Wdrożeniowe szkoły IT

Marcin Musioł
opublikowano: 31-05-2006, 00:00

Jaką wybrać metodę wdrażania systemu wspomagającego zarządzanie w firmie? Można wyróżnić dwie podstawowe.

Każdy system wspomagający zarządzanie (ERP) składa się z części (modułów) obsługujących poszczególne obszary firmy. Są moduły odpowiedzialne za obszar finansów, księgowości, kontrolingu, logistyki czy produkcji. Moduły mogą funkcjonować samodzielnie. Oczywiście niektóre, aby poprawnie działać, muszą korzystać z danych pobieranych z innych części systemu — np. wdrażanie modułu finansowego powinno zostać połączone z modułem księgowym i kontrolingu. Jednak część modułów, np. produkcyjny, może z powodzeniem funkcjonować samodzielnie.

Z tego względu często zdarza się, że firma użytkuje system ERP składający się tylko z jednego lub dwóch modułów. Z drugiej strony, najlepiej zinformatyzowane firmy posiadają bardzo rozbudowane systemy ERP, składające się z wielu modułów.

Wdrożenie systemu ERP w firmie może być realizowane dwiema podstawowymi metodami. W dużym skrócie można je przedstawić następująco: wszystkie funkcjonalności i moduły systemu wdrażane jednocześnie lub implementacja etapami — wdrażanie kolejnych modułów.

Wdrożenie jednoczesne

Jakie są najważniejsze zalety wdrożenia wybranych przez firmę funkcjonalności jednocześnie? Zdaniem Adama Gębskiego, menedżera ds. sprzedaży w firmie Zeto, jest nią pełna integracja tak wdrożonego systemu oraz jednorazowe wykorzystanie zasobów ludzkich. Rozwiązanie ma także swoje wady.

— Wdrożenie pełnej funkcjonalności wymaga od klienta bardzo dużego zaangażowania w projekt zasobów osobowych oraz dobrego opisania wszystkich procedur wewnętrznych. Nie bez znaczenia są też wysokie koszty pełnego wdrożenia i czas realizacji takiego projektu. Jeżeli w firmie nie ma odpowiedniej kultury organizacyjnej, brakuje świadomości IT oraz wykształconej w tym zakresie kadry, by kompleksowe wdrożenie miało szanse powodzenia, wymaga znacznych nakładów czasu, wysiłku i zaangażowania osób po stronie klienta i firmy wdrożeniowej — wyjaśnia Adam Gębski.

Zdaniem Pawła Jędrusika, dyrektora regionalnego w firmie Epicor Software Poland, brak wykwalifikowanej kadry utrudnia powodzenie takiego rozwiązania.

— Jeżeli personel firmy nie ma doświadczenia i świadomości IT lub brakuje mu opisów procesów, można się spodziewać dużej niechęci pracowników do systemu i wówczas wdrożenie na zasadzie „wszystko naraz” raczej się nie uda — twierdzi Paweł Jędrusik.

Jednak większość firm nie praktykuje tego rozwiązania. Wyjątkiem wśród pytanych jest firma Zeto, która preferuje wdrażanie wszystkich modułów jednocześnie.

Po kawałku

Nie wnikając w szczegóły, można powiedzieć, że wdrożenie etapowe polega na rozłożeniu całego przedsięwzięcia w czasie na poszczególne fazy, podczas których wdrażane będą wybrane przez klienta moduły. Z reguły w tym podejściu firma wdraża na początku najważniejsze dla niej funkcjonalności, aby później dokładać kolejne już mniej istotne elementy. Niekiedy zdarza się, że cały projekt rozkładany jest w ten sposób nawet na kilka lat.

— W porównaniu z metodą implementacji wszystkiego naraz, etapowe podejście do wdrożenia umożliwia dużo szybsze uruchomienie podstawowej funkcjonalności. Pozwala także na stopniowe poznawanie aplikacji przez użytkownika i sukcesywne zwiększanie wykorzystania funkcjonalności aplikacji. Etapowość wdrożenia umożliwia też rozłożenie w czasie kosztów z nim związanych — uważa Adam Gębski.

Najważniejsze wady takiego rozwiązania wskazywane przez ekspertów to: konieczność wielokrotnego angażowania zasobów osobowych ze strony klienta oraz ewentualna konieczność modyfikacji już użytkowanych funkcjonalności, tak aby w pełni zintegrować je z nowo wdrażanymi modułami.

Wybiera klient

Oczywiście na pytanie, która metoda jest lepsza, nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Jest to zależne od konkretnej firmy, profilu jej działalności oraz ustalonego projektu wdrożeniowego.

— To dostawca lub firma wdrożeniowa ma się dostosować do klienta, a nie odwrotnie. Dlatego nie mamy jakiegoś stałego scenariusza prowadzenia wdrożenia. Wszystko zależy od konkretnego klienta i jego sytuacji — uważa Paweł Jędrusik.

— Zakres projektu wdrożeniowego należy dobrać do skali firmy i jej umiejętności radzenia sobie ze zmianami. Pytanie, jakie należy sobie postawić, to: ile zmian na raz jest w stanie wytrzymać dana firma. Przykładowo, zmiana sposobu zarządzania i planowania produkcji, rozliczania kosztów, sposobu sprzedaży i zarządzania magazynami to może być zbyt wiele nawet dla sprawnej organizacji. W takim przypadku należy zdecydować się na uruchamianie poszczególnych funkcjonalności etapami. Odwrotna sytuacja występuje przy zbyt małym zakresie projektu, np. wdrożenie finansów i kontrolingu bez integracji z logistyką daje niewielkie korzyści — podkreśla Piotr Płóciennik, dyrektor ds. współpracy z klientami w firmie Business Consulting Center (BCC).

ERP potrzebuje aplikacji specjalistycznych

Witold Kilijański

prezes Controlling System

Systemy ERP projektowane są z myślą o ogólnym katalogu potrzeb biznesowych (zwykle dotyczących ewidencji i przepływu dokumentów w przedsiębiorstwie), w związku z czym z definicji ograniczona jest funkcjonalność niektórych ich modułów. Zdarzało się niezwykle często, że samo wdrożenie ERP było stosowane jako atrakcyjne hasło promocyjne. Równie często takie decyzje podejmowano, kierując się panującą na rynku modą. Obecnie takie sytuacje są rzadsze, ale w niczym nie zmienia to faktu, że jeśli firma potrzebuje bardziej zaawansowanych biznesowych narzędzi, zwykle wybiera specjalistyczne oprogramowanie (np. do zarządzania efektywnością firmy). Używając analogii medycznych, dostawców ERP i ich strategię można porównać do dużych, wielooddziałowych szpitali klinicznych, leczących szerokie spektrum schorzeń, zaś wyspecjalizowanych dostawców oprogramowania — do specjalistycznych klinik, zajmujących się bardzo dokładnie niektórymi dziedzinami medycyny — np. kardiologią, ortopedią itp. W medycynie oba rodzaje szpitali współdziałają ze sobą — pacjenci wymagający specjalistycznego leczenia kierowani są do wykwalifikowanych placówek. Podobnie jest w informatyce — tutaj również potrzeby biznesowe, których nie mogą zaspokoić typowe systemy ERP, realizowane są przy użyciu specjalistycznego oprogramowania.

Nie ma to jednak charakteru „doklejenia modułu”. Wdrożenie takiego rozwiązania musi być poprzedzone dokładną analizą potrzeb, odpowiednim skonfigurowaniem narzędzia i dobrym „dopasowaniem go” do istniejącej infrastruktury.

W tym sensie mówimy o nowej jakości, wykorzystującej najlepsze cechy obu rozwiązań i oferującej wartość dodaną.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Marcin Musioł

Być może zainteresuje Cię też:

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu