Jak uniknąć błędów w sprawozdaniach finansowych
Błędy najczęściej występujące w sprawozdaniach finansowych można podzielić na dwie grupy.
1Dotyczące ustalania prawidłowej wartości pozycji sprawozdania finansowego, np. aktywów trwałych, zapasów, należności, rezerw, aktywów i zobowiązań z tytułu podatku odroczonego — a więc przede wszystkim w obszarach, gdzie niezbędne jest dokonywanie szacunków.
2Dotyczące ujawnień w informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego.
Pierwszy rodzaj błędów wynika często ze zbyt pobieżnego podchodzenia do tworzenia odpisów aktualizujących oraz rezerw. Dla przykładu, zawiązywanie rezerw "na wszelki wypadek", na ewentualne zdarzenia przyszłe, np. na potencjalne straty, remonty, szkolenia. Nieprawidłowe jest również popadanie w drugą skrajność i czekanie z utworzeniem rezerwy do momentu, kiedy uzyska się 100 proc. pewności wystąpienia straty. Np. błędne jest nietworzenie rezerw do czasu uzyskania prawomocnego wyroku sądowego — w razie roszczeń przeciwko podmiotowi rezerwa powinna zostać rozpoznana w momencie, gdy przegranie sprawy zostanie w dużym stopniu uprawdopodobnione (>50 proc.), co może mieć miejsce czasami już w chwili otrzymania pozwu.
Równie częstym błędem jest opieranie szacunków na nieprawidłowych danych źródłowych lub opieranie szacunków wyłącznie na własnych przekonaniach, bez zwracania uwagi na informacje, które można pozyskać od stron trzecich.
Drugi rodzaj błędów dotyczy braków w ujawnieniach — braku not szczegółowo objaśniających istotne, często nietypowe czy jednorazowe transakcje (które zazwyczaj są bardzo ważne z punku widzenia czytelnika sprawozdań), jak również braku not dotyczących transakcji z jednostkami powiązanymi.
Zbigniew Libera
biegły rewident, FCCA, CIA, partner w dziale audytu w firmie doradczej KPMG
Bartłomiej Lachowicz
biegły rewident, menedżer w dziale audytu w firmie doradczej KPMG
Inne często spotykane błędy
- nieprawidłowe określenie okresu amortyzacji księgowej (często jedynie na podstawie przepisów podatkowych, bez analizy okresu ekonomicznej użyteczności środka trwałego) i brak okresowej weryfikacji stawki amortyzacji środków trwałych;
- nieprawidłowe oszacowanie odpisu aktualizującego zapasy — nieprawidłowe określenie ceny sprzedaży netto. Błędy te wynikają często z braku analizy historycznej poprawności odpisów i przyjmowania z góry założenia braku odpisów;
- nieprawidłowości w odpisie aktualizacyjnym należności, wynikające z braku historycznej analizy strat i zbyt optymistyczne podejście do możliwości windykacji należności;
-mylenie różnic przejściowych dodatnich z ujemnymi oraz ujmowanie różnic trwałych jako przejściowych w wyliczeniu podatku odroczonego, a także brak miarodajnej analizy możliwości wykorzystania aktywów z tytułu podatku odroczonego.
Źródła błędów
Jednym z najważniejszych źródeł błędów w sprawozdaniach finansowych jest niewłaściwa konstrukcja raportowania — ze szczególnym uwzględnieniem osób, które są zaangażowane w ten proces. Podczas gdy za sprawozdanie finansowe odpowiadają członkowie zarządu, jego przygotowanie należy najczęściej wyłącznie do obowiązków dyrektora finansowego i/lub głównego księgowego. Oznacza to, że wiedza na temat procesów biznesowych, które odbywają się w spółce, jest często niedostępna dla osób uczestniczących w procesie sprawozdawczości. Sprawozdanie finansowe powinno powstawać w efekcie współpracy między działem księgowości, a działami biznesowymi: technologicznym, sprzedaży, skarbu, produkcji, windykacji czy zasobów ludzkich. Szacunki dokonywane wyłącznie przez dział księgowości mogą być niedokładne ze względu na brak dostępu do specyficznych informacji, które są dostępne w spółce. Tymczasem w dużej mierze to od dobrze zaprojektowanego systemu komunikacji działu księgowego z działami merytorycznymi zależy przygotowanie wysokiej jakości sprawozdania finansowego.