Choćby była najskromniejsza i w najtańszej knajpce w okolicy – nawet takiej kolacji walentynkowej fiskus może nie uznać za właściwą do wliczenia do kosztów firmowych. W takim przypadku próba rozliczenia w nich kwoty z wystawionej w lokalu faktury albo paragonu z NIP, co nie należy do rzadkości – jak mówią doradcy podatkowi – zostanie raczej zakwestionowana przez urząd skarbowy. Sam fakt, że spotkanie w restauracji odbędzie się akurat 14 lutego, w dniu święta zakochanych, nie przekreśla jednak z góry możliwości uznania poniesionego wówczas wydatku za biznesowy. Ale nie tylko to ma znaczenie.
Faktura do interpretacji
Cały problem tkwi w interpretacji tego rodzaju spotkań, budzących od lat wiele wątpliwości. Mateusz Cedro, partner w kancelarii Taxeo Komorniczak i Wspólnicy, przypomina, że niezależnie od tego, czy przedsiębiorca podlega podatkowi dochodowemu od osób fizycznych (PIT) czy od osób prawnych (CIT), może w kosztach uzyskania przychodów uwzględnić tylko te wydatki, które poniósł w celu osiągnięcia, zabezpieczenia bądź zachowania źródła przychodu i które zarazem nie są wyłączone ustawą z kosztów podatkowych. Bez wątpienia nie należy zatem – podkreśla – kwalifikować do takiej sytuacji spotkania walentynkowego. Ma ono bowiem charakter prywatny. Tymczasem – dodaje – bardzo często faktury za serwowane dania są wystawiane gościom w restauracjach.
– Weryfikacja tego, czy faktura dokumentuje spotkanie biznesowe czy prywatne, jest w praktyce trudna. Opis lub notatkę wskazującą, że było ono firmowe, nie jest łatwo podważyć podczas kontroli podatkowej – mówi Mateusz Cedro.
W kwestii tej wypowiedział się w 2013 r. Naczelny Sąd Administracyjny, po czym minister finansów wydał interpretację ogólną. Stwierdził, że ponoszone przez podatników wydatki na drobne poczęstunki, napoje, a także posiłki, podawane podczas prowadzenia rozmów z kontrahentami, inwestorami, czy wykonawcami, dotyczących zakresu prowadzonej przez podatników działalności gospodarczej, niezależnie od miejsca ich serwowania stanowią koszty uzyskania przychodów. To oznacza, że nic nie stoi na przeszkodzie, aby mikroprzedsiębiorca rozliczył w tych kosztach wydatek „walentynkowy”, gdy opisze spotkanie jako „prowadzenie negocjacji z kontrahentami”. Co wtedy zrobi fiskus?
– Może zweryfikować, czy uczestnik takich rozmów potwierdzi ich charakter biznesowy. Jednak w praktyce bardzo często urząd skarbowy zwraca uwagę na to, czy rachunek obejmuje także alkohol. Jeśli tak jest, kwestionuje uznanie spotkania za związane z prowadzeniem działalności – wyjaśnia przedstawiciel Taxeo.
Toast za biznes
Ustawy o PIT i o CIT jednoznacznie przy tym wskazują, że wydatków na reprezentację nie uważa się za koszty uzyskania przychodów. Szczególnie chodzi o wydatki na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Ustawy te nie definiują jednak pojęcia reprezentacji, można więc przyjąć znaczenie słownikowe, z którym wiąże się okazałość bądź wystawność.
– Można stwierdzić, że taki charakter można przypisać wydatkom, których celem jest tworzenie pozytywnego wizerunku podatnika, obrazu jego przedsiębiorstwa czy wykreowanie korzystnych relacji z kontrahentami. Przy czym należy podkreślić, że nie znajdziemy żadnego wskaźnika wytworności, pozwalającego określić czy w danym przypadku mamy już do czynienia z wydatkiem o charakterze reprezentacyjnym czy jeszcze nie – podkreśla Mateusz Cedro.
Jego zdaniem nie można twierdzić, że zakup alkoholu decyduje o tym, czy dany koszt – a tym bardziej całego spotkania biznesowego – należy zakwalifikować jako wydatek o charakterze reprezentacyjnym czy nie. Kluczowe znaczenie ma dominujący cel. Jeżeli nie jest nim kreowanie pozytywnego wizerunku, nie należy stosować ograniczenia z ustawy.
– Pamiętajmy zatem, że poniesione 14 lutego wydatki o charakterze prywatnym nie podlegają rozliczeniu podatkowemu. Gdyby jednak nasze spotkanie miało charakter biznesowy, to pojawienie się na nim przysłowiowej lampki wina nie może ograniczyć nam prawa do zakwalifikowania wydatku do kategorii kosztów uzyskania przychodów – podsumowuje Mateusz Cedro.