Niewypłacalność kontrahenta spędza sen z powiek niejednej firmie. Są metody, oprócz tradycyjnych sposobów zabezpieczeń, na zmniejszenie ryzyka związanego z brakiem zapłaty. Warto zacząć działać jeszcze przed rozpoczęciem współpracy z daną firmą, a także w jej trakcie.
Wywiad środowiskowy
Przed podjęciem decyzji o współpracy potencjalnego kontrahenta można zbadać samodzielnie. W pierwszej kolejności należy zweryfikować jego dokumenty rejestrowe.
— Warto przejrzeć wszystkie możliwe rejestry dłużników oraz giełdy wierzytelności — radzi Jakub Holewa, wiceprezes Pragma Inkaso. Ważne jest także zbieranie informacji o firmie z rynku. Opinii można szukać na stronach internetowych, wśród przedstawicieli branży oraz innych dostawców. Kolejna sprawa to przejrzenie dokumentów finansowych.
— Kwestię wypłacalności można oszacować na podstawie dokumentów księgowych czy sprawozdań finansowych, o które można poprosić przed nawiązaniem współpracy — twierdzi Jarosław Długi, prezes Falcon Group.
Jeśli firma dysponuje większymi sumami albo rozpoczęcie współpracy dotyczy wysokiego kapitału, warto przeprowadzić audyt księgowo-podatkowy, na podstawie którego przygotowany jest raport. Wiarygodność kontrahenta można także sprawdzić, zamawiając raport w wywiadownigospodarczej albo innym podmiocie oferującym takie usługi.
— Raporty handlowe dostarczają informacji o kontrahencie w zakresie m.in. oceny firmy, danych finansowych, zdarzeń windykacyjnych, prawnych, wskaźnika moralności płatniczej — PMI oraz powiązań kapitałowych — tłumaczy Tomasz Delman, dyrektor ds. sprzedaży w Dziale Windykacji, Informacji i Analiz Branżowych w Euler Hermes Collections.
Im więcej dokumentów, tym lepiej
Zarówno przed rozpoczęciem współpracy z daną firmą, jak i w jej trakcie bardzo ważne jest zachowanie dyscypliny wobec wymogów formalnych dotyczących wzajemnych zobowiązań. Szczególne znaczenie ma dokumentacja.
Warto rozważyć skorzystanie z usług prawnika, który pomoże przygotować umowę pod kątem zabezpieczenia na wszelkie okoliczności mogące powstać w sytuacji utraty płynności finansowej przez kontrahenta. Wszelka możliwa dokumentacja może się w pewnych momentach przydać. Błędem jest opieranie swoich działań oraz dochodzenia ewentualnych roszczeń wyłącznie na podstawie podpisanej faktury, która informuje jedynie o tym, że zaistniał obowiązek odprowadzenia podatku VAT.
— Najlepiej zabezpieczyć się dodatkowo protokołem odbioru towaru, na którym odbiorca potwierdzi ilość i jakość uzyskanego produktu. Oprócz tego warto zadbać o czytelność takich formularzy jak CMR czy WZ — mówi Grzegorz Pardela z Pragma Faktoring.
Bez względu na wagę zaufania w biznesie warto unikać jakichkolwiek ustnych ustaleń i wszystko skrupulatnie dokumentować. Wypełnianie dokumentów i zbieranie niezbędnych oświadczeń w przyszłości zwiększy możliwości egzekwowania należności.
— Należy wystrzegać się świadczenia usług czy dostawy towarów bez kompletowania dokumentów na zasadzie, że mogą zostać uzupełnione później. Z niedotrzymaniem tego „później” wiążą się właśnie problemy z egzekwowaniem zapłaty w przyszłości — przestrzega Jarosław Długi.
Szybka reakcja
Niezwykle istotny jest także bieżący kontakt z kontrahentem w zakresie realizacji płatności oraz szybka reakcja na opóźnienia w płatnościach. Warto też pamiętać, że roszczenie może ulec przedawnieniu.
— Należna nam kwota za sprzedaż towaru czy usługi — innej niż usługa transportowa czy wynajem — przedawnia się po dwóch latach — zauważa Tomasz Delman. Dlatego kiedy już pojawi się problem z płatnością, warto postarać się, żeby dłużnik podpisał dokument „uznanie długu”, który przerywa bieg przedawnienia faktury. Od momentu jego podpisania przedawnienie na nowo zaczyna swój bieg.
Monitorowanie należności może ułatwić odpowiednie oprogramowanie, które poinformuje o przeterminowanych fakturach. Pewnym zabezpieczeniem w trakcie współpracy będzie także rozproszenie portfela należności.
— Warto zadbać, żeby największy klient miał nie więcej niż 20-30 proc. w portfelu naszych należności — radzi Grzegorz Pardela. Dzięki obserwacji kontrahenta przed rozpoczęciem współpracy i w jej trakcie oraz dbałości o wiele drobiazgów można znacznie zmniejszyć ryzyko niewypłacalności albo choć ułatwić ewentualne dochodzenie roszczeń. Niestety utratę jego płynności mimo wszelkich starań przewidzieć trudno. Dlatego warto mieć inne zabezpieczenia. Można się udać do ubezpieczyciela, firmy faktoringowej, windykacyjnej albo banku.