Cyfrowe faktury, elekroniczny podpis — owszem, weszły w życie, ale zanim będą używane powszechnie, minie jeszcze trochę czasu.
— Integralność podpisanej elektronicznie wiadomości oznacza w praktyce, że każdy dopisek będzie od razu do wykrycia. W dokumencie papierowym możliwa jest zmiana dokonana po ręcznym podpisaniu. Najzwyczajniej w świecie można coś dopisać i później trudno udowodnić, że zostało to dokonane po parafowaniu — wyjaśnia Jan Jarus, kierownik punktu rejestracji Sigillum PCCE w ZETO Poznań.
Dlatego też podpis elektroniczny jest w pewnym sensie bardziej bezpieczny od podpisu tradycyjnego. Zapewnia, że nic w dokumencie już podpisanym nie zostało zmienione, uniemożliwia nawet dokonanie nadużyć związanych z datą nadania. Jednym z elementów e-podpisu jest także poufność. Dane zawarte w poczcie e-mailowej może odczytać tylko jedna osoba — ta, do której dana wiadomość została zaadresowana.
Koszty spadają
Podpis elektroniczny zapowiadał się więc jako bardzo dogodne rozwiązanie w pracach biurowych. Podstawową korzyścią wynikającą z faktu jego posiadania miała być oszczędność czasu — wykorzystując e-podpis można kontaktować się z administracją publiczną, nie trzeba stać w kolejce w banku. Również w kontaktach biznesowych nowa technologia umożliwia racjonalizację kosztów. By podpisać stosowne dokumenty, nie trzeba wybierać się w podróż, odpadają także wydatki związane z delegacją, gdyż osobiste spotkanie z partnerem handlowym staje się niekonieczne. Spadają także wydatki na eksploatację oraz dystrybucję.
Pomimo to podejmowanie starań o e-podpis często jest postrzegane jako niepotrzebna ekstrawagancja. Choć koszt związany z jego uzyskaniem (czyli zakupem certyfikatu kwalifikowanego, aplikacji, karty kryptograficznej z oprogramowaniem i czytnika do niej, podłączanego do komputera) oraz utrzymywaniem nie jest wysoki, wielu przedsiębiorców uważa, że jest jeszcze za wcześnie na angażowanie się w tę technologię. Jeśli mała firma ma w elektronicznej formie wystawiać tylko parę faktur miesięcznie, jednorazowy wydatek rzędu kilkuset złotych mija się z celem.
— Także zakup e-podpisu przez osoby fizyczne jest w tej chwili motywowany raczej kaprysem niż chęcią uzyskania jakichś realnych korzyści — uważa Paweł Luksic z firmy Comp.
— Dopóki w Polsce nie rozwiąże się prawnie podstawowych problemów związanych z praktycznym funkcjonowaniem e-podpisu — jak choćby kwestia uregulowania mikropłatności — nie będzie cieszył się on większym zainteresowaniem. Po co zwykłemu obywatelowi podpis elektroniczny, skoro i tak nie może go wykorzystać np. w urzędzie skarbowym, gdyż żąda się od niego naklejenia na danym wniosku znaczka skarbowego za 1,50 zł? Na e-mailu go nie przykleimy — dodaje.
Za jakiś czas
Sam e-podpis nie jest więc na razie nośnikiem korzyści. I choć jego popularność stale rośnie, a zapotrzebowanie nań w tym roku jest zdecydowanie większe od zeszłorocznego, to wciąż nie takie, jak można się było spodziewać. Dała temu wyraz w swoim raporcie Viviane Reding, unijna komisarz ds. społeczeństwa informacyjnego i mediów. Komisja Europejska stwierdza, że podpis elektroniczny, mimo drobiazgowych zabezpieczeń, jest wykorzystywany na rynku w stopniu mniejszym niż się spodziewano, ale zaznacza jednocześnie, że wzrasta liczba wniosków o umożliwienie korzystania z takiej formy identyfikacji. Liczy więc, że to spowoduje wzrost transakcji handlowych w internecie.
Upowszechnienie rozliczeń elektronicznych mimo wszystko wydaje się jednak tylko kwestią czasu. Na zachodzie Europy i w USA już teraz standardem staje się rozliczanie podatków przez internet. Spośród nowych członków UE prym wiedzie Estonia — tam ponad połowa firm rozlicza się przy wykorzystaniu technologii elektronicznych. Także w Polsce tworzone są warunki do zinformatyzowania sfery publicznej.
E-faktura
Jednym z dowodów na stopniowe ułatwianie przez państwo nowoczesnych kontaktów biznesowych jest obowiązujące od sierpnia 2005 roku rozporządzenie regulujące obrót elektronicznymi fakturami. Tutaj rozwój nastąpił z chwilą wejścia Polski do Unii Europejskiej, gdy przestał być wymagany podpis na fakturze. W rezultacie wiele małych firm zaczęło wysyłać sobie faktury drogą e-mailową. Wystarczyło tylko sporządzić dokument w formacie Adobe Acrobate i dodać go jako załącznik do e-maila. Odbiorca drukował sobie przesłany plik i umieszczał go w swojej dokumentacji księgowej. Osiem miesięcy temu ustawodawca postawił jednak dość wyśrubowane wymagania, jakie musi spełniać e-faktura, by nie była zakwestionowana przez urząd skarbowy. Najważniejsze z nich to obowiązek uzyskania zgody odbiorcy na tę formę rozliczenia oraz zobligowanie do przechowywania dokumentu przez pięć lat (a w przypadku przerwania biegu przedawnienia nawet przez dziewięć) od zakończenia roku, w którym został wystawiony, w niezmiennej, czyli elektronicznej formie. Tymczasem płyty CD lub DVD, a nawet dyski twarde nie są stuprocentowo pewnym narzędziem archiwizacji.
Do wystawiania e-faktur nie jest jednak konieczne posiadanie podpisu elektronicznego. Może się to także odbywać na bazie systemu EDI (electronic data interchange), jednak o ile rozwiązanie to sprawdza się w dużych firmach, o tyle nie jest szczególnie atrakcyjne dla małych, a dodatkowo eliminuje możliwość wystawiania faktur prywatnym odbiorcom. Tej wady pozbawiony jest system wykorzystujący podpis elektroniczny, gdyż wówczas odbiorca faktury potrzebuje jedynie darmowego programu potwierdzającego autentyczność e-podpisu i integralność dokumentu.
— Podpis elektroniczny oraz wszystkie usługi na nim oparte będą rozwijały się w bardzo szybkim tempie. Wykorzystanie podpisu elektronicznego będzie coraz szersze zarówno w gospodarce, jak i w administracji — uważa Jan Jaros.
Gdy faktura będzie możliwa do zaksięgowania jednym kliknięciem, bezsensem stanie się wysyłanie jej pocztą. Tego typu programy są już w Polsce dostępne, jednak to właśnie przede wszystkim od ich rozwoju będzie zależeć koniunktura na systemy zarządzania e-dokumentami.