Postęp technologiczny, globalizacja oraz zawirowania gospodarze sprawiły, że część z nas wykonuje swoje służbowe obowiązki z domu lub z dowolnego miejsca na świecie. Odpowiednia koordynacja, zarządzanie i motywowane osób pracujących zdalnie jest dużym wyzwaniem. Zobaczmy zatem, czym jest zespół rozproszony i jak efektywnie realizować cele biznesowe na odległość.
Konieczność utrzymywania dystansu społecznego wywołana pandemią koronawirusa spowodowała, że wiele przedsiębiorstw i organizacji musiało dostawać się do nowej rzeczywistości, przenosząc część lub większość swoich procesów do kanałów zdalnych. Zmiana organizacji pracy wynika nie tylko z nieprzewidzianych zdarzeń. Jest ona również efektem postępującej globalizacji i rozwoju technologicznego. Dla firm to także możliwości przełamywania barier geograficznych w poszukiwaniu najbardziej utalentowanych pracowników. Praca zdalna może być także jednym z kluczowych aspektów branych pod uwagę w trakcie poszukiwania etatu. Są branże, w których fizyczne spotkania w biurze nie są konieczne, a wszystkie cele biznesowe można realizować z dowolnego miejsca na świecie.
Poznaj program cyklu webinarów “Akademia Lidera” >>
Praca zdalna to dla wielu pracowników bezdyskusyjna wygoda, ograniczenie kosztów i oszczędność czasu, który trzeba poświęcać na dojazdy do biura. Dla przedsiębiorstwa to także redukcja wydatków związanych m.in. z wynajęciem i utrzymaniem przestrzeni biurowych. Praca zdalna w zespołach rozproszonych ma również swoje wady. Największą bolączką jest efektywnie zarządzanie, motywowanie i rozliczanie pracowników, których często nawet nie poznaliśmy osobiście. Do tego praca poza siedzibą firmy, albo sporadyczne spotkania w biurze, w dłuższej perspektywie prowadzą do osłabionego poczucia przynależności i identyfikacji z misją przedsiębiorstwa. Wszystko to sprawia, że osoby kierujące pracą zespołów rozproszonych stają przed wymagającym wyzwaniem. Warto zatem wiedzieć, co wpływa na efektywną pracę i motywację specjalistów współpracujących zdalnie.
Zadbaj o narzędzia pracy
Podstawą efektywnej organizacji pracy osób, które realizują wspólne cele biznesowe z różnych miast, a także krajów i kontynentów, jest zapewnienie narzędzi do skutecznej i niezaburzonej komunikacji. Nie chodzi tu bynajmniej o tradycyjne rozmowy telefoniczne czy możliwość korzystania z poczty elektronicznej. Trzeba sięgnąć po rozwiązania zapewniające najlepszą jakość przesyłanego obrazu i dźwięku oraz dające możliwość komunikowania się większej grupie osób w tym samym czasie. Dobrze, kiedy komunikator oferuje dodatkowe funkcje, jak możliwość nagrywania spotkań, prowadzenia prezentacji czy dzielenia zespołu na mniejsze podgrupy. Do popularnych rozwiązań wykorzystywanych w tym obszarze zaliczyć można m.in. Microsoft Teams, Skype czy Zoom. Warto zapewnić także narzędzia pozwalające na szybką komunikację bez konieczności organizowania spotkań, jak Slack czy Google Chat. Oprócz rozwiązań ułatwiających komunikację konieczne jest udostępnienie członkom zespołu narzędzi stworzonych do zarządzania projektami, jak Asana, Trello czy Wrike. Pozwalają one m.in. przydzielać projekty poszczególnym specjalistom, monitorować postęp pracy, określać kamienie milowe czy tworzyć indywidualne reguły. Wprowadzając zestaw wybranych narzędzi konieczne jest przeszkolenie członków zespołu rozproszonego, aby w pełni rozumieli i wykorzystywali poszczególne funkcjonalności.
Określ jasne i czytelne cele
Nawet najbardziej uzdolnieni członkowie zespołu mogą być nieefektywni, kiedy nie rozumieją sensu realizowanych zadań. Dlatego konieczne jest nakreślenie ogólnej wizji całego projektu i osadzenie go w odpowiednim kontekście. Na dalszym etapie trzeba skupić się na bardziej szczegółowych elementach, jak przydzielenie konkretnych członków zespołu do zadań cząstkowych, które można weryfikować w trakcie realizacji projektu. Współpracujące ze sobą osoby muszą wiedzieć, jaka jest ich rola oraz ile czasu mogą poświęcić na wykonanie swojego zadania. W tym celu warto wykorzystać wskazane wcześniej aplikacje, jak Asana czy Trello. Monitorując postępy w realizacji projektu warto obdarzyć pracowników, choć częściowym zaufaniem i dać im poczucie sprawczości. Częste zapytania i natarczywa kontrola może negatywnie odbić się na morale całego zespołu. Komunikacja biznesowa powinna opierać się na jasnych i zwięzłych komunikatach, co zwiększa szansę na lepsze zrozumienie poruszanych problemów.
Zadbaj o spotkania
Współpraca specjalistów w zespołach rozproszonych, którzy wcześniej pracowali w jednym biurze, opiera się z reguły na sprawnej komunikacji oraz dużej dozie zaufania. Wypracowanie podobnych relacji tylko za pośrednictwem kanałów zdalnych jest bardzo trudne, o ile w ogóle możliwe. Dlatego warto dbać kontakt osobisty i organizację wspólnych spotkań. Mogą być to np. comiesięczne burze mózgów przeprowadzane w biurze. Jest to oczywiście możliwe, jeśli członkowie zespołu mieszkają w jednym mieście lub województwie. W przeciwnym wypadku regularne spotkania mogą być obarczone zbyt dużym kosztem i powodować niepotrzebną frustrację wśród osób z drugiego końca kraju. Okazją do spotkania ze pracownikiem mieszkającym daleko od siedziby firmy może być, np. organizowana co roku impreza integracyjna. Nawet pojedynczy kontakt i uściśnięcie sobie dłoni może wynieść komunikację w zespole na wyższy, nieznany wcześniej, poziom.
Motywuj i doceniaj
Motorem efektywnej współpracy w ramach zespołu rozproszonego jest odpowiednia motywacja jego członków. Przede wszystkim pracownicy powinni czuć, że lider dba o ich interesy, dzieli się doświadczeniem i sygnalizuje, że wszyscy w równym stopniu mogą liczyć na jego pomoc. To doskonałe podwaliny pod stworzenie atmosfery pracy opartej na zaufaniu i szacunku. Już na wstępnie należy określić jasne i czytelne ścieżki kariery, dzięki którym można lepiej wyobrazić sobie przyszłość w firmie, a także dokładniej zwizualizować cele przybliżające do awansu. Zrozumiały kierunek rozwoju, dodatkowe kursy i szkolenia podnoszące kwalifikacje oraz umowy długoterminowe to wybrane czynniki motywujące do efektywnej pracy. Warto również zmniejszyć dystans, pamiętając jednak, aby zbyt koleżeńskie relacje nie doprowadziły do podważania autorytetu lidera. Oczywiście nie można zapominać o bardziej uchwytnych elementach wpływających na wysoką motywację, jak podwyżki, nagrody i premie dla najbardziej zaangażowanych pracowników.
Autor: Bartłomiej Borucki, Redaktor, Bankier.pl
© ℗
