Finansami firm zajmą się maszyny

Patrycja Łuszczyk
20-03-2018, 22:00

Biznes i technologie Automatyzacja zatacza coraz szersze kręgi. Oparte na sztucznej inteligencji rozwiązania zmniejszają koszty i oszczędzają czas. A to tylko niektóre zalety

Wizja robotów wykonujących ludzką pracę już nie przeraża. Sztuczna inteligencja (AI) i oparta na niej automatyzacja stały się nieodłącznym elementem rozwoju i pracy w wielu firmach. Szczególnie przydatna okazuje się w przypadku czynności powtarzalnych. Według analizy McKinseya „Gdzie maszyny mogą zastąpić ludzi” w Polsce potencjał do wprowadzenia automatyzacji w produkcji i usługach ma 49 proc. przedsiębiorstw. Coraz częściej jest ona stosowana również w finansach.

TAKIE CZASY
Zobacz więcej

TAKIE CZASY

Jest coraz więcej rozwiązań, które pozwalają na odciążenie pracowników przez maszyny. Nowoczesny księgowy powinien je znać i w miarę potrzeb stosować — uważają Danuta Lipowska i Justyna Piwowarczyk z firmy Capgemini. Fot. Bogdan Krężel

— Automatyzacja staje się coraz bardziej popularna, ale na naszym rynku działa wiele małych firm rodzinnych, które nie czują potrzeby usprawniania zachodzących w nich procesów. W przypadku dużych przedsiębiorstw decyzja jest prosta, natomiast mniejsze podmioty decydują się na transformację procesów biznesowych, kiedy np. znacznie zwiększy się liczba transakcji księgowych — tłumaczy Justyna Piwowarczyk, dyrektor Business Services Europe w Capgemini.

Finanse to — obok m.in. przemysłu, administracji, rolnictwa i sprzedaży — jedna z branż z największym potencjałem, jeśli chodzi o automatyzację. Według analizy McKinseya w różnego rodzaju działaniach w tym sektorze maszyny mogą zastąpić ludzi w 44 proc. firm. Korzyści? Nie tylko optymalizacja kosztów, ale przede wszystkim oszczędność czasu. Z raportu PwC dotyczącego kryteriów efektywności w finansach wynika, że dzięki automatyzacji można zaoszczędzić od 35 proc. do 46 proc. czasu poświęcanego na kluczowe procesy w tej dziedzinie. Coraz częściej wykorzystywane są również rozwiązania chmurowe. Możliwość dostępu do danych z każdego miejsca to tylko jedna z ich zalet.

— Tworzone obecnie systemy gromadzenia i przetwarzania faktur nie tylko oszczędzają czas samego procesu, ale również pozwalają na sprawniejsze przygotowywanie różnego rodzaju raportów finansowych. Dodatkowym atutem jest oszczędność biurowej powierzchni, w której nie trzeba przechowywać setek segregatorów — zauważa Jacek Bartnik, dyrektor zarządzający EBI 24, firmy, która prowadzi archiwum elektronicznych dokumentów i e-faktur.

Bez marnotrawstwa

Badanie PwC pokazało, że pracownicy najwięcej czasu marnują na fakturowanie, ogólną rachunkowość, raportowanie, tworzenie strategii i planowanie poprawy wydajności pracy. Jakkolwiek dwa ostatnie działania według raportu nie mają potencjału, jeśli chodzi o automatyzację, tak w pozostałych procesach można pod tym względem wiele zrobić. Trzeba jednakpamiętać, że cyfrowa transformacja zachodzących w firmie procesów jest dość czasochłonna.

— Czas wdrażania narzędzia może być bardzo różny, zależy od zakresu oraz liczby procesów, jakie ma ono wspierać. I tak np. aplikacja umożliwiająca zapisywanie wszystkich zgłoszeń e-mailowych, odpowiednie ich segregowanie oraz przekierowanie do właściwego działu jest wdrażana w ciągu 12-14 tygodni, natomiast na wdrożenie platformy obejmującej zasięgiem całość procesów księgi trzeba od sześciu do 12 miesięcy — wyjaśnia Danuta Lipowska, dyrektor ds. Transformacji Technologicznej w Capgemini.

Do etapu wdrożenia trzeba się jednak przygotować. Po pierwsze, wszyscy pracownicy muszą wiedzieć, w jakim celu zmiany są wprowadzane i jakie będą miały dla nich konsekwencje. Zrozumienie cyfrowej transformacji jest kluczem do powodzenia całej akcji — choć to nadal nie wszystko.

— Zanim przystąpimy do jakichkolwiek działań, musimy przeanalizować funkcjonowanie procesów, które chcemy zautomatyzować i wyeliminować z nich zbędne elementy. Następnie proces należy ustandaryzować i wyznaczyć reguły, według których będzie działać oprogramowanie automatyzujące — tłumaczy Justyna Piwowarczyk. Zdarza się również — szczególnie w przypadku mniejszych firm, które nie mają rozbudowanych działów IT — że

przedsiębiorstwo potrzebuje pomocy z zewnątrz. Spółki, które na co dzień zajmują się wdrażaniem automatyzacji, mogą pomóc zdecydowanie przyspieszyć ten proces, zarówno w fazie planowania projektu, jak i ujednolicania procesów biznesowych.

— Przy wyborze takiej firmy warto zwrócić uwagę nie tylko na jej doświadczenie w branży, ale również możliwość dostosowania projektu do indywidualnych potrzeb klienta, sposób jego planowania i realizacji. Warto również poznać menedżera projektu, który ma zapewnić klientowi ciągłość procesu i poczucie bezpieczeństwa, oraz konsultanta aplikacji, który przełoży oczekiwanie biznesowe na język IT — radzi Danuta Lipowska.

Jeśli przedsiębiorca odpowiednio przygotuje firmę na zmiany, nie będzie musiał obawiać się, że coś pójdzie nie tak i realizacja projektu zatrzyma się w martwym punkcie. Coraz więcej przedstawicieli biznesu zdaje sobie sprawę z tego, że automatyzacja niektórych procesów jest obecnie wręcz nieunikniona.

— W sytuacji, kiedy urzędnicy mogą każdego dnia zażądać od nas wygenerowania plików JPK, automatyzacja okazuje się zbawiennymrozwiązaniem, dzięki któremu nie spędzimy całego dnia na szukaniu kilku faktur — zaznacza Jacek Bartnik.

Księgowy na miarę czasów

Do automatyzacji przekonują się nie tylko przedsiębiorcy, ale także specjaliści z branży finansowej. Zwiększenie dostępności dokumentów, szybsze ich znajdowanie, kiedy są potrzebne, czy usprawnienie procesów decyzyjnych — to jedne z wielu korzyści, które tu widzą.

— Dzięki automatyzacji możemy usprawnić działanie praktycznie całej firmy. I tak np. wprowadzenie jej w zarządzaniu należnościami wpłynie pozytywnie na cykl ich obrotu i poziom kapitału obrotowego. Dzisiaj dobry księgowy to nie ten, który poprawnie księguje 300 faktur dziennie, ale ten, który sprawnie obsługuje nowe technologie i łączy te rozwiązania z procesami finansowymi — zaznacza Justyna Piwowarczyk.

W małych przedsiębiorstwach księgowi wciąż znaczną część pracy wykonują manualnie, ale z coraz większą uwagą przyglądają się nowym rozwiązaniom.

— Obserwujemy zwiększone zainteresowanie produktami z zakresu automatyzacji. Możliwość prostej kontroli zachodzących w firmie procesów i relacji finansowych z kontrahentami przekłada się bowiem nie tylko na oszczędności czasu, miejsca i pieniędzy, ale też pozwala na bieżąco kontrolować finansową płynność przedsiębiorstwa — podsumowuje Jacek Bartnik.

Z ubiegłorocznego raportu firmy Sage wynika, że chociaż 38 proc. ankietowanych księgowych uważa nowe technologie za zagrożenie dla obecnej formy ich pracy, to 96 proc. z 700 respondentów wyraża pewność, że ich profesja nie zniknie z rynku. Z badania przeprowadzonego na trzech kontynentach wynika, że blisko 70 proc. księgowych jest świadomych zmian zachodzących w ich zawodzie. Otwartą kwestią jest to, jak się do nich przygotują. © Ⓟ

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Patrycja Łuszczyk

Być może zainteresuje Cię też:

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Puls Firmy / Finansami firm zajmą się maszyny