TFI szykują się do zmian na rynku

  • Materiał partnera
opublikowano: 11-06-2021, 15:24

Powierzenie usług księgowych i wyceny wyspecjalizowanemu podmiotowi zewnętrznemu to dla towarzystw funduszy inwestycyjnych sposób na ograniczenie kosztów działania.

Często dodatkową korzyścią z powierzenia księgowości podmiotowi zewnętrznemu jest nie tylko obniżenie jej kosztów, ale także innych znaczących wydatków, np. kosztów systemów IT użytkowanych do wyceny i księgowości. Część towarzystw już wybrała takie rozwiązanie, inne się do tego przygotowują.

Fundusze inwestycyjne mogą sprzedawać jednostki bez opłat manipulacyjnych, ale kosztów za zarządzanie nie da się uniknąć. Te są jednak od 2019 r. ustawowo ograniczane. Historycznie przekraczały 4 proc., ale od 1 stycznia mają spaść do 2 proc. TFI znajdują się więc pod presją regulacyjną związaną z przychodami, co wymusza optymalizację kosztów, zwłaszcza obsługi księgowej.

- W przypadku powierzenia usług księgowych i wyceny podmiotowi zewnętrznemu wyspecjalizowanemu w tego typu działalności koszty te w sposób zrozumiały dla klientów są przenoszone na fundusz. Z uwagi na ograniczenia występujące często w statutach funduszy tego typu zmiany wymagają współpracy z regulatorem i podjęcia wysiłków prawnych, ale – podobnie jak na Zachodzie – staje się to standardem w również w Polsce – mówi Adam Łaganowski, dyrektor sprzedaży ProService Finteco, firmy, która dostarcza towarzystwom funduszy inwestycyjnych systemy informatyczne, prowadzi ich obsługę księgową i wycenę aktywów.

Outsourcing pozwala skoncentrować się na podstawowej działalności, zapewnia synergie kosztowe oraz ograniczanie ryzyka.

- Wykonywanie usługi księgowości dla funduszu i dokonywanie wyceny jego jednostki jest usługą cykliczną (codzienną lub wykonywaną z mniejszą częstotliwością). Przez wiele lat TFI robiły to samodzielnie, angażując w ten proces własnych księgowych, często były to oddzielne działy liczące wiele osób. Przekazanie tych usług podmiotowi zewnętrznemu pozwala towarzystwom skoncentrować się na ich podstawowej działalności, którą jest zarządzanie aktywami, tworzenie nowych produktów oraz ich marketing i sprzedaż. Tymczasem proces wyceny i księgowości (chociaż niezbędny) postrzegany jest raczej jako działalność poboczna, generująca koszty, tym bardziej znaczące, im częściej zmienia się otoczenie prawne – tłumaczy Adam Łaganowski.

Systemy do księgowości i wyceny funduszy są mocno skomplikowane i wymagają ciągłych nakładów w celu odzwierciedlenia w nich zmian regulacyjnych i prawnych. W przypadku gdy z takiego systemu korzysta kilka, kilkanaście TFI, pojawia się efekt synergii kosztowej wynikający ze współdzielenia kosztów. Ponadto TFI nie muszą utrzymywać własnych systemów IT, ponosić kosztów licencyjnych i zatrudnienia specjalistów IT. Do zera spadają także koszty infrastruktury.

- Kwestią o dużej istotności jest ograniczanie ryzyka. Przy wycenie aktywów funduszu nie można wykluczyć powstania błędu. W przypadku powierzania procesu podmiotowi zewnętrznemu ryzyko przenoszone jest na podmiot, któremu zleca się usługę. W przypadku większej liczby TFI koszt ubezpieczenia tego typu ryzyka rozkłada na większą liczbę funduszy, co stanowi dodatkową synergię kosztową – dodaje przedstawiciel ProService Finteco.

Koszty pracownicze

Utrzymanie działu księgowości w TFI to konieczność zorganizowania całego procesu i jego zarządzania, w tym zapewnienie pełnej zastępowalności pracowników. Nawet jeśli w małym TFI jeden pracownik byłby w stanie obsłużyć niezbędne procesy, i tak musi mieć zastępstwo w przypadku choroby, urlopu czy innych zdarzeń losowych. Ponadto niektóre czynności wymagają sprawdzenia i zatwierdzenia przez drugą osobę w ramach kontroli wewnętrznej. Z kolei zasoby to konieczność zapewnienia większej powierzchni biurowej i stanowisk pracy, to także wyższe koszty stanowisk prac, administracyjne oraz HR. Kolejną korzyścią jest zatem obniżenie kosztów osobowych.

- Coraz więcej TFI decyduje się zatem na powierzenie usług księgowości i wyceny podmiotowi zewnętrznemu lub analizują korzyści wynikające z takiego rozwiązania. Większość towarzystw nie posiada już pełnych działów księgowości. Skupiamy się zarówno na międzynarodowych grupach kapitałowych, jak i TFI opartych na rodzimym kapitale – podkreśla Adam Łaganowski.

W przypadku utrzymywania wewnętrznego działu księgowości, częstego wykonywania prac przez pracowników spoza tego działu oraz przy dużej liczbie funduszy ustalenie kosztu wyceny jednego funduszu często bywa utrudnione. W przypadku powierzenia usług księgowości i wyceny podmiotowi zewnętrznemu koszty te wynikają z umowy, wynagrodzenie jest zaś transparentne. Pozwala to na sprawne obliczanie rentowności dla danego funduszu, co sprzyja bardziej efektywnemu zarządzaniu ofertą produktową.

Oszczędności i jakość serwisu

Wycena funduszu jest skomplikowana nie tylko pod kątem rozwiązań księgowych i podatkowych, ale również regulacyjnych. Będąc obsługiwanym przez duży podmiot, mamy pewność, że będzie zachowana spójność tych rozwiązań.

Każdy proces realizowany przez podmiot zewnętrzny podlega ocenie i ma zagwarantowany w umowie poziom profesjonalizmu usług. Określa się go w umowie SLA, czyli Service Level Agreement. Daje ona klientowi komfort i określa, jak serwis będzie wyglądał. Niedotrzymanie umowy wiąże się z karami. Firmy zajmujące się obsługą procesów TFI mają więc motywację do tego, żeby jakość usług była na najwyższym poziomie i klient miał pewność, że cały proces jest przeprowadzany właściwie.

– Przy założeniu, że koszty towarzystwa będą przerzucone na fundusz, można mówić o 80–90 proc. redukcji kosztów. Największa oszczędność jest na systemie, który jest bardzo drogi, a jeżeli następują zmiany regulacyjne, firmy informatyczne za dostosowanie systemu pobierają bardzo wysokie opłaty – zaznacza Adam Łaganowski.

ProService Finteco ma własny system informatyczny AVS – Asset Valuation System. Firma sama go rozwija, nie polega na trzecich podmiotach, które mogłyby ją zaskakiwać kosztami. Ma więc komfort pracy na własnym rozwiązaniu informatycznym.

Warsztaty procesowe

ProService Finteco zawsze też proponuje swoim potencjalnym klientom nie tylko obsługę księgowości, ale również zatrudnienie osób, które przy niej w TFI pracowały.

– Zależy nam na osobach o wysokich kompetencjach, a nikt nie zna funduszy tak dobrze jak ich pracownicy, więc są bardzo cenni nie tylko w całym procesie migracji, czyli w pierwszym okresie, kiedy fundusze są wyceniane równolegle w TFI i ProService Finteco, ale również później. Nie pozostawiamy ludzi bez pracy, dajemy im w pakiecie gwarancje zatrudnienia i utrzymania zarobków. Przychodzą do nas i się rozwijają – zapewnia Adam Łaganowski.

Proces przeniesienia księgowości do firmy zewnętrznej jest jednak bardzo skomplikowany. W przypadku przeniesienia usług z dużych TFI trwa około dziewięciu miesięcy. TFI też często dojrzewają latami do podjęcia decyzji o przekazaniu obsługi księgowej. Mają jednak możliwość przekonania się o korzyściach. ProService Finteco prowadzi warsztaty procesowe z klientami, na których definiowany jest potencjalny obszar projektu, tworzona mapa przyszłego procesu i harmonogram prac.

– Jesteśmy podmiotem pierwszego wyboru, co roku pozyskujemy kilku klientów. W tym roku pracujemy nad migracją dwóch, ale duża część rynku jest jeszcze do zagospodarowania. Liczymy, że z czasem będziemy pozyskiwać kolejnych – mówi Adam Łaganowski.

Niższe koszty i mniejsze ryzyko
Małgorzata Barska, prezes NN Investment Partners TFI

W NN Investment Partners TFI zdecydowaliśmy się na powierzenie procesów związanych z księgowością funduszy inwestycyjnych przede wszystkim z trzech głównych powodów. Po pierwsze, przekazanie zewnętrznemu partnerowi tak dużego procesu pozwala nam osiągnąć istotne oszczędności finansowe. Po drugie, dywersyfikujemy ryzyko związane z outsource’owanym procesem, czyli minimalizujemy negatywne konsekwencje popełnienia błędu.

Nie ulega przy tym wątpliwości, że powierzenie skomplikowanych i ważnych procesów wiąże się z wyzwaniami po stronie TFI. Powinna ona posiadać odpowiedni zespół i narzędzia do tego, żeby monitorować i kontrolować pracę firmy zewnętrznej.

W przypadku korzystania z usług zewnętrznych oczywiście dalej ponosimy ryzyko reputacji związane z ewentualną pomyłką, natomiast jej koszty finansowe byłyby w takim przypadku współdzielone z partnerem. Trzeci powód jest może mniej oczywisty i bywa często niedoceniany, natomiast jest równie istotny – firma zewnętrzna jest ściśle wyspecjalizowana w kilku obszarach, w tym przypadku w prowadzeniu księgowości funduszy inwestycyjnych. Posiada wysoko wykfalifikowaną kadrę, ściśle określone spektrum kompetencji, specjalistyczne systemy informatyczne i duże doświadczenie w obsługiwaniu nie tylko nas, ale również innych podmiotów z naszej branży. Korzystając z jej usług, po prostu czerpiemy z tego know-how.

Warto również wspomnieć, że w operacyjnej przestrzeni działalności funduszy inwestycyjnych możemy zdefiniować trzy podstawowe obszary, które zleca się podmiotom zewnętrznym. Są to: usługi depozytariusza – podmiotu przechowującego aktywa funduszu i sprawującego nadzór nad działalnością funduszu, usługi agenta transferowego odpowiadającego m.in. za realizację zleceń jednostkami uczestnictwa funduszu, prowadzącego rejestr tych jednostek, rejestr uczestników funduszu inwestycyjnego i inne, oraz usługi księgowe, polegające na wycenie aktywów i prowadzeniu rachunkowości funduszy. Z punktu widzenia TFI wydaje się korzystne zlecenie realizacji funkcji agenta transferowego oraz księgowości funduszy jednemu partnerowi, są to bowiem obszary ściśle ze sobą powiązane.

Agent transferowy i księgi u jednego operatora
Jacek Marcinowski, prezes Santander TFI SA

Przekazanie obsługi księgowości funduszy Santander było poprzedzone przejęciem obsługi agenta transferowego, realizowanej dotychczas w Grupie Santander. ProService Finteco przejął cały proces wraz z zespołem, który te funkcje wykonywał. Obecnie obie funkcje – agenta transferowego i prowadzącego księgi funduszy – są realizowane u jednego partnera, co uważamy za optymalne rozwiązanie.

Santander TFI jest dużym towarzystwem z imponującą liczbą funduszy. Dzięki zapewnieniu przejęcia zespołu nasi dotychczasowi pracownicy brali chętnie udział w projekcie i został on przeprowadzony sprawnie. Cała operacja odbyła się z jednej strony z zapewnieniem ciągłości pracy pracownikom, a z drugiej pozwoliła nam na uzyskanie korzyści kosztowych, wynikających przede wszystkim z ograniczenia wydatków IT oraz współdzielenia pozostałych kosztów. Dzięki temu towarzystwo jest w stanie bardziej skupić się na głównych obszarach biznesu, czyli zarządzaniu funduszami oraz prowadzeniu aktywności sprzedażowych i marketingowych.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Polecane