Grupa KRUK prowadzi działalność w Polsce, Rumunii, Czechach, Słowacji, Włoszech, Hiszpanii i na Malcie, posiada także aktywa w Niemczech. Do tej pory każdy z rynków działał według własnych zasad i korzystał ze swoich narzędzi typu Excel czy lokalnych systemów kadrowych, przez co dane były rozproszone. Nie było też jednej listy wskaźników, które powinny być monitorowane w każdym oddziale firmy, co utrudniało komunikację między spółkami i centralą. Skomplikowany proces, który towarzyszył wygenerowaniu raportu, bardzo wydłużał czas jego przygotowania – średni czas opracowania raportu dla jednego wskaźnika wynosił w marcu 2023 r. nawet 13 dni roboczych. To prowadziło do napięć i utrudniało rozmowy z biznesem, który potrzebował danych ad hoc. HR, chcąc być partnerem dla biznesu i nadążać za procesami digitalizacji zachodzącymi w firmie, potrzebował nowoczesnego sposobu zarządzania danymi HR, który umożliwiałby monitorowanie aktualnej sytuacji i prognozowanie na przyszłość. Brak jednego grupowego narzędzia do zbierania, aktualizowania danych, generowania z nich raportów i monitorowania wskaźników HR był wyraźną przeszkodą w efektywnym funkcjonowaniu tego obszaru. Stąd pomysł na stworzenie i wdrożenie samodzielnie zunifikowanego, spersonalizowanego pod potrzeby lokalne i Grupy, HR Dashboard z wykorzystaniem Microsoft Power Platform.
Group HR Dashboard integruje dane z różnych, lokalnych systemów HR, zapewniając jednolity i spójny widok na dane na poziomie lokalnym i Grupy, niezależnie od ich pochodzenia. Narzędzie pomaga zarządzać danymi w sposób zautomatyzowany, z wykluczeniem błędu ludzkiego. Wysoka interaktywność i dynamiczne wizualizacje danych ułatwiają zrozumienie złożonych zestawień i trendów. Intuicyjny i przyjazny interfejs użytkownika pomaga analizować i rozumieć dane oraz zależności między nimi. HR Dashboard wspiera różne działania w ramach rozmaitych procesów HR, między innymi: proces rekrutacji, planowanie zasobów, zarzadzanie różnorodnością, onboarding, proces wynagradzania czy zarządzanie zaangażowaniem. Realizacja projektu zajęła 4 miesiące i odbyła się wyłącznie przy użyciu sił wewnętrznych, w ramach jednego etatu w centrali KRUK SA, przy wsparciu lokalnych specjalistów HR w zakresie aktualizacji dostarczanych danych. Stworzenie HR Dashboard nie wymagało żadnych dodatkowych nakładów finansowych, zewnętrznych narzędzi czy udziału firm spoza organizacji. Dzięki nowemu narzędziu czas generowania raportu skrócił się z 13 dni do 6 godzin roboczych. Udało się także opracować listę 14 kluczowych wskaźników HR oraz ich spójne definicje na poziomie Grupy, a także siedem nowych do wdrożenia w przyszłości.
Dashboard stał się kluczowym narzędziem w transformacji cyfrowej strategii zarządzania zasobami ludzkimi, przyczyniając się do bardziej analitycznego podejścia i wykorzystania narzędzi no-code / low code w obszarze, który nie jest z nimi kojarzony. Projekt zainspirował inne zespoły do wykorzystania narzędzi Microsoft Power Program w codziennej pracy.