Aby firmę można było uznać za sprawnie zarządzaną musi się ona uporać z koordynacją przepływu informacji. W tym celu najczęściej wdraża się dowolny, duży system informatyczny, który powinien zawsze prowadzić do integracji organizacji. Z kolei integracja organizacji zawsze następuje na płaszczyźnie powiązań w systemie przepływu pracy, który stanowi tzw. sieć procesów.
— Jedyną skuteczną drogą do wdrożenia z sukcesem dużego zintegrowanego systemu informatycznego jest analiza procesów przedsiębiorstwa. Diagnoza i projektowanie optymalnych procesów są niezbędne, aby wdrożenie systemu informatycznego nie odbywało się w oderwaniu od rzeczywistości typowej dla branży, w której działa konkretne przedsiębiorstwo — uważa Krzysztof Martenka, dyrektor departamentu doskonalenia procesów IDS Scheer Polska.
W każdej firmie celem wdrożenia zintegrowanego systemu informatycznego powinno być usprawnienie funkcjonowania przedsiębiorstwa. Nieco bardziej złożone cele pojawiają się natomiast wśród podmiotów, które mają już kilkuletnie doświadczenie w tej dziedzinie. Badania prowadzone w krajach Europy Zachodniej dowodzą, że jeżeli firmy te miałyby się powtórnie zdecydować na wdrożenie zintegrowanych systemów informatycznych, największy nacisk położyłyby na analizę i optymalizację procesów, nie zapominając jednocześnie o odniesieniu do strategii przedsiębiorstwa.
— Zgodnie z tym podejściem propozycje w obszarze prac wdrożeniowych i ich wspomagania można zamknąć w obrębie pojęć: od strategii do procesów, od procesów do wdrożenia — twierdzi Krzysztof Martenka.
Należy przy tym przyjąć założenie, że optymalne procesy projektowane są na podstawie zdefiniowanych, strategicznych celów biznesowych. Wsparcie zdefiniowanych procesów jest realizowane przez system, który zawiera wszystkie właściwe moduły dla biznesu firmy. Poprzez używany system informatyczny użytkownicy wdrażają procesy w odniesieniu do celów organizacji. W nowoczesnej firmie wdrażanie procesów tak powinno wyglądać.
Skuteczne wdrożenie systemu np. klasy Enterprise Resource Planning (ERP) nie jest możliwe bez precyzyjnego zaprojektowania procesów. Takie podejście zakłada, że zbiór map docelowych procesów staje się wyznacznikiem budowania koncepcji biznesowej wdrożenia. Dokumentowanie i projektowanie implementacji systemu ERP upraszczają prace z odpowiednimi narzędziami, które budują również bazę wszechstronnego materiału szkoleniowego dla pracowników, korzystających potem ze zintegrowanego systemu informatycznego. Model zaprojektowanych procesów powiązany z zasadami realizacji transakcji przez ERP może być ponadto bardzo przydatny podczas analizy potrzeb rozwoju zintegrowanego systemu informatycznego. Krzysztof Martenka podkreśla, że analiza procesów pod tym kątem pozwala dobrać właściwie nowe funkcjonalności ERP, które są niezbędne np. do dopisania. Dzięki temu można zredukować czas trwania konfiguracji systemu i obniżyć koszty wdrożenia.
— Do tej pory przy wdrażaniu systemu klasy ERP dominowało podejście, opierające się na kulcie technologii, co często prowadziło do braku wymiernych efektów ekonomicznych. Najczęściej firmy zapominały o kolejności podejmowanych działań. Z pewnością skuteczną drogą do wprowadzenia w firmie zintegrowanego systemu informatycznego jest precyzyjna analiza i zaprojektowanie procesów biznesowych przedsiębiorstwa, co rzeczywiście pozwala na redukcję kosztów całego wdrożenia — potwierdza Andrzej Głowacki, prezes firmy Doradztwo Gospodarcze DGA.