Jakie pracodawca ma obowiązki wobec pracownika w podróży służbowej

Rozmawiała Dorota Czerwińska
opublikowano: 02-02-2015, 00:00

Rozmowa z Tomaszem Strzałkowskim, prawnikiem i doradcą podatkowym z Kancelarii Prawnej Chałas i Wspólnicy

Diety i inne należności za podróż służbową są zwolnione z podatku dochodowego i nie są podstawą wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne.

Pracownik powinien rozliczyć koszty podróży krajowej lub zagranicznej nie później niż w 14 dni od zakończenia podróży — mówi Tomasz Strzałkowski, prawnik i doradca podatkowy z Kancelarii Prawnej Chałas i Wspólnicy.
Zobacz więcej

DWA TYGODNIE:

Pracownik powinien rozliczyć koszty podróży krajowej lub zagranicznej nie później niż w 14 dni od zakończenia podróży — mówi Tomasz Strzałkowski, prawnik i doradca podatkowy z Kancelarii Prawnej Chałas i Wspólnicy. Marek Wiśniewski

„Puls Bizensu”: Jakie pracodawca ma obowiązki wobec pracownika, którego wysyła w podróż służbową?

Tomasz Strzałkowski, Kancelaria Chałas i Wspólnicy: Jest zobowiązany do wypłaty diety i zwrotu kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejskiej, noclegów i innych niezbędnych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę za uzasadnione. Warunki wypłacania tych należności powinny być określone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę. Nie mogą być niższe niż stawki w rozporządzeniu ministra pracy z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Jakie są stawki diety krajowej?

Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę. Należność oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego. Jeżeli podróż trwa mniej niż 8 godzin, to dieta nie przysługuje, od 8 do 12 godzin przysługuje 50 proc., za ponad 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości. Jeżeli podróż trwa dłużej niż 24 godziny, to za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą: do 8 godzin — 50 proc., ponad 8 godzin — w pełnej wysokości. Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, dla śniadaniai kolacji po 25 proc. diety, a dla obiadu 50 proc.

A stawki w podróży zagranicznej ?

Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach określa załącznik do rozporządzenia ministra pracy. Za podróż do 8 godzin przysługuje jedna trzecia diety, ponad 8 do 12 godzin — 50 proc., ponad 12 godzin — dieta w pełnej wysokości.

Jak trzeba rozliczać należności za podróż służbową?

Pracownik powinien rozliczyć koszty takiej podróży nie później niż w 14 dni od jej zakończenia. Trzeba załączyć rachunki, faktury lub bilety potwierdzające wydatki. Jeżeli nie jest to możliwe, to pracownik składa pisemne oświadczenie o wydatkach i przyczynach braku ich udokumentowania. W uzasadnionych przypadkach może złożyć pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość. Obowiązek udokumentowania nie dotyczy diet i wydatków objętych ryczałtami, czyli ryczałtu za nocleg i dojazdy środkami komunikacji miejskiej. W przypadku podróży zagranicznej pracodawca musi wypłacić pracownikowi zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji. Za zgodą pracownika zaliczkę można wypłacić w złotych w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej zaliczki w walucie obcej według średniego kursu NBP z dnia wypłaty zaliczki. Koszty podróży zagranicznej rozlicza się w walucie zaliczki, w walucie wymienialnej lub w złotych według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

Jak są opodatkowane diety?

Diety i inne należności za podróż służbową są zwolnione z podatku dochodowego i nie stanowią podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne. Wysokość zwolnienia jest limitowana — górną granicę określa rozporządzenie ministra pracy.

Pracodawca może ustalić w swojej firmie wyższe diety?

Może. Ale kwota ponad limit określony w przepisach będzie dla pracodawcy kosztem uzyskania przychodu. Musi więc obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczki na podatek dochodowy według zasad przewidzianych dla opodatkowania przychodów ze stosunku pracy. Ale jeśli zamiast diety zapewni pracownikowi całodzienne wyżywienie — nawet ponad obowiązujące limity — i będzie ono udokumentowane przez pracownika fakturami wystawionymi na pracodawcę, to nie może być traktowane jako przychód pracownika.

A jak przedsiębiorca może rozliczać swoją podróż służbową?

Przysługują mu diety z tytułu krajowych i zagranicznych podróży służbowych, choć oczywiście nikt mu ich nie wypłaci. Ale może równowartość diety — w wysokości przysługującej pracownikowi — zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodów. Nadwyżka ponad limit nie stanowi kosztów uzyskania przychodu. Oprócz diet przedsiębiorcy mogą zaliczyć do kosztów także inne wydatki, np. związane z noclegami, dojazdem samochodem wpisanym do ewidencji środków trwałych (paliwo, opłaty za przejazd autostradą, parking), dojazdem samochodem niewprowadzonym do ewidencji środków trwałych (do limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu) i wydatki związane z przejazdem innymi środkami transportu: pociągiem, samolotem, autokarem, statkiem lub taksówką bądź środkami komunikacji miejskiej.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Rozmawiała Dorota Czerwińska

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu