Księgowi muszą mieć ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej (OC). Obowiązkowa polisa ma jednak ograniczony zakres i obejmuje tylko skutki błędów w prowadzeniu pełnych ksiąg rachunkowych. Jakie jeszcze błędy zdarzają się księgowym i czy można się na wypadek ich popełnienia zabezpieczyć?
Najczęstsze błędy
– Większość szkód. które są do nas zgłaszane z polisy OC księgowych, dotyczy błędów w prowadzeniu uproszczonej księgowości i składania deklaracji podatkowych. Takie szkody pokryje jednak tylko dobrowolna, rozszerzona ochrona ubezpieczeniowa – mówi Rajmund Rusiecki, prezes Leadenhall Insurance.
Jego zdaniem nawet drobne pomyłki mogą skutkować roszczeniami od klientów. Dobrym przykładem jest sytuacja, w której księgowy wykazał w deklaracjach PIT-36L wszystkie zaliczki na podatek dochodowy jako opłacone, podczas gdy brakowało wpłat za trzy miesiące. Spowodowało to zaległości podatkowe u dwóch wspólników firmy i naliczenie odsetek w łącznej wysokości ponad 7 tys. zł. Tę kwotę pokryła wypłata z polisy.
Inny księgowy nie poinformował klienta o wysokości zaliczki na podatek dochodowy (PIT-36L), co uniemożliwiło terminowe opłacenie należności. W rezultacie skarbówka naliczyła odsetki za zwłokę oraz koszty przesłanego upomnienia – łącznie 4,8 tys. zł.
Jeden z księgowych likwidował szkodę z polisy OC, która wynikała z tego, że nieprawidłowo odliczył ulgę termomodernizacyjną przy sporządzaniu rocznej deklaracji podatkowej. Doprowadziło to do zaniżenia należnego do zapłaty podatku dochodowego i powstania zaległości podatkowej. W efekcie klient musiał dopłacić odsetki za zwłokę w wysokości 1,4 tys. zł.
Do Leadenhall trafiło także roszczenie, które wynikało z tego, że księgowy popełnił błąd polegający na zaniżeniu podstawy opodatkowania poprzez niewykazanie wszystkich przychodów klienta za 2021 r. W ten sposób powstała zaległość podatkowa w wysokości 12,9 tys. zł, a klient musiał dodatkowo zapłacić odsetki w kwocie ponad 5 tys. zł.
Dodatkowa ochrona
Większość szkód, które trafiają do Leadenhall, ma związek z rocznymi deklaracjami i dotyczy roszczeń po powstaniu zaległości podatkowych.
– Najczęściej są to sprawy związane z odsetkami o wartości kilku tysięcy złotych, ale zdarzają się też roszczenia na dużo większe kwoty, a nawet kumulacja roszczeń od kilku klientów. Ubezpieczenie pokrywa je tylko wtedy, jeśli księgowi korzystają z rozszerzonej polisy – mówi Rajmund Rusiecki.
Dodaje, że większość księgowych ma tego świadomość i nie poprzestaje na spełnieniu minimalnego obowiązku posiadania OC. Średnia suma gwarancyjna w polisach OC księgowych sięga blisko 200 tys. zł, podczas gdy obowiązkowe ubezpieczenie musi mieć limit wynoszący do 10 tys. EUR. Tę kwotę przelicza się na złotówki po średnim kursie ustalanym przez Narodowy Bank Polski.
Zakres obowiązkowej ochrony opisuje rozporządzenie Ministra Finansów z 2014 r. Polisa obejmuje błędy przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Jeżeli działanie albo zaniechanie księgowego spowoduje szkodę u klienta, który zgłosi w związku z tym roszczenie, to finansową odpowiedzialność przejmie na siebie ubezpieczyciel. Zakres obowiązkowego OC dla księgowych jest taki sam we wszystkich zakładach ubezpieczeń. Dotyczy to zarówno zdarzeń objętych ochroną, jak i wyłączeń. A wyłączone są m.in. szkody powstałe na skutek działań umyślnych czy prowadzenie księgowości dla podmiotów, których ubezpieczony jest właścicielem albo współwłaścicielem.
Obowiązkowe OC nie obejmuje też nieprawidłowości związanych z prowadzeniem ksiąg do celów podatkowych i rozliczeń z ZUS-em, Narodowym Funduszem Zdrowia czy Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.
Polisę można rozbudować między innymi o odpowiedzialność za nieprawidłowości w rozliczeniach podatkowych, kadrowo-płacowych czy z ZUS. Takie ubezpieczenie może ponadto zapewnić ochronę związaną z naruszeniem tajemnicy zawodowej, zasad RODO czy utratą dokumentów. Maksymalna suma gwarancyjna u różnych ubezpieczycieli może być bardzo różna.