Porządkowanie przepływu informacji

Marcin Musioł
opublikowano: 31-05-2006, 00:00

Portal korporacyjny to ewolucja intranetu rozumianego jako zamknięta na potrzeby firmy lub korporacji sieć LAN.

Intranet można nazwać portalem korporacyjnym wtedy, gdy staje się narzędziem interaktywnym, czyli umożliwia nie tylko zamieszczanie dokumentów w sieci, ale daje także możliwość interaktywnej pracy grupowej nad ich treścią.

W pełni rozbudowany portal korporacyjny spełnia trzy główne funkcje: integracyjną, komunikacyjną oraz informacyjną.

Obieg dokumentów

Budowa informacyjnej części portalu rozpoczyna się zwykle od wprowadzenia mechanizmów regulujących obieg informacji oraz zarządzanie dokumentami. Jego stworzenie powinno rozpocząć się od dokładnej analizy procesów obiegu dokumentów i informacji w firmie. Potrzebne jest zatem znalezienie odpowiedzi na trzy podstawowe pytania: pomiędzy kim przesyłamy informacje, jakie przesyłamy informacje oraz co przesyłamy.

Następnie powinno zostać ustalane, który obieg dokumentów, firma chce usprawnić jako pierwszy. Możliwe są dwa wyjścia — wybranie na początek tego mniej ważnego i prostszego, traktując to jako próbę, a dopiero w dalszym etapie wdrażać ważne. Albo postąpić dokładnie odwrotnie i zacząć od najważniejszego obiegu informacji w przedsiębiorstwie.

Następne czynności wiążą się już pracami technicznymi. W firmie musi powstać centralna baza danych, w której znajdą się informacje o wszystkich jej pracownikach. Bez niej dalsza budowa portalu będzie niemożliwa. Kolejna czynność to przydzielenie odpowiednich uprawnień do dostępu do informacji w portalach poszczególnym pracownikom.

— Portal jako środowisko pracy powinien wspierać realizację procesów biznesowych przedsiębiorstwa. Przepływ informacji, dokumentów, realizowane funkcje i uprawnienia powinny zatem ściśle odpowiadać roli i miejscu danego użytkownika w procesie biznesowym — wyjaśnia Tomasz Kotowski, menedżer ds. rozwoju integracji aplikacji w firmie Sybase Polska.

Personalizacja

Jedną z ważniejszych cech odróżniających portal korporacyjny od intranetu jest funkcjonalność polegająca na dostosowaniu treści, układu zawartości stron do potrzeb i preferencji poszczególnych użytkowników, czyli tzw. personalizacji i profilowaniu.

— Personalizacja może dotyczyć zarówno wyglądu — np. wyboru kolorów — jak i układu oraz zawartości stron portalu. Personifikacja jest często mylona z profilowaniem polegającym na dostosowywaniu zawartości portalu do różnych grup odbiorców. Opracowanie przez administratorów i osoby zarządzające portalem różnych aktualności dla różnych działów firmy będzie profilowaniem, a dopiero możliwość samodzielnej zmiany układu strony głównej nazwiemy personalizacją — mówi Zbigniew Osiński dyrektor marketingu w firmie Contium.

Zakres indywidualnych zmian przeprowadzanych przez użytkownika portalu zależy od kilku czynników. Pierwszy, być może najważniejszy, to problem technologiczny. Umożliwienie pracownikom szerokiej personalizacji witryny spowoduje powstanie wielu wersji strony głównej portalu. System informatyczny firmy zostanie w wyniku tego za bardzo obciążony. Dodatkowo utrudniona zostanie praca wewnętrznego działu IT, który przy takiej ilości różnych ustawień, będzie potrzebował więcej czasu na znalezienie i naprawę zwykłych użytkowych problemów i usterek.

— Kwestie personalizacji należy także rozpatrywać pod kątem doświadczenia odbiorców. Pracownicy o niższych umiejętnościach komputerowych mogą czuć się przytłoczeni zbytkiem możliwości, a nawet nieświadomie odcinać się od usług i treści portalu — dodaje Zbigniew Osiński.

Strona główna portalu

Przekaz informacji w portalu powinien być jak najbardziej czytelny i klarowny dla użytkownika. Dlatego interfejs, a więc strona główna portalu, musi być odpowiednio zorganizowana.

— Interfejs portalu korporacyjnego powinien umożliwiać sprawną organizację wyświetlanych treści (tekstów, dokumentów, aplikacji). Wykorzystywane są do tego mechanizmy portletów, stron, grup stron, zakładek i menu. Organizację dostępu do treści wspiera także kategoryzacja treści, wyszukiwarka, funkcje personalizacji. Dobrze zorganizowany interfejs portalowy jest przejrzysty i wygodny w użyciu, a jego użytkownicy są w stanie — praktycznie sami — nauczyć się z niego korzystać — wyjaśnia Tomasz Kotowski.

Rozmieszczenie wiadomości na portalu nie powinno być przypadkowe. Informacje na głównej stronie portalu pochodzą z wielu różnych źródeł, dlatego opracowania i materiały zamieszczone na stronie portalu powinny być pogrupowane tematycznie i uporządkowane. Na stronie na pewno powinna znaleźć się skuteczna wyszukiwarka ułatwiającą znalezienie poszukiwanych dokumentów firmy.

Nie można także zaniedbać graficznej strony całego projektu. Pracownik firmy będzie przecież codziennie wpatrywał się w nią przez wiele godzin. Przy jej tworzeniu wzorować się można na stronach witryn internetowych.

— Największą zmorą interfejsów portali intranetowych jest brak spójności wizualnej oraz rozwiązań nawigacyjnych pomiędzy poszczególnymi jego sekcjami. Powoduje to dezorientację użytkowników i wydłużony proces uczenia się nowego narzędzia — mówi Zbigniew Osiński.

Narzędzia komunikacyjne

Jednym z celów wprowadzenia portalu korporacyjnego do firmy jest także usprawnienie i scentralizowanie komunikacji wewnętrznej. W tym celu do struktury portalu wprowadzane mogą być różnorodne narzędzia i aplikacje komunikacyjne: poczta eletroniczna, czaty, fora dyskusyjne, komunikatory, narzędzia do telekonferencji oraz wiele innych. Wybór jest więc bardzo szeroki jednak wprowadzenie wybranych narzędzi nie powinno być oderwane od rzeczywistych potrzeb biznesowych użytkowników.

Z raportu o intranetach działających w Polsce, przygotowanego przez pracownię badawczą Pentor wynika, że wprowadzanie do portalu narzędzi komunikacyjnych nie jest jeszcze w Polsce rozpowszechnione. Poza pocztą elektroniczną, która jest już niemal standardem, w ponad 38 proc. badanych firm wykorzystuje się fora dyskusyjne, a w 22 proc. — czaty. Wśród wskazanych narzędzi dziwi brak komunikatorów, które z racji pewnych funkcjonalności — np. podawania bieżącego statusu użytkownika — wydają się przydatne w usprawnieniu wewnętrznej komunikacji. W przedsiębiorstwach amerykańskich stosowanie komunikatorów jest niemal powszechne.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Marcin Musioł

Być może zainteresuje Cię też:

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu