Jak przygotować zarząd na podpisywanie e-sprawozdań

  • Szymon Zajkowski
opublikowano: 20-01-2019, 22:00

Część przedsiębiorców zmierzyła się już z e-sprawozdaniami finansowymi. Jak się okazuje, dla niektórych dużym wyzwaniem była z pozoru prosta czynność, a mianowicie podpisywanie sprawozdań.

Dlaczego? Ponieważ nowelizacja Ustawy o rachunkowości wprowadziła obowiązek podpisywania elektronicznego pliku sprawozdania (XML) kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym e-PUAP. Bez zmian pozostała natomiast zasada, że dokument muszą podpisać wszyscy członkowie zarządu pełniącego funkcję kierownika jednostki. Co ważne, brak podpisu e-sprawozdania przez członka zarządu wymaga dołączenia osobnej informacji wraz z uzasadnieniem powodów tego faktu. Bezwzględnie należy przestrzegać wymaganych terminów złożenia podpisów, dopiero podpisane sprawozdanie finansowe można bowiem uznać za kompletne. Czyli data złożenia ostatniego z wymaganych podpisów pod sprawozdaniem kończy proces jego przygotowania. Natomiast przekroczenie ustawowych terminów, względnie inne uchybienie w procedurze przygotowania e-sprawozdania, może wiązać się z różnymi sankcjami prawnymi przewidzianymi w Ustawie o rachunkowości (karą grzywny lub karą pozbawienia wolności do lat 2 albo obiema tymi karami łącznie). Dlatego warto równolegle z przygotowywaniem e-sprawozdania zweryfikować gotowość członków zarządu do wypełnienia obowiązku podpisu zgodnie z wymogami ustawy.

Szczególnie duże wyzwanie stoi przed tymi podmiotami, w których zarządach zasiadają obcokrajowcy. Ich także obowiązuje przepis mówiący o konieczności podpisania e-sprawozdania podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym. Co zatem powinni zrobić obywatele innych krajów zasiadający w zarządach spółek działających w Polsce?

Obcokrajowcy mogą bezpłatnie założyć profil zaufany, jeśli posiadają polski numer PESEL. Przy czym aktualnie przepisy nie narzucają obowiązku posiadania numeru PESEL w związku z pełnieniem funkcji w zarządzie podmiotu zarejestrowanego w Polsce, dlatego dane wielu menedżerów nie widnieją w Powszechnym Elektronicznym Systemie Ewidencji Ludności. Sam PESEL można zaś uzyskać dopiero wtedy, gdy posiada się możliwość zameldowania, a do tego z kolei potrzeba zezwolenia na pobyt stały. W przypadku osób niespełniających wymogów związanych z meldunkiem na terenie Polski konieczne jest złożenie wniosku we właściwym urzędzie gminy o nadanie numeru ewidencyjnego, podając podstawę prawną czy obowiązek urzędowy, który zobowiązuje do posiadania numeru PESEL, jak to ma miejsce właśnie w przypadku e-sprawozdań. Wniosek o uzyskanie numeru PESEL może również złożyć pełnomocnik. Druga metoda podpisu, czyli kwalifikowany podpis elektroniczny, to rozwiązane płatne, a sam certyfikat jest wydawany przez jednego z akredytowanych dostawców na podstawie dowodu (obywatele EU) lub paszportu i wtedy numer PESEL nie jest konieczny. Można również użyć kwalifikowanego podpisu elektronicznego wydanego w innym państwie UE.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Bogdan Zatorski, Business Consulting Expert w Sage

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu