BENEFIT SYSTEMS S.A.: Ogłoszenie o zwołaniu Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia Benefit Systems S.A. na 29 czerwca 2021 r. na godzinę 11:00 oraz projekty uchwał

opublikowano: 2021-06-02 17:28

Spis treści:

1. RAPORT BIEŻĄCY

2. MESSAGE (ENGLISH VERSION)

3. INFORMACJE O PODMIOCIE

4. PODPISY OSÓB REPREZENTUJĄCYCH SPÓŁKĘ


Spis załączników:
Projekty_uchwal_na_Zwyczajne_Walne_Zgromadzenie_29_czerwca_2021.pdf  (RAPORT BIEŻĄCY)
Draft_Resolutions_of_the_Ordinary_General_Meeting_of_Shareholders_of_Benefit_Systems_on_29_June_2021.pdf  (RAPORT BIEŻĄCY)

KOMISJA NADZORU FINANSOWEGO
Raport bieżący nr 21 / 2021
Data sporządzenia: 2021-06-02
Skrócona nazwa emitenta
BENEFIT SYSTEMS S.A.
Temat
Ogłoszenie o zwołaniu Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia Benefit Systems S.A. na 29 czerwca 2021 r. na godzinę 11:00 oraz projekty uchwał
Podstawa prawna
Art. 56 ust. 1 pkt 2 Ustawy o ofercie - informacje bieżące i okresowe
Treść raportu:
Ogłoszenie o zwołaniu Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia Benefit Systems S.A.

I. Termin i porządek obrad Walnego Zgromadzenia

Zarząd Benefit Systems S.A. z siedzibą w Warszawie („Spółka”) na podstawie art. 395 oraz 402¹ § 1 Kodeksu spółek handlowych („KSH”), zwołuje Zwyczajne Walne Zgromadzenie Spółki na 29 czerwca 2021 roku, na godz. 11:00 („Walne Zgromadzenie”). Walne Zgromadzenie odbędzie się w siedzibie Spółki w Warszawie w biurowcu przy Placu Europejskim 2, piętro XI, z następującym porządkiem obrad:
1. Otwarcie Walnego Zgromadzenia.
2. Wybór Przewodniczącego Walnego Zgromadzenia.
3. Stwierdzenie prawidłowości zwołania Walnego Zgromadzenia i jego zdolności do podejmowania uchwał.
4. Wybór Komisji Skrutacyjnej.
5. Przyjęcie porządku obrad.
6. Przedstawienie przez Radę Nadzorczą:
a) zwięzłej oceny sytuacji Spółki, z uwzględnieniem oceny systemu kontroli wewnętrznej i systemu zarządzania ryzykiem istotnym dla Spółki,
b) sprawozdania z działalności Rady Nadzorczej za rok 2020 oraz oceny pracy Rady Nadzorczej w roku 2020.
7. Rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania Rady Nadzorczej z przeprowadzonej oceny sprawozdania finansowego Spółki i sprawozdania Zarządu z działalności Spółki za 2020 rok.
8. Rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego Spółki za 2020 rok.
9. Rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania Zarządu z działalności Spółki w 2020 roku.
10. Rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania Rady Nadzorczej z przeprowadzonej oceny sprawozdania finansowego i sprawozdania Zarządu z działalności Grupy Kapitałowej Benefit Systems za 2020 rok.
11. Rozpatrzenie i zatwierdzenie skonsolidowanego sprawozdania finansowego Grupy Kapitałowej Benefit Systems za 2020 rok.
12. Rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania Zarządu z działalności Grupy Kapitałowej Benefit Systems w roku 2020.
13. Podjęcie uchwały w sprawie pokrycia straty za 2020 rok.
14. Podjęcie uchwał w sprawie udzielenia absolutorium członkom Zarządu Spółki.
15. Podjęcie uchwał w sprawie udzielenia absolutorium członkom Rady Nadzorczej Spółki.
16. Podjęcie uchwały w sprawie wyrażenia opinii o sprawozdaniu o wynagrodzeniach za lata 2019 i 2020.
17. Podjęcie uchwały w sprawie zmian statutu Spółki.
18. Podjęcie uchwały w sprawie zmiany przeznaczenia 63.242 akcji własnych nabytych przez Spółkę na podstawie uchwały nr 23/25.06.2019 zwyczajnego walnego zgromadzenia z dnia 25 czerwca 2019 roku, zmiany uchwały nr 23/25.06.2019 zwyczajnego walnego zgromadzenia z dnia 25 czerwca 2019 roku oraz przyjęcia jej tekstu jednolitego.
19. Zamknięcie obrad.

II. Opis procedur dotyczących uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu

Akcjonariusz lub akcjonariusze Spółki reprezentujący co najmniej 1/20 jej kapitału zakładowego mogą żądać umieszczenia określonych spraw w porządku obrad Walnego Zgromadzenia. Żądanie to powinno zawierać uzasadnienie lub projekt uchwały dotyczącej proponowanego punktu porządku obrad i powinno być zgłoszone Zarządowi Spółki na piśmie bądź w postaci elektronicznej na adres email [email protected] najpóźniej w dniu 8 czerwca 2021 roku. Akcjonariusze składający Zarządowi Spółki omawiane żądanie powinni odpowiednio udokumentować swe uprawnienie do wykonywania tego prawa, a w szczególności fakt reprezentowania odpowiedniej wielkości kapitału zakładowego Spółki. Zarząd Spółki jest obowiązany niezwłocznie, jednak nie później niż osiemnaście dni przed wyznaczonym terminem Walnego Zgromadzenia, ogłosić zmiany w porządku obrad, wprowadzone na żądanie akcjonariuszy. Ogłoszenie następuje w sposób właściwy dla zwołania Walnego Zgromadzenia.

Akcjonariusz lub akcjonariusze Spółki reprezentujący co najmniej 1/20 jej kapitału zakładowego mogą przed terminem Walnego Zgromadzenia zgłaszać Spółce na piśmie lub drogą elektroniczną na adres email [email protected] projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad. Akcjonariusze dokonujący omawianego zgłoszenia powinni odpowiednio udokumentować swe uprawnienie do wykonywania tego prawa, a w szczególności fakt reprezentowania odpowiedniej wielkości kapitału zakładowego Spółki.

Każdy akcjonariusz może podczas obrad Walnego Zgromadzenia zgłaszać projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad.

Akcjonariusze mogą uczestniczyć w Walnym Zgromadzeniu osobiście lub przez pełnomocników.

Pełnomocnictwo do uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu i wykonywania prawa głosu powinno zostać udzielone na piśmie lub w postaci elektronicznej. Pełnomocnictwo udzielone w postaci elektronicznej powinno zostać przesłane na adres email [email protected] najpóźniej do godz. 8:00 w dniu odbycia Walnego Zgromadzenia.

Pełnomocnictwo udzielone w postaci elektronicznej nie wymaga opatrzenia bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Od dnia publikacji niniejszego ogłoszenia na stronie internetowej Spółki pod adresem www.benefitsystems.pl w zakładce Dla Inwestora/Ład Korporacyjny/Walne Zgromadzenie udostępnione zostały do pobrania formularze zawierające wzór pełnomocnictwa w postaci elektronicznej oraz formularze do głosowania przez pełnomocnika.
Pełnomocnictwo udzielone przez akcjonariusza będącego osobą fizyczną powinno zawierać dane umożliwiające identyfikację akcjonariusza, w tym: imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer PESEL (jeżeli posiada), dane dokumentu tożsamości akcjonariusza: numer dokumentu, datę jego wydania, organ, który wydał dokument. Pełnomocnictwo udzielone przez akcjonariusza niebędącego osobą fizyczną winno zawierać dane wymienione w zdaniu powyższym, dotyczące osób udzielających w imieniu takiego akcjonariusza tegoż pełnomocnictwa.

Do zawiadomienia o udzieleniu przez akcjonariusza pełnomocnictwa w postaci elektronicznej należy załączyć skan dokumentu lub dokumentów tożsamości akcjonariusza lub osób go reprezentujących - w przypadku akcjonariusza niebędącego osobą fizyczną.

Spółka zastrzega sobie prawo do podjęcia odpowiednich działań służących identyfikacji akcjonariusza i pełnomocnika, w celu weryfikacji ważności pełnomocnictwa udzielonego w postaci elektronicznej, przy czym działania te powinny być proporcjonalne do celu.

Wszyscy przedstawiciele osób prawnych powinni dysponować oryginałem lub poświadczoną przez notariusza kopią odpisu z właściwego rejestru (chyba że skan takiego odpisu został przesłany Spółce wraz z pełnomocnictwem udzielonym w postaci elektronicznej). Akcjonariusze i ich przedstawiciele powinni posiadać przy sobie dokument tożsamości.

Statut Spółki oraz Regulamin Walnego Zgromadzenia Spółki nie przewidują możliwości uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu, wypowiadania się i głosowania za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej oraz głosowania korespondencyjnego.

Rejestracja akcjonariuszy odbywać się będzie na pół godziny przed rozpoczęciem Walnego Zgromadzenia.

III. Dzień rejestracji uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu przypada na dzień 13 czerwca 2021 roku.

Prawo uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu mają tylko osoby będące akcjonariuszami w dniu rejestracji uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu, tj. na 16 dni przed datą Walnego Zgromadzenia.

W celu uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu należy dokonać odpowiedniej rejestracji za pośrednictwem podmiotu prowadzącego rachunek papierów wartościowych. Mianowicie, na żądanie uprawnionego ze zdematerializowanych akcji na okaziciela Spółki zgłoszone nie wcześniej niż po ogłoszeniu o zwołaniu Walnego Zgromadzenia i nie później niż w pierwszym dniu powszednim po dniu rejestracji uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu (tj. w dniu 14 czerwca 2021 roku), podmiot prowadzący rachunek papierów wartościowych wystawia imienne zaświadczenie o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu. Na żądanie uprawnionego w treści zaświadczenia powinna zostać wskazana część lub wszystkie akcje Spółki zarejestrowane na jego rachunku papierów wartościowych.

Osoba uprawniona do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu może uzyskać pełny tekst dokumentacji, która ma być przedstawiona Walnemu Zgromadzeniu oraz projekty uchwał w biurze Zarządu Spółki w Warszawie przy Placu Europejskim 2, gdzie również będzie udostępniona lista akcjonariuszy uprawnionych do wzięcia udziału w Walnym Zgromadzeniu (przez trzy dni powszednie przed odbyciem Walnego Zgromadzenia). Akcjonariusz może żądać przesłania mu listy akcjonariuszy uprawnionych do wzięcia udziału w Walnym Zgromadzeniu nieodpłatnie pocztą elektroniczną, podając adres, na który lista powinna być wysłana.
Wszystkie informacje dotyczące Walnego Zgromadzenia będą dostępne na stronie internetowej Spółki pod adresem https://www.benefitsystems.pl/dla-inwestora/lad-korporacyjny/walne-zgromadzenie/

IV. Projekty uchwał

W załączeniu Zarząd Spółki prezentuje projekty uchwał na Walne Zgromadzenie wraz z uzasadnieniem oraz opinią Zarządu Spółki.
Załączniki
Plik Opis
Projekty uchwał na Zwyczajne Walne Zgromadzenie 29 czerwca 2021.pdfProjekty uchwał na Zwyczajne Walne Zgromadzenie 29 czerwca 2021.pdf
Draft Resolutions of the Ordinary General Meeting of Shareholders of Benefit Systems on 29 June 2021.pdfDraft Resolutions of the Ordinary General Meeting of Shareholders of Benefit Systems on 29 June 2021.pdf

MESSAGE (ENGLISH VERSION)






Announcement on convening the Ordinary General Meeting of Shareholders
of Benefit Systems S.A. on 29 June 2021, at 11:00 a.m and draft
resolutions.


I. Date and agenda of the General Meeting


In accordance with Art. 395 of the Commercial Companies Code, Art. 402¹
§ 1 of the Commercial Companies Code the Management Board of Benefit
Systems S.A. with its registered office in Warszawa (hereinafter
referred to as the “Company”) convenes the Ordinary General Meeting of
the Company Benefit Systems S.A. to take place on 29 June 2021, at 11:00
a.m. (hereinafter referred to as the “General Meeting”). The General
Meeting will take place in the registered office of the Company in
Warszawa, Plac Europejski 2, floor XI, and will have the following
agenda:


1. Opening the General Meeting.


2. Electing the Chairperson of the General Meeting.


3. Confirming that the General Meeting was duly convened and is capable
of adopting valid resolutions.


4. Electing the Counting Committee.


5. Approving the agenda of the General Meeting.


6. Presentation of the Supervisory Board:


a. a concise assessment of the Company’s financial position, including
the internal control system and the management system of significant
risks,


b. the Report of the Supervisory Board for 2020 and the assessment of
the activities of the Supervisory Board during 2020.


7. Reviewing and approving the Report of the Supervisory Board on the
performed assessment of the financial statements and of the Directors’
Report on the Activities of the Management Board for 2020.


8. Reviewing and approving the financial statements of the Company
Benefit Systems S.A. for 2020.


9. Reviewing and approving the Directors’ Report on the Activities of
the Management Board for 2020.


10. Reviewing and approving the Report of the Supervisory Board on the
performed assessment of the consolidated financial statements and of the
Directors’ Report of the Management Board on the Activities of the
Capital Group Benefit Systems for 2020.


11. Reviewing and approving the consolidated financial statements of the
Capital Group Benefit Systems for 2020.


12. Reviewing and approving the Directors’ Report of the Management
Board on the Activities of the Capital Group Benefit Systems for 2020.


13. Adopting the resolution on the appropriation of net loss for 2020.


14. Adopting the resolution on granting a vote of acceptance to the
Members of the Company’s Management Board.


15. Adopting the resolution on granting a vote of acceptance to the
Members of the Company’s Supervisory Board.


16. Adopting the resolution on expressing an opinion on the 2019 and
2020 Remuneration Report.


17. Adopting the resolution on amendment to the Articles of Association
of the Company


18. Adopting the resolution on change of the purpose of allocation of
63.242 treasury shares purchased by the Company pursuant to Resolution
No. 23/25.06.2019 of the Ordinary General Meeting of June 25, 2019, to
amend Resolution No. 23/25.06.2019 of the Ordinary General Meeting of
June 25, 2019 and to adopt its consolidated text.


19. Closing the General Meeting.


II. Procedures concerning the participation in the General Meeting


A shareholder or shareholders representing at least 1/20 of the share
capital may request that certain matters be placed on the agenda of the
General Meeting. The request should contain a justification or a draft
resolution concerning the proposed matter of the agenda and should be
delivered to the Company in writing or in electronic form at the e-mail
address [email protected], however not later than June 8th, 2021,
while the shareholders should document their authorization to exercise
this right by providing relevant documents in writing.


A shareholder or shareholders representing at least 1/20 of the share
capital may submit to the Company draft resolutions concerning matters
placed on the agenda of the General Meeting or those that are to be
placed prior to the date of the General Meeting, in writing or by
electronic mail at the e-mail address [email protected]. The
shareholders should document their authorization to exercise this right
by providing relevant documents in writing.


During the General Meeting, each of the shareholders may submit draft
resolutions concerning the matters placed on the agenda.


The shareholders are authorized to participate in the General Meeting in
person or through a proxy.


The power of attorney to participate in the General Meeting of the
Company and to exercise the right of vote should be granted in writing
or in electronic form and delivered at the e-mail address
[email protected] (at the latest by 8.00 on the day of the General
Meeting). The power of attorney granted in electronic form does not
require a secure electronic signature verified using a valid qualified
certificate. From the publication date of the announcement on the
Internet website of the Company under the address www.benefitsystems.pl,
folder For Investors/Corporate Governance/General Meeting, forms with
the master power of attorney and forms for voting through a proxy will
be made available for downloading in electronic form. The power of
attorney in electronic form, granted by a shareholder being a physical
person, should contain the data which allow to identify the shareholder,
including: name and surname, address of the place of residence, PESEL
number, data of the identity card of the shareholder: document number,
date of issuance, and issuing body.


The power of attorney in electronic form, granted by a shareholder not
being a physical person, should contain the data listed in the first
sentence with regard to the persons granting the power of attorney in
the name of the shareholder.


The notice about the shareholder’s granting a power of attorney in
electronic form should be accompanied by a scanned identity document or
documents of the shareholder or its representatives, if the shareholder
is not a physical person.


The Company also undertakes other appropriate actions to identify the
shareholder and proxy to verify the validity of the power of attorney
granted in electronic form, whereby the actions should be proportionate.


The representatives of the legal persons should hold an original or a
copy of the extract from the relevant register certified by a public
notary, if their right of representation does not result from any
register, they should hold a power of attorney in writing and an
original power of attorney valid as of the date it is granted or a copy
of the extract from the relevant register certified by a public notary.
The shareholders and proxies should hold their identity cards.


The Rules and Regulations of the General Meeting of the Company does not
provide for a possibility to attend the General Meeting, speak and vote
with the use of the means of electronic communication or to vote by post.


The shareholders will be registered half an hour before the start of the
General Meeting.


III. The registration date to participate in the General Meeting falls
on June 13th, 2021. The General Meeting may be attended only by those
persons who are shareholders as of the registration date, i.e. 16 days
before the date of the General Meeting.


In order to participate in the General Meeting, an appropriate
registration must be made through the entity maintaining the securities
account. Namely, at the request of the holder entitled to be
dematerialized bearer shares of the Company, submitted not earlier than
after the announcement of convening the General Meeting and no later
than the first weekday after the date of registration of participation
in the General Meeting (i.e. on June 14th, 2021), the entity maintaining
the account securities issues a certificate of the right to participate
in the General Meeting. At the request of the person authorized in the
content of the certificate, a part or all of the Company's shares
registered on his securities account should be indicated.


The person authorized to participate in the General Meeting may access
the full text of the documents that are to be submitted to the General
Meeting, including draft resolutions, in the office of the Management
Board of the Company in Warszawa, Plac Europejski 2, where the list of
the shareholders authorized to participate in the General Meeting will
be made available as well (for three weekdays before the General
Meeting). The shareholder may request that a list of shareholders
entitled to participate in the General Meeting be sent to him free of
charge via e-mail, giving the address to which the list should be sent.


Any information on the General Meeting will be published on the Internet
website of the Company under the following address:
https://www.benefitsystems.pl/en/for-investors/corporate-governance/general-meetings-of-shareholders/


IV. Draft resolutions


The Management Board presents draft resolutions with their justification
for the General Meeting and Management Board opinion as annexed to this
Report.

INFORMACJE O PODMIOCIE    >>>

PODPISY OSÓB REPREZENTUJĄCYCH SPÓŁKĘ
Data Imię i Nazwisko Stanowisko/Funkcja Podpis
2021-06-02 Bartosz Józefiak Członek Zarządu Bartosz Józefiak
2021-06-02 Adam Radzki Członek Zarządu Adam Radzki