Zakupy robią wszystkie firmy — i małe, i duże. I wszystkie wolałyby robić to możliwie najtaniej. Nie wydaje się to szczególnie trudnym zadaniem w czasach, kiedy informacje na temat produktów i promocji można bez problemu znaleźć w sieci, a nawet porównać ich ceny. Do tego coraz łatwiej robić zakupy w każdym zakątku świata — bariery wejścia, takie jak koszty transportu czy minimalne zamówienia, cały czas się obniżają.
— Niedługo zaopatrzenie w Chinach czy Tajwanie może stać się powszechne — mówi Marcin Mądry, prezes w firmie deweloperskiej Platan Group oraz członek ACCA. Co więcej, pojawiają się ciągle nowe narzędzia, takie jak aukcje i katalogi elektroniczne. Jednak nie wszystkie firmy wykorzystują ich potencjał.
— Chociaż w korporacyjnych systemach ERP pracownicy mają do dyspozycji moduły zarządzające zaopatrzeniem, zdarza się, że w ogóle z nich nie korzystają, bo nie zostali przeszkoleni — mówi Elena Bernardo, associate principal w londyńskim oddziale firmy doradczej McKinsey & Company.
Ponadto spowolnienie gospodarcze i ograniczony popyt sprawiają, że działom zakupów lepiej negocjować korzystniejsze warunki. Problemem może być jednak wiarygodność dostawców i zmienność cen spowodowana wahaniami kursów walut czy surowców. Możliwości oszczędzania na zakupach firmowych są, tylko trzeba umieć je wykorzystać. Dlatego tak ważne jest skuteczne zarządzanie procesami zaopatrzenia. Odpowiednia strategia może przynieść ogromne oszczędności. Coraz więcej przedsiębiorstw zdaje sobie z tego sprawę.
— W ostatnim czasie obserwujemy bardzo duże zainteresowanie doradztwem w zakresie optymalizacji zaopatrzenia — zauważa Elena Bernardo. Zdaniem Juergena Kahmanna, dyrektora usług profesjonalnych na Europę w Agentrics, firmie dostarczającej rozwiązania optymalizacji zaopatrzenia, w pierwszej kolejności trzeba odpowiedzieć sobie na dwa podstawowe pytania: Jak dużo pieniędzy wydaję u kluczowych dostawców?
Jak bardzo rozdrobniona jest ich baza?
— Oszczędności mogą przynieść wspólne zakupy. Jeśli w ramach grupy kapitałowej kupujemy podobne usługi, warto zastanowić się, czy możemy współpracować i zamawiać większe ilości towarów i usług za niższą cenę — mówi Juergen Kahmann.
Elena Bernardo uważa, że najważniejsze jest systemowe podejście. Tutaj liczy się talent zespołu, jego możliwości i kultura — tak, żeby mógł twórczo negocjować ceny z dostawcami.
Kolejny element systemu to jasno wyznaczone strategie zarządzania kategoriami produktów, które powinny wypływać z najwyższego szczebla zarządzania. Ponadto pracownicy zajmujący się zakupami powinni mieć świadomość celów, sposobu ich mierzenia oraz nagradzania. Niezbędne jest także skuteczne wykorzystanie systemów wspomagających zaopatrzenie, np. e-akcje czy zautomatyzowane procesy online. Warto też pamiętać, że dzisiaj zakupy to nie jest prosty wybór dostawcy i ewentualnie negocjacja ceny. Kontakt z dostawcą może iść dużo dalej.
— Wspólnie można podjąć decyzję o rezygnacji z funkcji produktu zbędnych dla klienta, które generują dodatkowe koszty. Może być to modyfikacja opakowania czy rozmiaru towarów — mówi Marcin Mądry.
Przy tym nie można zapominać o takich aspektach jak wiarygodność partnerów, jakość produktu, warunki kredytowania, gwarancje czy warunki reklamacji.
Więcej o zakupach
O smart shoppingu będą dyskutować paneliści podczas dzisiejszego CFO European Summit, którego organizatorem jest ACCA, międzynarodowa organizacja zrzeszająca specjalistów rachunkowości i finansów.