Jak nie przepłacić składki wypadkowej

opublikowano: 07-08-2022, 20:00
Play icon
Posłuchaj
Speaker icon
Close icon
Zostań subskrybentem
i słuchaj tego oraz wielu innych artykułów w pb.pl

Odpowiednio sporządzona dokumentacja powypadkowa zwiększa bezpieczeństwo pracy i obniża koszty ponoszone przez firmy.

Przeczytaj artykuł i dowiedz się:

  • W jaki sposób jest wyliczana składka wypadkowa
  • Jak obniżyć koszty pracy w firmie
  • Co zmieni nowelizacja przepisów dotyczących ubezpieczeń społecznych

Z raportu Ayming i Business Centre Club (BCC) „Na wszelki wypadek… oszczędności. Zarządzanie wypadkowością a finanse firmy” wynika, że przedsiębiorcy mają problem z przygotowaniem i analizą danych o nieszczęśliwych zdarzeniach. Tymczasem fachowe podejście do tych zadań zwiększa bezpieczeństwo pracy i przynosi firmom oszczędności. Jeśli przedsiębiorcy o to nie dbają, mogą słono zapłacić, a największy udział w tego typu wydatkach stanowi składka wypadkowa. Pracodawcy mają czas tylko do końca przyszłego roku, aby przeanalizować poprawność dokumentacji i odzyskać ewentualne nadpłaty dotyczące wspomnianej składki, nawet za kilkanaście lat wstecz. Oszczędności są w zasięgu MŚP, jednak czasu na rozliczenie jest coraz mniej.

Straty finansowe

Eksperci Ayming i BCC podkreślają, że niepełna dokumentacja powypadkowa może być powodem wysokich strat finansowych przedsiębiorstwa.

– Błędnie wpisana informacja we wspomnianej dokumentacji może doprowadzić do tego, że ZUS odmówi wypłaty świadczenia. Chodzi np. o sytuację, gdy protokół powypadkowy nie wskazuje jednoznacznie przyczyny zdarzenia. To stanowi podstawę do jego zakwestionowania. Ponadto na wysokość składki wypadkowej wpływają informacje o liczbie i charakterze wypadków przy pracy. Stanowi ona istotną część ponoszonych przez firmę kosztów operacyjnych – mówi Piotr Radko, dyrektor od kosztów pracy w Ayming Polska i ekspert BCC.

Zwraca uwagę, że nieprawidłowo zakwalifikowane zdarzenie może spowodować zawyżenie stopy procentowej składki wypadkowej i wyższe obciążenia finansowe przedsiębiorstwa w przyszłości. Wyjaśnia, że składka wypadkowa jest ustalana indywidualnie dla każdego przedsiębiorcy. Na jej wysokość wpływa m.in. poziom wypadkowości i zagrożenia w firmie, które pogarszają warunki pracy.

Szerszy zakres danych

Jak zbierać informacje o wspomnianych zdarzeniach? Przedsiębiorcy powinni prowadzić rejestr wypadków przy pracy na podstawie sporządzonych protokołów powypadkowych. Ujmuje on ściśle określony zakres danych, które firma ma obowiązek ujawnić. Jeśli pracodawca bazuje tylko na tym dokumencie, może mieć za mało informacji, aby na jego podstawie wyciągać odpowiednie wnioski.

– Warto rozszerzać zakres pozyskiwanych danych na temat wypadkowości, aby poprawnie identyfikować występujące w firmie zagrożenia. Im więcej jest informacji dotyczących np. wykrytych usterek technicznych w przedsiębiorstwie lub zgłoszeń pochodzących od pracowników, tym większa szansa na wyciąganie właściwych konkluzji. To ułatwia zaplanowanie odpowiednich działań i minimalizuje prawdopodobieństwo wystąpienia wypadków w przyszłości – zaznacza Michał Wawrzynowski, ekspert ds. BHP w Ayming Polska.

Natomiast protokół powypadkowy powinien zawierać opis okoliczności i przyczyn nieszczęśliwego zdarzenia przy pracy. Na jego sporządzenie przedsiębiorca ma 14 dni od uzyskania zawiadomienia o zdarzeniu. W szczególnych przypadkach ten okres może być wydłużony.

Korekty za pięć lat

Dobrą informacją dla przedsiębiorców jest to, że mają możliwość weryfikacji danych zawartych w formularzu ZUS IWA. Na jego podstawie wylicza się stopę procentową składki wypadkowej. Wykryty w formularzu i skorygowany błąd często przekłada się na obniżenie jej kwoty. Jest ona wyliczana na podstawie danych za trzy ostatnie lata składkowe.

– W jednej z firm przetwórczych zatrudniającej 500 osób dokładna analiza dokumentacji powypadkowej przyczyniła się do spadku stopy procentowej składki wypadkowej z 2,25 na 1,73 proc. Dla przedsiębiorcy oznaczało to oszczędności w wysokości 730 tys. zł za trzy okresy składkowe – podkreśla Piotr Radko.

Aby odzyskać nadpłatę nawet za kilkanaście lat wstecz, należy się śpieszyć. W związku z nowelizacją przepisów dotyczących ubezpieczeń społecznych, od 2024 r. korekty dokumentów rozliczeniowych będą ograniczone jedynie do ostatnich pięciu lat. Analogiczny okres będzie dotyczył również ewentualnych kontroli ze strony ZUS.

Michał Wawrzynowski zwraca uwagę, że w wielu firmach dane o wypadkowości nie są przechowywane w bezpieczny sposób.

– Natomiast prowadzenie rejestrów wypadków wyłącznie w formie papierowej naraża pracodawcę na ich utratę. Optymalnym rozwiązaniem może być wdrożenie w przedsiębiorstwie narzędzia online, które umożliwi tworzenie, filtrowanie i zabezpieczanie danych o wypadkowości – podkreśla Michał Wawrzynowski.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Polecane