Jak zwiększyć swoją wydajność? Pierwszym, co przychodzi nam do głowy, jest wydłużenie dnia pracy, szczelniejsze zapełnienie harmonogramu, robienie kilku rzeczy naraz. Między jednym a drugim spotkaniem można zadzwonić do kilku klientów, a z przerwy lunchowej odkroić 10 minut na przeczytanie zaległych mejli. Jeśli od czasu do czasu zabierzemy robotę do domu, nasz projekt tylko na tym zyska..
To zgodna z intuicją metoda dokładania sobie obowiązków, zalecana przez niektórych trenerów biznesu. Wielu osobom pomaga piąć się po szczeblach kariery, a zespołom wyrabiać plan, więc jakże ją kwestionować? Mimo to spróbujmy odwrotnego podejścia – zamiast dodawać, odejmijmy sobie obowiązków. Niektóre punkty w kalendarzu można wykreślić, do innych podejść mniej ambitnie. Dzięki temu znajdziemy czas i energię na naprawdę ważne zadania.
Spotykaj się na stojąco
Zacznijmy od spotkań. W książce „Menedżer na starcie” Julie Zhuo przytacza badania, według których dyrektorzy generalni spędzają średnio na służbowych zebraniach 60 proc. czasu, a kolejne 25 proc. – na rozmowach telefonicznych lub publicznych wydarzeniach.
W innym badaniu wykazano, że przygotowanie spotkań na szczeblu dyrektorskim w dużej firmie pochłania, uwzględniając wszystkich zaangażowanych, aż 300 tys. roboczogodzin rocznie. Gdybyśmy jeszcze zbierali się po to, by coś istotnego omówić, załatwić niecierpiące zwłoki sprawy, ale nie – zdaniem Zhuo normą są bezsensowne nasiadówki: powtarzalne treści, zbaczanie z głównego tematu, zdominowanie dyskusji przez jedną lub kilka osób, ludzie kłócący się ciągle o to samo.
W bestsellerze „Rework” Jason Fried i David Heinemeier Hansson radzą korzystać z minutnika, zaprosić tylko tyle osób, ile jest konieczne, wreszcie organizować spotkania w miejscach, które wiąże się z omawianymi sprawami, a nie w sali konferencyjnej. Kolejna ich sugestia to skończyć ze zwyczajem rezerwowania na zebranie pół godziny lub godziny. Jeśli na przegadanie sprawy wystarczy siedem minut, dokładnie tyle należy poświęcić - i ani sekundy więcej. Inni praktycy zarządzania radzą wynieść z pomieszczenia krzesła, bo spotkania, na których uczestnicy stoją, są średnio o 34 proc. krótsze niż te na siedząco, jak dowiedli naukowcy z Uniwersytetu Missouri. Mniej wygodna pozycja ciała sprzyja koncentracji. Najskuteczniejsze są spotkania na stojąco trwające do 20-25 minut. Dłuższe wiążą się z większym dyskomfortem, co w końcu przekłada się ujemnie na efektywność.
Stojąc prosto, w naturalny sposób przyjmujemy tzw. postawę mocy (ang. power posing), która – zdaniem Amy Cuddy, amerykańskiej psycholog społecznej – pomaga naszym mózgom funkcjonować w warunkach stresu. Nie dość tego: wyprostowana sylwetka pozytywnie wpływa na naszą psychikę, dodaje siły, energii, zdecydowania. Sprawia też, że inni traktują nas z respektem.
Sprawdź program konferencji “Komunikacja menedżerska”, 24 listopada 2022, Warszawa >>
Wyłącz ten cholerny telefon
Dla odmiany skulone ciało i pochylona głowa kojarzone są z wycofaniem i lękiem. Taki język ciała czasem jednak wprowadza w błąd, bo może wynikać nie tyle z braku przebojowości, ile ze złego nawyku, który w ostatnich latach rozprzestrzenił się na fali fascynacji ekranami. Codziennie przez wiele godzin garbimy się nad smartfonami, tabletami i laptopami, przez co górna część naszych pleców trwale wygina się w łuk.
Gdy ktoś zwraca nam uwagę, że za przez mobilne gadżety tracimy zdrowie i czas, usprawiedliwiamy się zawodową koniecznością. Cyfrowy sprzęt usprawnia komunikację i zarządzanie – tłumaczymy. Słowem się nie zająkniemy, w jakim stopniu urządzenia te pomagają nam w zadaniach służbowych, a w jakim służą do gier, robienia zakupów i zaglądania na serwisy społecznościowe. Do myślenia dają dane międzynarodowego portalu Screen Education: aż 2,5 godziny dziennie pracownicy używają w pracy telefonów do celów niezwiązanych z obowiązkami zawodowymi.
Tyle czasu traci codziennie statystyczny pracownik w Polsce na czynności, które nie wchodzą w zakres jego obowiązków zawodowych – wynika z badania LiveCareer Polska. Posiłki zajmują mu 15 minut, plotki 12, a przerwy na papierosa 9. 44 proc. respondentów przyznaje, że zdarza im się pracować nieefektywnie, a 45 proc. tej grupy miewa z tego powodu wyrzuty sumienia.
„Mogę garbić się przy komputerze przez pół dnia, nerwowo czytając mejle, i nie zrobić w tym czasie niemal niczego sensownego” – pisze w „Harvard Business Review” Daniel Pallotta, amerykański przedsiębiorca. „Mogę powtarzać, że jestem ofiarą losu, a potem wyjść o osiemnastej z poczuciem, że przepracowałem cały dzień. I biorąc pod uwagę moje zmęczenie psychiczne, faktycznie można tak stwierdzić”.
Gorzej, jeśli w tej samej chwili prowadzimy rozmowę przez telefon, odpowiadamy na zapytanie ofertowe i akceptujemy wniosek urlopowy podwładnego. Przerzucanie się z czynności na czynność skutkuje mniejszą wydajnością pracy i większą liczbą błędów – w obu przypadkach aż do 50 proc. W perspektywie długofalowej wielozadaniowość prowadzi do drenażu fizycznej i mentalnej energii człowieka – uświadamia Roy F. Baumeister, amerykański psycholog, który zjawisko to nazywa wyczerpaniem się zasobów ego. Poczucie przepracowania nie ma jednak nic wspólnego z produktywnością.
Pozwól sobie na nieudolność
Synonimem produktywności nie jest także perfekcjonizm. Ulegają mu m.in. ci menedżerowie i specjaliści, którzy uważają, że każde ich dzieło, nawet błahe, powinno być na szóstkę z plusem. Raport dla klienta, prezentacja w PowerPoincie, komentarz dla branżowych mediów – jeśli w swoim projekcie znajdą jakąkolwiek niedoskonałość, poprawiają go i dopieszczają przez długie miesiące, przekraczając terminy, budżety i cierpliwość klientów. Tymczasem postęp wymaga przyzwolenia na popełnianie błędów i osiąganie rezultatów dalekich od wymarzonych, bo zrobione jest lepsze od doskonałego.
„Jeżeli pierwsza wersja produktu nie budzi twojego zakłopotania, to znaczy, że wprowadziłeś ją na rynek za późno” – twierdzi Reid Hoffman, założyciel PayPala i serwisu LinkedIn. Nie nauczymy się niczego, dopóki nie zdobędziemy się na odwagę pokazaniu światu – a przynajmniej krytykom, recenzentom, testerom – „brzydkiego kaczątka”, jak mawia się w studiu filmowym Pixar o rzeczach nieudolnych, niekompletnych i trudnych do obrony. Jest oczywiste, że nie byłoby Buzza Astrala bez setek beznadziejnych pomysłów, które raz po raz prowadziły twórców w ślepe uliczki i wydawały się zwiastować klęskę.
Jeszcze raz zacytujmy Reida Hoffmana: „Jeśli chodzi o nowe produkty, niedoskonałość jest doskonałością”.
Podsumowując: nie mylmy ciągłych poprawek z postępem, a smartfonów z efektywną komunikacją. Nie stawiajmy też znaku równości między długimi spotkaniami a rozwiązywaniem ważnych dla firmy problemów. Mogą to być tylko działania zastępcze, przez które kręcimy się w kółko jak chomiki w kołowrotkach, zamiast realizować cele zespołu i spełniać osobiste marzenia.