Wyjazdy pracownika pod kontrolą

  • Dorota Czerwińska
opublikowano: 02-02-2015, 00:00

Podróże służbowe: Odpowiednia polityka w firmie pozwala zaoszczędzić nawet jedną czwartą kosztów, jakie ponosi ona na związane z obowiązkami wyjazdy pracowników

Firmy na całym świecie wydają potężne sumy na podróże służbowe. Z szacunków Światowej Organizacji Turystyki Biznesowej wynika, że światowe wydatki na ten cel w 2014 r. wyniosły 1,18 bln dolarów — o prawie 7 proc. więcej niż w 2013 r. — i przez trzy lata mają rosnąć w podobnym tempie. To dobra wiadomość dla rozmaitych przewoźników i hotelarzy, ale rosnące wydatki na podróże niekoniecznie muszą cieszyć przedsiębiorców.

Zobacz więcej

Grzegorz Kawecki

— W wielu organizacjach rządowych i komercyjnych pojawia się problem braku kontroli nad pracownikami przy planowaniu przez nich wyjazdów służbowych. Wybierają ekskluzywne hotele i droższe przeloty albo decydują się na najtańsze, ale bardzo restrykcyjne taryfy lotnicze, które w razie zmian wiążą się z dodatkowymi opłatami. Dlatego ważne jest wprowadzenie w firmach polityki podróży służbowych, dzięki której można egzekwować zasady wyboru oferty przez pracowników i lepiej kontrolować budżet przeznaczany na ten cel — wskazuje Paweł Rek, dyrektor generalny Amadeus Polska.

Na jednej fakturze

Odpowiednia polityka w połączeniu z wykorzystaniem narzędzi do zarządzania podróżami służbowymi pozwala na spore oszczędności. Według Pawła Reka, konsekwentne korzystanie z internetowych narzędzi do zarządzania podróżami służbowymi może przynieść nawet 23-procentową redukcję wydatków firmowych przeznaczanych na ten cel. Korzyści czerpią także pracownicy — zyskują możliwość samodzielnego logowania się do systemu i dokonywania rezerwacji przelotów, hoteli lub samochodów zgodnie ze swoimi preferencjami, szybko i wygodnie, a jednocześnie zgodnie z polityką i możliwościami finansowymi firmy.

— Firmy zwykle są zasypywane fakturami od różnych dostawców, co zdecydowanie utrudnia kontrolę wydatków. My dostarczamy jedną fakturę, co ułatwia zarządzanie kosztami i potrzebami dotyczącymi podróży służbowych. Dzięki dużej i zróżnicowanej bazie hotelowej, którą udostępniamy klientom, mogą korzystać ze stawek korporacyjnych nawet do 60 proc. niższych od cen standardowych — zaznacza Adam Berezy, wiceprezes Netmedia Business Travel.

Pomocna technologia

Wyspecjalizowane firmy oferują wiele narzędzi, które ułatwiają zarządzanie podróżami służbowymi. Przykładowo: w Amadeusie jest to e-Travel Management lub Amadeus Corporate Travel & Expense Tool, Netmedia Business Travel ma autorski program Corporate Travel Assistant. Z kolei w firmie Edenred przedsiębiorcy mogą korzystać ze Spendeo.

— W organizację służbowych wyjazdów zaangażowane są różne osoby — oprócz samego pracownika jest to jego przełożony, dział księgowości, który wypłaca i rozlicza zaliczkę oraz księguje, działy kadr, administracji, zakupów. Korzystając z jednego systemu, każdy z nich otrzymuje jakiś benefit. Pracownik dostaje służbową kartę biznesową akceptowaną na całym świecie. Jako jej użytkownik jest także użytkownikiem systemu, w którym dokonuje rozliczeń.

Ponieważ wiele danych o transakcjach spływa automatycznie z karty na platformę, pracownikowi pozostaje tylko przypisać transakcje do wybranej z listy kategorii wydatków, delegacji czy projektu i wysłać menedżerowi do akceptacji.

Menedżer może kontrolować zasadność transakcji, analizować strukturę wydatków w swoim dziale, badać rentowność ofert i planować budżet. Najwięcej korzyści systemy zarządzania wydatkami dają jednak działom finansowym, bo likwidują obrót gotówkowy, minimalizują papierową dokumentację, a dzięki automatyzacji rozliczeń i integracji z systemem finansowo-księgowym redukują koszty operacyjne — opowiada Agnieszka Dolka-Bryndal, dyrektor linii biznesowej ds. zarządzania wydatkami w Edenred Polska.

Paweł Rek podkreśla, że istotą działania narzędzi do zarządzania podróżami służbowymi jest zapewnienie pracownikom dostępu do listy preferowanych dostawców usług, z którymi firma ma podpisane umowy i wynegocjowane stawki. Pomaga w tym moduł raportowy, który pozwala skuteczniej negocjować z dostawcami, bo przedstawiciel firmy może odwołać się do historycznych danych, np. liczby kupionych biletów na danej trasie czy noclegów w hotelach.

— Mając dostęp do danych dotyczących wydatków na wyjazdy z podziałem na departamenty i do szczegółowych informacji na temat ceny zakupu usługi przez konkretnego pasażera, a także o najniższej ofercie dostępnej w wybranym terminie, pracownicy po pewnym czasie sami dbają o to, aby wybierać optymalne oferty przelotów czy hoteli — twierdzi Paweł Rek.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Dorota Czerwińska, Rafał Fabisiak

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu