W wielu przedsiębiorstwach pod koniec roku rusza machina ocen okresowych. Mają podsumować jakość pracy, wywiązywanie się pracownika z obowiązków. Nie jest to komfortowa sytuacja ani dla ocenianego, ani dla oceniającego.
— Podstawą jest dobre przygotowanie do takiego spotkania i to nie tylko menedżera. W naszej firmie elementem oceny okresowej jest również samoocena. Oceniając samych siebie, musimy zrobić rachunek sumienia, podsumować nasze działania i tym samym przygotowujemy się na ocenę wyników naszej pracy — informuje Beata Preis-Hryniewicz, menedżer HR w Hays Poland. Dokonujący oceny przełożony powinien zebrać niezbędne dane dotyczące wyników pracy, a także informacje, które pozwolą mu ocenić kompetencje podwładnego.
— Ważne, aby podczas spotkania budował atmosferę otwartości, uważnie słuchał wypowiedzi pracownika, aby zrozumieć przyczyny ewentualnych rozbieżności między oceną menedżerską i samooceną podwładnego. Niezwykle ważna jest również prawidłowo udzielona informacja zwrotna — twierdzi Beata Preis-Hryniewicz.
Dać szansę
Specjalistka z Hays Poland przytacza też kilka zasad, których należy przestrzegać. — Często mówi się o metodzie UF, która polega na budowaniu wypowiedzi według następującego schematu: U — ustosunkowanie (pozytywne określenie na poziomie ogólnym: „doceniam w twoim działaniu to, że…”), F — fakty (wskazanie na konkretną sytuację, dane). Wykorzystujemy również technikę FUKO — przy wdrażaniu konstruktywnej krytyki, podążając za schematem F — fakty, U — ustosunkowanie, K — konsekwencje, O — oczekiwanie — wyjaśnia Beata Preis-Hryniewicz.
Jeśli ocena nie jest dla pracownika korzystna, a informacja zwrotna została przekazana właściwie, to ma charakter rozwojowy, a nie blokujący. Zdaniem Doroty Strzelec, psychologa pracy i konsultanta ds. zarządzania kadrami w firmie doradczej StaffPoland, wiele przedsiębiorstw, gdy ocena pracownika jest niekorzystna, proponuje mu plany naprawcze.
— Nie reguluje tego prawo, ale można ustanowić zasady w wewnętrznych przepisach pracodawcy: regulaminie ocen okresowych, regulaminie pracy czy układzie zbiorowym pracy. Jeśli taki program jest wprowadzany instrukcją zarządu, należy zwrócić uwagę, aby zostało to podane do wiadomości wszystkich pracowników w sposób przyjęty w firmie dla wprowadzania innych regulaminów wewnętrznych. Pozwoli to uniknąć ryzyka zakwestionowania ważności takich planów przez Państwową Inspekcję Pracy czy Sąd Pracy, do których odwoła się zwolniony pracownik, który nie zrealizował planu naprawczego — informuje Dorota Strzelec.
Plan naprawczy musi być sporządzony na piśmie i podpisany przez pracodawcę i pracownika. Powinien zawierać: wyniki pracy, harmonogram działań, informację, czy pracownik zostanie objęty coachingiem lub szkoleniami i jakiego wyniku firma oczekuje w wyznaczonym okresie. Warto posługiwać się konkretnymi miernikami (np. procentowy czy liczbowy wzrost sprzedaży).
Niełatwe rozstanie
Rozwiązanie umowy w następstwie jednej negatywnej oceny rocznej może być ocenione przez sąd pracy jako zbyt pospieszne. Pracodawca powinien wcześniej podejmować określone działania lub dawać zatrudnionemu pisemne wskazówki (np. w formie planu naprawczego), które mają mu pomóc w poprawie wyników pracy. Szczegółowo udokumentowany system ocen okresowych, oparty na jasnych i mierzalnych kryteriach, pozwoli na rozwiązanie umowy z nieefektywnym pracownikiem bez ryzyka długotrwałego postępowania przed sądem pracy.
— Zatrudniony może poprosić sąd pracy o kontrolę jego oceny okresowej pod kątem zasad, ale także jej merytorycznej treści. Jeśli jej konsekwencją jest rozwiązanie umowy o pracę, sąd musi przeanalizować także prawidłowość kryteriów oceny, dlatego wypowiedzenie powinno być starannie przygotowane — radzi Agnieszka Janowska, radca prawny z TGC Corporate Lawyers.
Bez sądu
W piśmie wypowiadającym najlepiej posługiwać się konkretami (np. osiągnięcie celu rocznego na poziomie 50 proc. przy minimum ustalonym na 70 proc.), odnieść się do średniego wyniku w dziale, wymienić podejmowane przez pracodawcę działania wspierające pracownika w poprawieniu jakości pracy (np. w postaci ustnych instrukcji, korespondencji służbowej, pisemnego planu naprawczego) czy wyczerpanie procedury odwoławczej. Dlatego pracodawcy powinni przechowywać dokumentację ocen okresowych. Mogą też dokumentować niewypełnianie przez pracownika obowiązków w inny sposób, np. w formie notatek służbowych.
— Jeśli firma ma dokumentację związaną z oceną, a pracownik po raz drugi otrzymał negatywną opinię, to rozwiązanie umowy jest raczej zgodne z prawem. Nic też nie stoi na przeszkodzie, aby na spotkaniu z pracownikiem w sprawie konsekwencji negatywnej oceny pracodawca po przedstawieniu przyczyn decyzji o rozwiązaniu umowy zaproponował rozstanie za porozumieniem stron — wskazuje Agnieszka Janowska.