Niższe koszty druku, wyższe dochody

Material partnera dodatku: Arcus
06-10-2015, 22:00

Dzięki optymalizacji kosztów wydruku można zaoszczędzić dziesiątki, a w przypadku dużych firm setki tysięcy złotych

Szacuje się, że koszty związane z tworzeniem i obiegiem dokumentów pochłaniają od 5 do 15 proc. przychodów dużych firm. Zaskakuje więc, że przy takiej skali aż dziewięć na dziesięć przedsiębiorstw w ogóle nie monitoruje kosztów druku. A szkoda, bo chodzi o niebagatelne kwoty. Według firmy analitycznej Gartner optymalizacja druku pozwala osiągnąć oszczędności nawet do 30 proc. Warto to sobie uświadomić. Ale jak to zrobić?

Audyt sprawdzi wydatki

— Najlepiej zacząć od audytu, który pozwoli ustalić koszty i miejsca ich powstania. Polega on na zebraniu informacji o drukarkach i urządzeniach wielofunkcyjnych. Jak są obciążone pracą, jaki jest ich stan techniczny, ile zużywają materiałów eksploatacyjnych i energii. W mniejszych przedsiębiorstwach już po takiej analizie można uzyskać spore oszczędności, np. przez redukcję kosztownego w eksploatacji sprzętu na rzecz urządzenia wielofunkcyjnego lub przez lepsze dostosowanie maszyn do potrzeb firmy i pracowników — mówi Łukasz Rumowski, dyrektor rozwoju produktu w Arcus.

Na kontrolę druku zdecydowała się firma Oknoplast. Okazało się, że jego koszty rosną, ponieważ starzejące się urządzenia drukujące coraz częściej wymagały napraw, a ponieważ pochodziły od różnych producentów obsługiwały je różne firmy serwisowe.

Ze względu na wielkość przedsiębiorstwa pojawiła się też potrzeba monitorowania liczby drukowanych przez pracowników dokumentów. Każdy audyt powinien się zakończyć rekomendacją dotyczącą nie tylko sposobów obniżenia kosztów druku i lepszego wykorzystania urządzeń. Powinna także wskazać, jak usprawnić organizację pracy biura. W przypadku Oknoplastu zredukowano liczę drukarek do kilkudziesięciu urządzeń marki Kyocera.

— Część z nich to duże urządzenia wielofunkcyjne, tzw. korytarzowe, które nie tylko drukują i kopiują, ale skanują dokumenty i wysyłają je w formacie PDF na e-mail — opowiada Michał Ślusarczyk, kierownik ds. infrastruktury IT w Oknoplaście.

Zarządzanie drukiem

Koszty można ograniczyć również przez wdrożenie systemu zarządzania drukiem. Służy do tego zaawansowane oprogramowanie, które pozwala np. na zdalne zarządzanie drukarkami, aktualizację sterowników, dokładne rozliczenie kosztów związanych z produkcją dokumentów z podziałem na użytkownika i na działy w firmie. Nowoczesne systemy pozwalają na określenie obiegu dokumentów i wpływają na podwyższenie bezpieczeństwa przy ich przetwarzaniu. Np. maszyna obsługująca wielu użytkowników drukuje wysłany do niej dokument dopiero, gdy pracownik uwierzytelni się kodem lub kartą bezpośrednio przy urządzeniu.

W firmie Oknoplast wdrożono oprogramowanie MyQ do zarządzania wydrukiem. — Każdy wydruk jest odnotowany w systemie i przypisany do konkretnego użytkownika. Dzięki temu pracownicy drukują tylko niezbędne materiały, a koszty wydruków można łatwo rozliczać. Zaletą tego oprogramowania jest również tzw. wydruk podążający, dzięki któremu użytkownicy, wysyłając dokument do druku, nie wybierają konkretnej drukarki, ale dopiero po podejściu do dowolnego urządzenia logują się i odbierają gotowy wydruk — mówi Michał Ślusarczyk. Oknoplast dzięki tym zmianom zredukował koszty druku o około 70 proc. Łukasz Rumowski z Arcusa podkreśla, że na obniżenie kosztów druku wpływają: autoryzacja użytkowników, odgórne przyznawanie dostępu do drukarek tylko wybranym pracownikom, określenie limitów wydruków dla działu lub indywidualnego użytkownika.

Outsourcing druku

Przestarzałe drukarki warto wymienić na nowe, których jednak nie trzeba kupować. Można je wydzierżawić, płacąc niewielki miesięczny czynsz z bieżących środków obrotowych. Opłaty za dzierżawę traktowane są w całości jako koszt uzyskania przychodu, obniżając podatek dochodowy. Oferta dzierżawy Arcusa dotyczy całego asortymentu urządzeń biurowych — od drukarki i rozbudowanych urządzeń wielofunkcyjnych Kyocera przez system wysyłki korespondencji masowej firmy Pitney Bowes po oprogramowanie służące do zarzadzania obiegiem dokumentów. Zaletą dzierżawy jest też przeniesienie odpowiedzialności za sprawność urządzeń na ich dostawcę, który ponosi koszty amortyzacji i ubezpieczenia sprzętu, zajmuje się dostawą tonerów, bębnów, dba o przeglądy,konserwację, wymianę części i materiałów eksploatacyjnych, aktualizuje oprogramowanie, a w razie awarii dostarcza zastępcze urządzenia. Sprzęt od Arcusa wydzierżawia firma Oknoplast.

Podobnie zrobiła firma Kazar, która stary, niewydajny i drogi w eksploatacji sprzęt wymieniła na drukarki Kyocera FS-4200 DN. Oddała też Arcusowi całkowitą opiekę nad urządzeniami w 50 sklepach w całym kraju. Dzięki temu zmniejszyła koszty związane z drukiem prawie o 30 proc. Urządzenia marki Kyocera wydzierżawiła również firma Mericon, która zajmuje się outsourcingiem działu kadr i płac. Koszt jednej strony wydruku spadł z 10 gr do 2 gr. Rocznie daje to firmie około 20 tys. zł oszczędności. — Ale jeżeli wziąć pod uwagę, że koszty serwisu są zerowe, bo urządzania nie psują się i nie są wymieniane, całkowita suma oszczędności jest jeszcze większa — twierdzi Adam Kubiak, kierownik ds. kluczowych klientów w Mericonie.

Grosz do grosza

Ważnym parametrem, który wiele mówi o kosztach eksploatacji, jest TCO (Total Cost of Ownership, czyli całkowity koszt posiadania). Obejmuje nie tylko cenę urządzenia, ale również koszt instalacji, serwisu, utrzymania i pracy (np. koszty energii czy materiałów eksploatacyjnych), a na końcu pozbycia się (zgodna z przepisami utylizacja może być kosztowna). W przypadku drukarek najlepszym parametrem jest włączony do TCO koszt druku jednej strony, pokazujący nie tylko cenę urządzenia, ale i materiałów eksploatacyjnych. Dla najtańszych urządzeń parametrowych jest wysoki, bo wynosi ponad 20 gr za wydruk A4. Droższe w zakupie drukarki laserowe japońskiej firmy Kyocera dają koszt przy modelu FS — 2100 DN 3 gr za wydruk A4, a dla FS — 4200 DN nawet 1,5 gr.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Material partnera dodatku: Arcus

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Inne / Niższe koszty druku, wyższe dochody