Do zamówień publicznych staje tylko co piąta polska firma. Tymczasem nowe prawo uprościło procedury przetargowe.
W AMC Group z Głogowa przygotowywaniem ofert na zamówienia publiczne, oprócz dyrektor działu konsultingu Gabrieli Pachołek, zajmują się jeszcze dwie osoby.
— Składaliśmy oferty m.in. na dostawę sprzętu specjalistycznego dla Regionalnej Dyrekcji Lasów Państwowych z Wrocławia czy dla Przemyskiej Gospodarki Komunalnej — wylicza Gabriela Pachołek.
Rynek państwowych zleceń przekraczających wartość 6 tys. euro, jest oceniany w Polsce na kilkadziesiąt miliardów złotych rocznie. W przetargach uczestniczy jednak tylko około 20 proc. podmiotów prowadzących działalność gospodarczą. Wśród małych i średnich przedsiębiorstw ten odsetek jest jeszcze mniejszy. Wszystko przez skomplikowaną procedurę, brak wiary w sukces, koteryjność decydujących o wydatkach struktur administracji, a także z wielu innych powodów.
Po ostatniej nowelizacji prawa zamówień publicznych sytuacja oferenta jest jednak lepsza. Stosy dokumentów naprawdę warto przekopać, tym bardziej że pieniądze z administracji są pewne jak żadne inne. A droga do sukcesu wcale nie jest skomplikowana. Co trzeba zrobić?
Krok pierwszy
Ofertę interesującego nas przetargu znajdziemy na jednym z kilku serwisów internetowych, które je publikują (patrz ramka).
— Organizator publicznego przetargu wartości do 60 tys. euro nie ma obowiązku publikacji ogłoszenia w biuletynie zamówień publicznych. Zamawiający zobowiązany jest wtedy do zamieszczenia ogłoszenia o przetargu w widocznym miejscu w swojej siedzibie, a jeśli ma stronę internetową, powinien także tam ogłosić zamówienie — mówi Anita Wichniak-Olczak z Urzędu Zamówień Publicznych.
Dodatkowo art. 29, 30 oraz 31 ustawy o zamówieniach określają, że sposób opisu przedmiotu zamówienia ma być jednolity i wyczerpujący.
Krok drugi
Zwracamy się do zamawiającego o specyfikację istotnych warunków zamówienia. Jej koszt zazwyczaj nie przekracza kilkudziesięciu złotych. Katalog elementów, jakie powinna zawierać, określa art. 36 ustawy.
— W specyfikacji należy zwrócić uwagę przede wszystkim na wymagania związane z udziałem w przetargu — ekonomiczne, kadrowe, sprzętowe czy dotyczące dokumentów, np. o niezaleganiu z płatnościami wobec Urzędu Skarbowego czy ZUS — zaznacza Anita Wichniak-Olczak.
— Jeżeli nie spełniamy jakiegoś warunku, powinniśmy rozważyć start wspólnie z inną firmą. Konsorcjum, w którym wykonawcy łączą swoje umiejętności, możliwości sprzętowe itp., ma większe szanse uzyskania zamówienia — dodaje nasza rozmówczyni.
Nie masz 100 tys. zł na wadium, zabezpieczenie kontraktu czy kaucję? Wyjściem jest zakup uznawanych przez zamawiających gwarancji. Oferują je m.in. ubezpieczyciele. Na przykład koszt zabezpieczenia wadium nie przekracza zwykle 0,3 proc. jego wysokości.
— Jeżeli przy interpretacji specyfikacji pojawiają się niejasności, możemy zwrócić się do zamawiającego z prośbą o wyjaśnienia. Nie później jednak niż na sześć dni przed terminem złożenia ofert — wyjaśnia Gabriela Pachołek.
Krok trzeci (ewentualny)
Jeden ze szpitali w Wielkopolsce wybierał kiedyś dostawcę nabiału. Większość punktów komisja przetargowa przyznawała za walory smakowe sera, jogurtu i masła, które — nim rozstrzygnięto sprawę — oferenci kilogramami dostarczali komisji. Inny szpital, zamawiając aparaturę RTG, przez pół roku próbował urządzeń kilku firm, po czym przetarg unieważnił.
— Dziś takich sytuacji już nie ma, próbki są płatne. Ale ciagle zdarzają się specyfikacje wyraźnie przygotowane pod jednego oferenta. Kiedy tylko biorący udział w przetargu to zauważą — nawet późno, po wyborze dostawcy — powinni oprotestować procedurę — mówi Andrzej Łukaszewicz, konsultant Polskiego Związku Rzeczoznawców Zamówień Publicznych z Piły.
Przetargowi rzeczoznawcy, tacy jak Łukaszewicz, doradzają na każdym etapie procedury — tak oferentom, jak i zamawiającym. To dobre rozwiązanie szczególnie dla tych przedsiębiorców, którzy w przeciwieństwie do AMC Group nie mają pieniędzy, by w firmie zorganizować specjalną komórkę do opracowywania przetargowych papierów.
Przygotowanie protestu kosztuje u Andrzeja Łukaszewicza 300 zł, plus premia za skuteczność. Wstępna weryfikacja poprawności złożonej przez firmę oferty w przetargu to 200 zł.
— Klienci przysyłają mi przygotowane dokumenty i specyfikację. Badam, czy jest tam wszystko, co powinno być zamieszczone i dołączone — wyjaśnia rzeczoznawca.
Przygotowanie zaś oferty na przetarg kosztuje u rzeczoznawcy około 500 zł, choć wiele zależy od stopnia skomplikowania procedury.
— Protest można wnieść w siedem dni od powstania okoliczności uzasadniejącej jego złożenie, jednak w przypadku specyfikacji nie później niż na trzy dni przed terminem złożenia ofert. Protest na wykluczenie z procedury, a także wybór wykonawcy czy dostawcy — również w siedem dni od uzyskania wiedzy o zaistniałej sytuacji — wymienia Anita Wichniak-Olczak.
Krok czwarty
Przedsiębiorcy sami wiedzą najlepiej, jak skalkulować ceny i przygotować konkurencyjną ofertę.
— Trzeba liczyć się z tym, że opracowanie oferty jest czasochłonne, kilka dni to minimum. Natomiast nie ma się co bać, że jesteśmy mniej konkurencyjni od zachodnich koncernów. Lepiej znamy rodzimy rynek, w wielu wypadkach bywamy tańsi. W AMC Group do ofert przetargowych zawsze staramy się dołączać coś „ekstra” — mówi Gabriela Pachołek.
Warto przypomnieć, że specyfikacja zwykle zawiera wzór umowy, wzory oświadczeń i formularz ofertowy, w którego poszczególnych pozycjach należy wpisać ceny.
Krok piąty
Gdy nastąpi otwarcie ofert, stają się one jawne i uczestnicy przetargu mają prawo wglądu w ich treść. Warto wówczas sprawdzić, czy konkurencja spełniła wszystkie warunki, czy przedstawiła żądane zaświadczenia i czy są one zgodne z prawdą. Jeżeli w ofercie któregoś z konkurentów jest coś nie tak, należy wnioskować o jego wykluczenie z postępowania (mamy na to siedem dni). Należy jednak pamiętać, że nie są ujawniane informacje zastrzeżone przez oferenta jako tajemnica przedsiębiorstwa (np. technologia produkcji).
Krok szósty
Jeżeli po rozstrzygnięciu przetargu okazuje się, że to właśnie my będziemy np. wstawiać nowe okna w magistracie, możemy uczcić sukces. Jeśli przegraliśmy, a bardzo zależy nam na kontrakcie, to warto pamiętać o wspomnianych wyżej terminach protestu (zawsze siedem dni — w tym wypadku od rozstrzygnięcia przetargu). Zamawiający mógł przecież ocenić oferty niezgodnie ze specyfikacją, mógł też źle policzyć punktację przetargową.
Nawet gdy protest zostanie odrzucony — nie wszystko stracone. Możemy się odwołać do Urzędu Zamówień Publicznych w ciągu pięciu dni od rozpatrzenia protestu lub upływu terminu na jego rozpatrzenie.
Decyzję w sprawie odwołania dostaniemy w ciągu 15 dni. Rozpatrzy je zespół arbitrów niezależnych od prezesa UZP. Skład arbitrów powoływany jest w drodze jawnego losowania komputerowego.