Co przedsiębiorca zyska na e-fakturach

Już od przyszłego miesiąca resort finansów chce testować, wspólnie z biznesem, Krajowy System e-Faktur (KSeF). Projekt nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług (VAT), na podstawie której zostanie on wdrożony, właśnie trafił do Sejmu. Proponowane rozwiązania mają wejść w życie w przyszłym roku, by według założeń przedsiębiorcy mogli zacząć dobrowolnie stosować e-faktury w postaci ustrukturyzowanej. Od 2023 r. będą one obligatoryjne.

Kto się wstrzyma

Według szacunków Ministerstwa Finansów (MF) w przyszłym roku na korzystanie z usług KSeF zdecyduje się 10 proc. podatników VAT. Taką skalę wyliczono na podstawie danych z plików JPK_VAT podmiotów, które wydają największą liczbę faktur przy założeniu, że wszystkie one zdecydują się na ten nowy sposób ich wystawiania. Będzie to trzecia z dopuszczanych form dokumentowania transakcji obok faktur papierowych i elektronicznych.

– Można założyć, że z takiej możliwości skorzystają przede wszystkim podmioty, które już teraz wystawiają głównie faktury elektroniczne. Natomiast branże i przedsiębiorstwa, w których transakcji jest mniej i dominują faktury papierowe, wstrzymają się do momentu obligatoryjnego wdrożenia e-faktury – prognozuje Barbara Sawko, biegły rewident w sieci Polska Grupa Audytorska (PGA).

Zwraca uwagę, że zastosowanie nowego rozwiązania wiąże się z koniecznością dostosowania systemów finansowo-księgowych do wzorca faktury ustrukturyzowanej i do wyrażenia odrębnej akceptacji do odbioru takiego dokumentu. Projektodawca przyznaje, że nowa usługa początkowo może oznaczać dla podatników dodatkowe wydatki. Zaznacza jednak, że oszczędności z fakturowania elektronicznego przewyższają koszty wdrożenia e-faktur, zwłaszcza w dłuższej perspektywie.

Procedury i uprawnienia

Każdy podatnik poprzez indywidualne konto w systemie e-faktur będzie mógł wystawić fakturę z wykorzystaniem wzoru zamieszczonego na elektronicznej platformie usług administracji publicznej. W systemem teleinformatycznym KSeF mają obowiązywać (z pewnymi wyjątkami) obecne reguły wystawiania faktur. Ich odbiór będzie wymagał akceptacji, a wyrażanie zgody powinno odbywać się na identycznych zasadach, jakie obowiązują dla faktur elektronicznych. Jeżeli odbiorca nie zgodzi się na otrzymanie dokumentu przy użyciu KSeF, wystawca zachowa prawo do jego wystawienia w systemie, ale będzie musiał przekazać go w inny sposób uzgodniony z nabywcą.

Faktury zostaną przygotowane bezpośrednio w programach finansowo-księgowych przedsiębiorcy i będą przesłane do systemu. Podatnik będzie musiał uwierzytelnić się w KSeF, aby móc przeglądać, wystawiać i otrzymywać faktury ustrukturyzowane, a także przesyłać je w formacie XML lub przekonwertować do PDF. Mikroprzedsiębiorcy będą mieli dostęp także do funkcjonalności oferowanych przez MF. W tym celu ma być zmodyfikowana aplikacja webowa e-Mikrofirma.

Do wystawiania faktur lub dostępu do nich mogą mieć prawo także podmioty uprawnione do tego przez tego podatnika. Projektowana nowelizacja zapowiada możliwość nadania uprawnień do korzystania z KSeF np. dla biura rachunkowego lub konkretnej osoby fizycznej.

– Wdrożenie e-faktur przyniesie dwa bardzo pozytywne skutki dla polskiej gospodarki. Po pierwsze znacznie ułatwi rozliczanie obrotu pomiędzy przedsiębiorcami. Po drugie przyspieszy wykrywanie prób wyłudzenia podatku, a przez to zwiększy bezpieczeństwo uczciwych firm i posłuży dalszemu zmniejszeniu luki VAT – zapowiada Jan Sarnowski, wiceminister finansów.

Resort zachęca do nowego systemu, wskazując na jego różne korzystne strony, m.in. istotny dla wielu firm przywilej szybszego zwrotu VAT. Podatnicy, którzy wybiorą e-fakturę, mogą liczyć na odzyskanie go w terminie 40 dni, a nie standardowych 60.

Barbara Sawko, a także Anita Gołębiewska, dyrektor operacyjny z firmy CashDirector, zwracają jednak uwagę, że ta preferencja będzie dana tylko części podatników. Skrócony czas oczekiwania na zwrot VAT ma przysługiwać pod warunkiem, że podatnik ubiegający się o to będzie w całym okresie rozliczeniowym wystawiał wyłącznie faktury ustrukturyzowane.

Mniej obowiązków

– E-faktura to nie tylko szybszy zwrot VAT, ale także postulowane przez przedsiębiorców przyspieszenie i standaryzacja procesu fakturowania. Ponadto to likwidacja wielu obowiązków podatkowych, w tym konieczności przechowywania faktur przez podatnika i udostępniania ich podczas kontroli czy przesyłania na żądanie organów struktury JPK_FA – wyjaśnia wiceminister.

Faktury wystawione w KSeF będą przechowywane przez administrację przez 10 lat. Jak podkreśla MF, jest to czas, w którym większość zobowiązań podatkowych się przedawnia.

– Wszyscy skorzystają z uproszczenia obiegu dokumentów, ponieważ faktura wgrana do bazy danych MF nigdy nie ulegnie zniszczeniu czy zaginięciu i nie będzie konieczności wydawania duplikatów. Natomiast jako mało znaczący oceniam fakt, że zniknie konieczność wysyłania plików JPK_ FA, bo nie jest to wymóg obligatoryjny i nie wszyscy są do niego zobowiązani – mówi Anita Gołębiewska.

Brak konieczności przechowywania i archiwizowania faktur oznacza nie tylko ulgę biurokratyczną, ale też oszczędności finansowe.

Barbara Sawko zwraca uwagę także na wygodę wynikającą z faktu, że ma obowiązywać jeden wzorzec faktury i nie trzeba będzie wydawać duplikatów.

– Niewątpliwą korzyść przyniosą ponadto rozwiązania dotyczące faktur korygujących in minus. Podatnik sporządzający taką korektę będzie mógł pomniejszyć podstawę opodatkowania oraz VAT należny już w okresie rozliczeniowym, w którym ją wystawił. Natomiast nabywca będzie mógł zrobić to z chwilą otrzymania faktury w KSeF. Tym samym nie będzie konieczności spełnienia dodatkowych warunków, wynikających ze Slim VAT obowiązującego od 1 stycznia tego roku – podkreśla przedstawicielka PGA.

Resort finansów do plusów przyszłego systemu dorzuca prognozę o przyspieszeniu obrotu, gdyż zwiększy się szybkość wymiany danych w kontaktach między kontrahentami. Wystawiona faktura będzie udostępniona dla odbiorcy przez administrację praktycznie w czasie rzeczywistym. Poza tym dzięki temu, że podatnicy będą działali za pośrednictwem bazy ministerstwa, zyskają pewność, że faktura trafiła do adresata.

– W konsekwencji łatwiej będzie dochodzić terminowych płatności – przyznaje dyrektor z CashDirector.

Jej zdaniem utrudnienia zapowiada natomiast konieczność korygowania dokumentów wystawionych przez czyjąś pomyłkę. Ma przy tym nadzieję, że mając na uwadze tę uciążliwą konsekwencję wystawcy faktur będą zachowywali będą większą uważność i staranność.