne do prawidłowego funkcjonowania państwa oraz powielane w innych formularzach.

Bank centralny — rekordzista

Najczęstszym adresatem pism sprawozdawczych okazuje się być Narodowy Bank Polski (NBP). Od statystycznej dużej firmy oczekuje w ciągu roku nawet 85 formularzy. Czy to konieczne?

— Zakres danych przekazywanych dla NBP wynika bezpośrednio z wymagań międzynarodowych — wyjaśnia Przemysław Kuk, zastępca dyrektora Departamentu Komunikacji i Promocji NBP. Wskazuje na wytyczne unijne, Europejskiego Banku Centralnego, Międzynarodowego Funduszu Walutowego i OECD, zobowiązujące Polskę do przekazywania informacji o relacjach z zagranicą, w tym służących do ocen makroekonomicznych, prowadzonych po kryzysie finansowym, który ujawnił brak precyzji w informacjach o sytuacji gospodarczej. Według wyjaśnień NBP, każdy druk dotyczy jednak odrębnego instrumentu finansowego, np. inwestycji polskiej firmy w akcje za granicą czy udzielonych kredytów. Są jednowątkowe, proste. — Liczba formularzy nie świadczy o skali obciążenia. Trzeba by przeanalizować ich zawartość, budowę i ilość koniecznej pracy do ich prawidłowego wypełnienia — stwierdza Przemysław Kuk.

Podkreśla, że najwyższa liczba wymaganych formularzy dotyczy tylko przedsiębiorców o bardzo rozbudowanych relacjach z zagranicą. Sporządzają druki odpowiednie do ich zagranicznych operacji. Inni tylko potwierdzenia, że takich nie posiadają. Poza tym sprawozdania płyną kanałem elektronicznym, przedsiębiorca ma podgląd do wcześniejszych raportów, a za kolejne okresy są częściowo wypełniane automatycznie. Być może niektóre podmioty zostaną odciążone z tych obowiązków, jeśli zostanie podniesiony próg wielkości transakcji objętych sprawozdawczością. Taka decyzja wymaga analiz i zmiany przepisów. Na razie realniejsze wydają się inne plany. — Chcemy, aby informacje pochodziły wprost z ksiąg przedsiębiorstwa i były przekazywane automatycznie — deklaruje Przemysław Kuk.

Deklaracje dla fiskusa

Ministerstwo Finansów pracuje nad projektem e-Deklaracje 2 i szykuje zmiany w deklaracjach dotyczących podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT). Planuje uproszczenie i połączenie informacji PIT-4R z PIT-8AR o zaliczkach i podatkach zryczałtowanych pobieranych przez płatników. Ponadto przeniesienie z druków PIT-8C do PIT-11 (o dochodach podatników uzyskanych u płatników) informacji np. o wypłaconych stypendiach.

— Poprawi to czytelność i łatwość ich wypełniania, przyczyni się do zwiększenia jakości danych oraz stopnia ich porównywalności. Z uwagi na konieczność zmiany przepisów zarekomendowano, aby nowe wzory formularzy obowiązywały od stycznia 2017 r. — informuje Janusz Janowski, dyrektor Departamentu Administracji Podatkowej Ministerstwa Finansów (MF). Inne ułatwienia wiążą się z ewidencją podatkową, w której ostatnio zachodzą zmiany.

— Zgłoszenia identyfikacyjne i aktualizacyjne są wymagane wyłącznie na podstawie przepisów prawa, dotyczących tzw. jednego okienka — wyjaśnia Janusz Janowski. Przypomina, że do Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej przedsiębiorcy składają jeden zintegrowany wniosek z danymi potrzebnymi także administracji podatkowej. Natomiast wniosek do Krajowego Rejestru Sądowego obejmuje podstawowe dane rejestrowe i zgłoszenie danych uzupełniających do identyfikacji podatkowej (NIP8). Zastąpiono w ten sposób cztery formularze wymagane przed 1 grudnia 2014 r. — do KRS, urzędu skarbowego, ZUS i GUS.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Iwona Jackowska

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu