Każda firma wypłacająca pracownikowi ekwiwalent za pranie odzieży służbowej musi określić, czy zgodnie z przepisami ma ona służyć ochronie zdrowia i życia, czy pełnić funkcje wizerunkowe. To ustalenie jest ważne, bo może oznaczać obowiązek odprowadzania składki na ubezpieczenie społeczne.
Koalicja Bezpieczni w Pracy przypomina pracodawcom o decyzji wydanej w ubiegłym roku przez oddział Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) w Lublinie, w której stwierdził, kiedy pracodawca jest zobowiązany do oskładkowania ekwiwalentu za pranie odzieży służbowej. Interpretacja ta była odpowiedzią na pytanie jednego z pracodawców, który miał problem z ustaleniem, czy jest to konieczne w przypadku ubrań pracowników sali obsługi klienta.
Zgodnie z przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy (bhp) zapewnienie ich (lub wypłata pieniędzy na ich zakup) nie należało do obowiązków tego przedsiębiorcy. ZUS przyznał, że nie ma podstawy prawnej, która zwalnia z odprowadzania składek od ekwiwalentu za pranie ubioru służbowego, jeżeli jego wydanie lub ekwiwalent nie wynika ze wspomnianych przepisów.
Tym samym pieniądze wypłacone pracownikom sali obsługi klienta za pranie odzieży służbowej pracodawca powinien uwzględnić w podstawie wymiaru składek ZUS tych osób, a następnie oskładkować (decyzja nr WPI/200000/43/1074/2016).
— Odzież służbową możemy podzielić na taką, która pełni funkcje reprezentacyjne, oraz taką, która ma za zadanie ochronić życie i zdrowie pracownika. W pierwszym przypadku pracodawca musi oskładkować ekwiwalent — mówi Nicola Zięba, aplikantka radcowska w Kancelarii Prawa Pracy Wojewódka i Wspólnicy.