Tylko 14 proc. prowadzonych w Polsce postępowań o naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa kończy się dla powoda sukcesem. W Europie ten wskaźnik wynosi średnio 27 proc. – wynika z najnowszego raportu Urzędu Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej „Trade Secrets Litigation Trends in the EU”.
Autorzy raportu podkreślają, że w takich sprawach dochodzenie praw przed sądem trwa długo i jest obarczone dużym prawdopodobieństwem niepowodzenia. Rzecz m.in. w tym, czy przedsiębiorstwo dostatecznie zadbało o swoje tajemnice. Jak zauważają prawnicy z kancelarii DLA Piper, w niektórych polskich firmach ta dbałość bardzo kuleje. Brak odpowiednich działań zapobiegawczych naraża je w rezultacie na straty, pogorszenie pozycji na rynku i kosztowne procesy. Eksperci przyznają, że nie ma na to uniwersalnej dla wszystkich recepty, ale są sposoby, aby to ryzyko maksymalnie ograniczać.
Technologie, klienci, strategie
Tajemnica przedsiębiorstwa to każda niejawna, chroniona przez firmę informacja, która jest źródłem przewagi konkurencyjnej. Mogą to być dane produkcyjne, technologiczne, organizacyjne, wykazy klientów, plany ekspansji, strategie marketingowe. Według raportu - obejmującego dane z ostatnich pięciu lat – najczęściej przedmiotem naruszeń w Europie i w Polsce są tajemnice handlowe. Były one przedmiotem 62 proc. sądowych postępowań. To głównie informacje o dystrybucji towarów, takie jak kanały, strategie reklamowe, dane marketingowe, listy klientów i informacje finansowe, w tym modele cenowe czy dane księgowe. Druga liczna grupa spraw dotyczyła ujawnienia tajemnicy technologicznej (33 proc. sporów), czyli procesów wytwórczych.
Na takie problemy narażają firmy głównie ich byli pracownicy. Przeciwko nim toczyło się 41 proc. wszystkich postępowań. Sprawy o szpiegostwo przemysłowe, czyli zaplanowany proces nielegalnego pozyskiwania informacji o konkurentach, to zaledwie 4 proc. wszystkich spraw.
Dr Krystian Maciaszek, radca prawny z DLA Piper, wyjaśnia, że chronić należy to, co jest dla danego przedsiębiorstwa najcenniejsze.
– Dla jednej firmy będą to technologie, dla innej procesy biznesowe czy informacje branżowe. Coraz częściej ważne stają się też np. dane osobowe. Przedsiębiorcy często mają skłonność do koncentrowania się na ochronie informacji technologicznych, niekiedy nie doszacowując znaczenia danych handlowych i organizacyjnych – tłumaczy dr Krystian Maciaszek.
Jak mówi Ewa Kurowska-Tober, partner w DLA Piper, wiele podmiotów nie zawsze zdaje sobie sprawę, że o ich wartości i pozycji rynkowej decyduje unikalna wiedza.
– Przewaga konkurencyjna firm krajowych kiedyś wynikała głównie z niskich kosztów pracy. Obecnie w coraz większym stopniu jest ona pochodną zgromadzonych przez firmę zasobów własności intelektualnej, które muszą być chronione – wyjaśnia Ewa Kurowska-Tober.
Jednak nie całą unikalną wiedzę można opatentować. Ponadto uzyskanie patentu jest czasochłonne i kosztowne. Niemniej brak ochrony patentowej wcale nie musi obniżać wartości określonych danych.
Ich ochronę należy zacząć od ustalenia informacji wrażliwych z biznesowego punktu widzenia oraz określenia, którzy pracownicy powinni mieć do nich dostęp i jak zarządzać ich obiegiem. To wymaga wdrożenia odpowiednich procedur, stopni poufności i zabezpieczeń IT, z jednoczesną dbałością, aby obawy o bezpieczeństwo nie hamowały rozwoju biznesu.
Czujność i zaufanie
Karol Kuterek, młodszy współpracownik w DLA Piper, wskazuje, że najczęściej w tej ochronie zawodzą ludzie. Dlatego po opracowaniu formalnych procedur należy zadbać o ich przestrzeganie, przeprowadzić cykliczne szkolenia i monitorować dochowanie poufności.
– Duża część spraw w sądach to spory z pracownikami, w tym byłymi. Można powiedzieć, że najczęściej powodem problemów jest utrata czujności. Z drugiej strony relacje z podwładnymi muszą być oparte na zaufaniu, a nie na kontroli. Osoby, które są traktowane po partnersku i właściwie wynagradzane za opracowane przez nich usprawnienia technologiczne czy organizacyjne, będą mniej skłonne do przekazania wiedzy o nich konkurencji – radzi Karol Kuterek.
Dr Krystian Maciaszek przypomina, że zarówno ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jak i Kodeks pracy zobowiązują pracowników do zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
– Należy konsekwentnie egzekwować ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa, aby pracownicy byli świadomi, że system działa. Warto też zabezpieczyć się na okres po ustaniu stosunku pracy, zawierając umowy o zachowaniu poufności, a w uzasadnionych przypadkach - umowy o zakazie konkurencji przez określony czas po zatrudnieniu – podpowiada radca.
Jak podkreśla, firmy muszą precyzyjnie określić, co wolno pracownikom, a czego nie. Inaczej ktoś może ujawnić pewne informacje w sposób niezamierzony - albo dlatego, że nikt tego nie zabronił. Dotyczy to także współpracowników.
Zakaz z rekompensatą
Według wyjaśnień Beaty Gądek, radcy prawnego z TC Kancelarii Prawnej, Kodeks cywilny nie reguluje zakazu konkurencji we współpracy ze zleceniobiorcą. Zwraca ona jednak uwagę, że przesłanki zastosowania takiej klauzuli, zgodnie z kodeksową zasadą swobody umów, wskazał już dawno Sąd Najwyższy - w wyroku z 11 września 2003 r. (sygn. III CKN 579/01).
– Przygotowując umowę zlecenia zawierającą zakaz konkurencji, trzeba go sformułować w sposób jasny i precyzyjny. Zleceniobiorca musi otrzymać dokładne wytyczne definiujące jego pole działań, ale przy tym nie zabraniające mu podejmowania jakichkolwiek innych działalności. Ważne jest także określenie rekompensaty w razie złamania ustaleń. Może mieć ona postać finansową. Z kolei ewentualny zapis o karach umownych za naruszenie zakazu może być krokiem prewencyjnym dla jednej ze stron – mówi Beata Gądek.
Zwraca uwagę, że zakaz konkurencji wymaga też określenia odszkodowania na rzecz zleceniobiorcy z tytułu związania go taką klauzulą. Bez tego może być ona uznana za nieważną. Wysokość ekwiwalentu powinna zależeć od wartości informacji pozyskanych podczas współpracy oraz konkurencyjności zarobków lub zysków, jakie mógłby osiągnąć współpracownik, gdyby zakazu nie było.
– Gdy takim zakazem jest objęty pracownik w okresie po ustaniu stosunku pracy, odszkodowanie nie może być niższe niż 25 proc. jego wynagrodzenia sprzed zakończenia umowy o pracę – przypomina przedstawicielka TC.
Informuje, że w umowie zlecenia wraz z zakazem konkurencji można sformułować również klauzulę o zachowaniu poufności. Posłuży ona do ochrony wrażliwych danych na temat przedsiębiorstwa.
Według art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się: „informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności”.