Wymagania, którym musi sprostać beneficjent

Materiał partnera
06-11-2016, 22:00

Fundusze UE Przedsiębiorco, zanim podpiszesz umowę o dofinansowanie, najpierw poznaj swoje obowiązki. Trzeba ich bezwzględnie przestrzegać

Coraz częściej eksperci zwracają uwagę na to, że większość z nas nie czyta informacji, pod którymi się podpisuje. Dotyczy to niestety również umów o dofinansowanie projektów unijnych. Nie jest to dokument prosty, zarówno w swojej strukturze, jak również w treści. Dlatego ze względu na dobro realizowanego przedsięwzięcia warto mu się bliżej przyjrzeć. Pozyskanie funduszy europejskich to tak naprawdę dopiero połowa sukcesu. Schody zaczynają się później, bo beneficjenci muszą zmierzyć się z wieloma procedurami, wytycznymi i regulaminami. Dlatego ważne jest, by skutecznie zakończyli i rozliczyli projekt, aby nie groziła im utrata otrzymanej dotacji. Umowy o unijne wsparcie to najczęściej dokumenty kilkunastostronicowe, zazwyczaj z wieloma załącznikami. W wielu wersjach umowy o dofinansowanie znajdujemy odwołania do innych dokumentów (regulacji UE, krajowych ustaw, rozporządzeń, wytycznych czy podręczników). Te umowy różnią się między sobą, ponieważ przygotowywane są przez wiele instytucji i uwzględniają specyfikę poszczególnych działań (np. inwestycyjnych, doradczych, szkoleniowych czy badawczo-rozwojowych). Niemniej jednak w swojej istocie są bardzo podobne.

Zadbaj o szczegóły

Znajomość zapisów umowy o dofinansowanie oraz zrozumienie wynikających z niej praw i obowiązków to jeden z kluczowych elementów decydujących o powodzeniu całego przedsięwzięcia. Za te kwestie nie musi oczywiście odpowiadać cały zespół projektowy. W przypadku małych i nieskomplikowanych przedsięwzięć powinno to być zadanie dla jednej osoby w firmie. Ważne jest też, aby kopię umowy posiadała osoba, która zajmuje się księgowością lub rozliczeniami finansowymi w ramach projektu. W przypadku większych i bardziej złożonych przedsięwzięć katalog tych osób powinien być szerszy. Do najważniejszych składowych umowy należą: warunki wypłaty dofinansowania, trwałość i monitorowanie wskaźników oraz obowiązek poddania się kontroli. Powinniśmy też sprawdzić, jakie zaniedbania mogą spowodować wstrzymanie wypłaty kolejnej transzy funduszy unijnych, a także pamiętać o promocji i należytym oznaczeniu projektu. Wypłata unijnego wsparcia zależy od wielu elementów. Po pierwsze, trzeba prowadzić wyodrębnioną ewidencję księgową danego projektu w sposób przejrzysty i rzetelny. Chodzi o to, aby możliwa była identyfikacja poszczególnych operacji. Spełnienie tego warunku oznacza konieczność zaangażowania w realizację projektu osoby prowadzącej księgowość w przedsiębiorstwie. To właśnie z nią najlepiej już na samym początku ustalić plan kont dla przedsięwzięcia albo kod księgowy, pod którym ujęte będą wszelkie operacje. Warto też, aby faktury i rachunki związane z projektem unijnym zostaływyodrębnione z puli pozostałych dokumentów dostępnych pracownikom firmy. Dlatego jedna osoba w przedsiębiorstwie powinna być odpowiedzialna za ich gromadzenie w jednym miejscu, a także ich opisywanie i katalogowanie. Beneficjent jest zobowiązany do składania okresowych (zazwyczaj kwartalnych) sprawozdań z postępu w realizacji projektu w terminach wskazanych w umowie o dofinansowanie albo w harmonogramie płatności. Odbywa się to coraz częściej drogą elektroniczną. Jeśli system SL2014 nie działa, wniosek musi być złożony w wersji papierowej. Odpowiedni czas na jego dostarczenie albo dosłanie z naszym podpisem powinien być uwzględniony w harmonogramie pracy zespołu, który pracuje nad takim wnioskiem. Przekroczenie ustalonych terminów stanowi podstawę do nałożenia sankcji karnych na beneficjentów (głównie odsetek). Może też zaburzyć płynność finansową projektu. Jak zatem o nią zadbać? Najlepiej odpowiednio wcześniej informować firmowego księgowego o planowanym przedsięwzięciu i przekazać mu odpowiednie dokumenty. Warto też pilnować harmonogramu składania wniosku o płatność, zwłaszcza jeśli chodzi o dokumenty rozliczające zaliczkę. Przyczyną opóźnień w terminowej realizacji projektu może być również wydłużony okres zatwierdzania wniosków o płatność. Przedsięwzięcie może być więc opóźnione nie tylko z powodu błędów popełnionych przez dostawców lub warunków pogodowych (długa zima uniemożliwiająca prace budowlane). Również zbyt optymistyczne szacowanie czasu potrzebnego na przygotowanie wniosków o płatność może spowodować, że zostaną one nierzetelnie opracowane, a ich ocena wydłużona.

W wyniku tego typu opóźnień instytucja może nie wypłacić transzy refundacji wydatków albo zaliczki. To natomiast utrudnia przedsiębiorcy sprawne i terminowe wykonywanie zadania. Warto więc od początku realizacji projektu być w stałym kontakcie z osobami odpowiedzialnymi za rozliczenie finansowe oraz księgowość, gdyż paradoksalnie w tym przypadku realizacja zakresu merytorycznego przedsięwzięcia może zależeć właśnie od nich.

Pamiętaj o wskaźnikach

Kolejnym istotnym elementem umowy o dofinansowanie unijne jest obowiązek zachowania trwałości projektu przez trzy lata, a w niektórych przypadkach nawet przez pięć lat. Co to oznacza w praktyce? Przede wszystkim przedsięwzięcia nie można poddawać tzw. istotnym modyfikacjom. Okres trwałości projektu zazwyczaj rozpoczyna się od dnia zakończenia jego realizacji. Z naruszeniem tego przepisu mamy do czynienia wówczas, kiedy firma przestała na przykład prowadzić działalność produkcyjną albo doszło w niej do zmian własnościowych. O niedotrzymaniu okresu trwałości można mówić również wtedy, kiedy nastąpiła istotna zmiana wpływająca na charakter projektu, jego cele lub warunki realizacji. Niemniej ważne jest monitorowanie wskaźników, na podstawie których powstaje projekt, jak również czynniki ryzyka, które mogą spowodować zmniejszenie przyznanej uprzednio dotacji. W umowie o dofinansowanie nie są one zazwyczaj wskazane. Praktycznie zawsze natomiast znajduje się w niej odwołanie do zapisów wniosku o dofinansowanie, który składaliśmy, ubiegając się o unijne wsparcie. Dlatego już od początku warto zwrócić na nie uwagę.

Na etapie pisania wniosku często popadamy w huraoptymizm i wskaźniki projektu deklarujemy na wyrost, chcąc zwiększyć jego szanse na uzyskanie dofinansowania. Tymczasem już na początku realizacji danego przedsięwzięcia warto ponownie je przeanalizować oraz potwierdzić ich wykonalność. W skrajnym scenariuszu może to się zakończyć niepodpisaniem umowy o dofinansowanie lub wystąpieniem o jej rozwiązanie. Osiągnięcie wskaźników najlepiej monitorować na bieżąco, by móc na każdym etapie projektu stwierdzić ich poziom. Może to być bardzo przydatne także dla potrzeb sprawozdań okresowych. Nieosiągnięcie zakładanego poziomu wskaźników na koniec projektu może natomiast spowodować pomniejszenie przez instytucję pośredniczącą dofinansowania proporcjonalnie do stopnia nieosiągnięcia tych wskaźników.

Uwaga na kontrole

Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie beneficjent zobowiązany jest poddać się kontroli, a także udostępnić wszelką dokumentację związaną z projektem. W trakcie kontroli powinien na bieżąco udzielać wyjaśnień na temat procedur, wydatków i innych zagadnień związanych z realizacją przedsięwzięcia, a także zapewnić dostęp do pomieszczeń i terenów, w których przedsięwzięcie jest realizowane. To samo dotyczy związanych z projektem systemów teleinformatycznych oraz wszystkich dokumentów elektronicznych. Natomiast przy omawianiu obowiązków sprawozdawczych duży wpływ na terminowość wypłaty transz ma poprawność złożonego wniosku o płatność, tj. okresowego sprawozdania z realizacji projektu. Niezwykle istotne jest tutaj to, że poszczególne instytucje mają prawo do uwzględnienia w umowie swoich warunków, które uprawniają do wstrzymania płatności. Dlatego już na samym początku realizacji naszego projektu powinniśmy je szczegółowo przeanalizować. Ogólne zapisy umowy dają instytucji prawo do wstrzymania płatności. W przypadku zastrzeżeń co do prawidłowości realizacji umowy instytucja pośrednicząca jest uprawniona do wstrzymania płatności do czasu ostatecznego wyjaśnienia zastrzeżeń. Nie powinniśmy też bagatelizować zasad, jakich należy przestrzegać w związku z właściwym informowaniem oraz promocją przedsięwzięć, które otrzymały unijne wsparcie. Należy bezwzględnie przestrzegać reguł dotyczących tablic, naklejek czy oznaczania firmowej strony internetowej. Mogą nam w tym pomóc podręczniki z gotowymi wzorami elementów promocyjnych. Warto zwrócić uwagę, że coraz częściej zapisy umów o dofinansowanie wymagają od beneficjentów, aby zobowiązywali się oni do informowania opinii publicznej o otrzymanym dofinansowaniu nie tylko w trakcie jego realizacji, ale także w okresie jego trzyletniej trwałości. Nie można też zapomnieć o regułach zasady konkurencyjności. Przedsiębiorcy powinni zwrócić uwagę na wskazane w umowie zasady zakupu usług itp.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Materiał partnera

Być może zainteresuje Cię też:

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Wymagania, którym musi sprostać beneficjent