Przedsiębiorcy mogą na wiele sposobów dokumentować firmowe rozliczenia. Za niecałe dziesięć miesięcy podatnicy VAT będą wystawiali i odbierali wyłącznie e-faktury ustrukturyzowane.
– Krajowy System e-Faktur (KSeF) to już istniejąca platforma teleinformatyczna. Umożliwia wystawianie, otrzymywanie i przechowywanie wspomnianych faktur. KSeF oznacza dokumenty numerem identyfikującym i weryfikuje ich poprawność z konkretnym wzorem. Choć system działa już od ponad roku, to korzystanie z niego jest jeszcze dobrowolne – przypomina Eryk Skłodowski, doradca biznesowy i finansowy w Kancelarii Skłodowscy.
Zwraca uwagę, że wielu przedsiębiorców nie jest gotowych na tego typu nowości i narzeka na brak czasu na przygotowanie się do korzystania z sytemu. Jeszcze na etapie prac legislacyjnych w parlamencie – jak podkreśla Eryk Skłodowski – senatorowie sygnalizowali, że nie we wszystkich częściach kraju przedstawiciele biznesu mają dostęp do dobrze działających sieci. Zaznaczali też, że firmy będą borykały się z zakłóceniami i awariami systemu.
Wyeliminować błędy
Eryk Skłodowski radzi, aby przedsiębiorcy wzięli sprawy w swoje ręce - i sami przygotowali się do wdrożenia KSeF w spółkach.
– Warto patrzeć na ten system jako na coś, co ma ułatwić, a nie utrudnić nam życie. W końcu celem KSeF jest wyeliminowanie błędów w rozliczeniach, oszczędność czasu i walka z oszustwami finansowymi. Ponadto narzędzie ułatwi wymianę faktur między podmiotami gospodarczymi. Inne korzyści? Automatyzacja i uporządkowanie dokumentacji – wylicza Eryk Skłodowski.
Ocenia, że przedsiębiorcy, którzy korzystają z usług biur rachunkowych, mogą liczyć na uproszczoną procedurę rozliczeniową.
– Będą mieli możliwość wskazania podmiotu uprawnionego do wystawiania faktur, w tym np. wspomnianego biura. W takim przypadku pracownicy biura wystawią faktury podatnika w jego imieniu – podkreśla Eryk Skłodowski.
Zwraca ponadto uwagę na obawy księgowych dotyczące systemu. Jak wskazuje, od lat zmagają się oni z niejasnymi przepisami i problemami związanymi z obsługą systemów księgowych.
– Kolejna rewolucja w tej dziedzinie ich przeraża – zaznacza ekspert w Kancelarii Skłodowscy.
Z raportu Unifiedpost Group "KSeF. Fakty, obawy, wątpliwości" wynika, że ponad 55 proc. księgowych ma nadzieję, że nowy system przyspieszy i zautomatyzuje obsługę faktur. Jednocześnie aż 40 proc. badanych obawia się, że KSeF nie będzie działał prawidłowo. Natomiast 26 proc. specjalistów z branży wskazuje na trudności w dostosowaniu obecnie wykorzystywanych programów księgowych do współpracy z państwowym systemem faktur elektronicznych.
Katarzyna Wróblewska, partner w EY Polska, zauważa, że od września 2023 r. jest już dostępna nowa struktura logiczna faktury ustrukturyzowanej, która zastąpiła tę obowiązującą od stycznia 2022 r. Przypomina, że wówczas wprowadzono KSeF w wersji fakultatywnej.
– Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów (MF), nowa wersja struktury e-faktur została opracowana na bazie opinii przesłanych podczas konsultacji podatkowych i postulatów zgłoszonych w trakcie spotkań przedstawicieli resortu z organizacjami przedsiębiorców, księgowych, biegłych rewidentów i sektora IT. Ma ona ułatwić podatnikom przygotowanie się do obowiązkowego e-fakturowania od 1 lipca przyszłego roku – zaznacza Katarzyna Wróblewska.
Eksperci nie mają złudzeń, że wdrożenie KSeF to dla firm nowe wyzwania związane z ochroną danych.
– Obecnie cyberataki to jedno z głównych zagrożeń dla przedsiębiorstw. Państwowy instytut badawczy NASK, odpowiedzialny za zapewnienie bezpieczeństwa w internecie, odnotował aż 85,5 tys. zgłoszeń dotyczących wspomnianych zagrożeń w ciągu czterech pierwszych miesięcy tego roku. To skłania ekspertów do refleksji nad bezpieczeństwem KSeF – mówi Bogdan Zatorski, kierownik ds. analiz biznesowych i wymagań prawnych w Symfonii.
Indywidualny numer
Jednak przedstawiciele MF zapewniają, że przedsiębiorcy nie powinni martwić się o bezpieczeństwo systemu.
– Wynika to przede wszystkim z konstrukcji KSeF, która wyklucza anonimowy dostęp do systemu. Ponadto podmioty publiczne odpowiedzialne za przechowywanie danych są zobligowane do wdrożenia rozwiązań, które zminimalizują ryzyko nieautoryzowanego dostępu do e-faktur. Co ważne, każdy dokument ustrukturyzowany posiada indywidualny numer identyfikacyjny, co ma uniemożliwić próby ich fałszowania lub modyfikowania – przekonuje Bogdan Zatorski.
Zwraca uwagę, że właściwe wdrożenie KSeF będzie wymagało od przedsiębiorców odpowiedniego przeszkolenia pracowników w tej dziedzinie. Słabe przygotowanie podwładnych do obsługi systemu może przyczynić się – jego zdaniem – do powstania wielu nieprawidłowości w firmowych rozliczeniach.
– Awarie KSeF mogą stanowić poważne zagrożenie dla przedsiębiorstw, szczególnie jeśli wystąpią w trakcie przesyłania faktur. Firmy mogą mieć trudności z przekazywaniem dokumentów do kontrahentów. To może skutkować opóźnieniami w płatnościach i wpłynąć negatywnie na relacje biznesowe – podkreśla Bogdan Zatorski.