Podstawową kompetencją zarządcy nieruchomości jest umiejętność sprawnej komunikacji.
— Podstawą tej pracy jest dobra komunikacja i to we wszystkich sferach: operacyjnej, technicznej i administracyjnej. Zarządca jest dla najemców źródłem informacji i pierwszą osobą, którą uprzedzają o swoich poczynaniach. Dbanie o tę relację jest więc bardzo ważne — mówi Karolina Nitka, starszy zarządca w dziale zarządzania nieruchomościami firmy JLL. Na zarządcach budynków — często z wieloma najemcami — spoczywa olbrzymia odpowiedzialność. W grę wchodzą zarówna renoma firmy, którą reprezentuje zarządca, jak i gigantyczne pieniądze, jakie najemca płaci za wybraną powierzchnię.
Wszystko ma znaczenie
Wejście na chwilę w buty zarządcy nieruchomości to uświadomienie sobie, że diabeł tkwi w szczegółach. Osoba odpowiedzialna za sprawne funkcjonowanie najemców w budynku musi zwracać uwagę na szczegóły — od przepalonej żarówki po zmianę pogody.
— Informujemy najemców o wszystkim, co się dzieje w budynku i najbliższej okolicy. Komunikaty przekazujemy mailem, telefonicznie, zachęcamy też do korzystania z helpdesku. Przede wszystkim zaś rozmawiamy. Organizujemy też regularne spotkania, na których najemcy mają okazję przekazać swoje uwagi lub przedstawić oczekiwania — opowiada Karolina Nitka. Zwykle oczekiwania najemców są bardzo duże. W przypadku najlepszych powierzchni w najbardziej atrakcyjnych miejscach, kiedy za wynajem trzeba zapłacić duże sumy, najemcy wymagają zarządzania na najwyższym poziomie. Chodzi nie tylko o możliwość odpowiedniego zorganizowania pracy, lecz także o poczucie bezpieczeństwa.
— Dobry zarządca dba o wszystkie sprawy techniczne i operacyjne związane z budynkiem, co także znacząco wpływa na komfort najemców. Należy dać im poczucie bezpieczeństwa — podkreśla Karolina Nitka.
Oznacza to, że praca zarządcy nieruchomości jest nie tylko skomplikowana pod względem logistycznym (należy koordynować pracę kilku firm, często zajmujących się odmiennymi sprawami w jednym budynku czy kompleksie), technicznym (pilnować dostawców, od razu reagować na wszelkie zniszczenia, braki, usterki itd.) i emocjonalnym (zawsze trzeba być taktownym, podtrzymywać dobre relacje ze wszystkimi stronami, być mediatorem w sporach).
— Jeśli firma zarządzająca potrafi pełnić wymagania dotyczące sprawozdawczości, a jednocześnie odpowiednio zinterpretować rezultaty i dostosowywać do nich działania najlepiej wykwalifikowanych pracowników, to spełni oczekiwania nawet najbardziej wymagających właścicieli nieruchomości i deweloperów — twierdzi Christopher Rasiewicz, dyrektor zespołu zarządzania nieruchomościami w firmie DTZ.
Zawsze pod ręką
Kontakt zarządcy z najemcą nie może być ograniczany. Zdarza się, że nawet podczas urlopu zarządca odbiera telefony i na odległość załatwia pilne sprawy. — Najlepiej, jeśli biuro zarządcy jest w budynku, za który odpowiada. Umożliwia to bezpośrednią kontrolę, pozwala szybciej zareagować, rozwiązać kryzysową sytuację. Najemcy bardzo sobie cenią ten bliski kontakt — zauważa Karolina Nitka. Kolejną sprawą jest myślenie całościowe.
To zarządca musi ustalić liczbę pracowników w budynku, żeby się dało w nim sprawnie funkcjonować. — Zawsze należy dopasować liczbę obsługujących budynek do jego wielkości i liczby najemców — zaznacza Karolina Nitka.
Zarządca powinien także pełnić rolę pośrednika w kontaktach z właścicielem czy podwykonawcami, pomagać w uzyskiwaniu potrzebnych informacji dotyczących utrzymania biura lub budynku. — Coraz częściej zarządcy przygotowują także miesięczne raporty nie tylko dla właścicieli obiektów, ale także dla najemców, którzy chcą wiedzieć, jak wygląda zużycie energii, wielkość opłat użytkowych, jakie inwestycje zostały lub zostaną poczynione w budynku — komentuje Karolina Nitka. Bardzo ważne są też koszty.
Kompetentny zarządca zawsze blisko współpracuje z najemcami, na bieżąco informuje ich o sprawach finansowych. Ma to znaczenie nie tylko dla dbałości o koszty funkcjonowania budynku, lecz także przy budżetowaniu utrzymania biur poszczególnych najemców. Transparentność wydatków to jeden z ważniejszych aspektów, na które zwracają uwagę najemcy.
— Jest to możliwe tylko w firmie o dobrze zorganizowanej strukturze, gdzie zwierzchnicy przekazują pracownikom swoje cenne doświadczenia, wspierając ich przy tym i zachęcając do kreatywności. Ważną rolę odgrywają również systemy informatyczne. Na międzynarodowym rynku zarządzania nieruchomościami skuteczna kontrola danych i prawidłowe raportowanie przy obsłudze dużych inwestycji jest możliwe tylko przy użyciu sprawdzonych, najbardziej wydajnych systemów — podsumowuje Christopher Rasiewicz. © Ⓟ