Złap dotację na B2B: krok po kroku

opublikowano: 20-06-2012, 00:00

Programy unijne: Pieniądze z działania 8.2 czekają na chętnych – wystarczy poprawnie napisany wniosek

Mikro-, małe i średnie firmy mają jeszcze ponad dwa tygodnie na składanie projektów w nowym naborze z działania „Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B”. W konkursie mogą sięgnąć po dotacje na poprawę e-komunikacji z innymi przedsiębiorstwami. Nowe rozdanie w ramach działania 8.2 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka to okazja, aby zamienić dotychczasowe tradycyjne sposoby komunikowania na systemy elektroniczne. Wystarczy, że firma stworzy projekt zakładający rozwój informatycznych powiązań typu B2B, którego efektem będzie ułatwienie elektronicznych relacji między przedsiębiorstwami, ich partnerami, dystrybucją lub punktami sprzedaży.

Nie rozumieją definicji

W kasie działania jest jeszcze mnóstwo pieniędzy. Wystarczy wspomnieć, że w naborach, które odbyły się w ciągu ostatnich trzech lat, nie udało się rozdzielić nawet połowy wyznaczonej puli. Jak to możliwe? Pierwszym powodem jest słaba popularność działania, drugim — popełniane przez przedsiębiorców błędy we wnioskach. Dziś opisujemy, jakich nieprawidłowości unikać i na jakie szczegóły warto zwrócić uwagę, aby zwiększyć szanse na dotacje. Co ważne, rok 2012 r. może się okazać ostatnim, w którym Unia Europejska będzie zwracać przedsiębiorcom wiele wydatków związanych z tą inwestycją.

— Statystyki naborów wskazują, że w zasadzie każdy projekt o dotacje z 8.2, który uzyska minimalną wymaganą regulaminem liczbę punktów, otrzymuje wsparcie. Ale według tych samych statystyk w każdym konkursie średnio ponad połowa składanych projektów jest odrzucana z powodu niespełnienia podstawowych wymogów. Przygotowując się do udziału w konkursie, trzeba zwrócić uwagę przede wszystkim na sposób definiowania B2B w ramach działania 8.2, który może odbiegać od potocznego znaczenia tego terminu i jest powodem błędów — mówi Przemyslaw Loranc, ekspert ds. funduszy unijnych z Accreo Taxand.

— Prawidłowe zrozumienie definicji integracji systemów to główny problem firm ubiegających się o dofinansowanie z 8.2. Integracja oznacza przede wszystkim to, że systemy B2B powinny same się komunikować, bez konieczności ingerencji w ten proces nadawcy czy odbiorcy wiadomości. Dzięki temu rozwiązaniu pracownicy nie muszą np. potwierdzać, czy e-mail z fakturą doszedł, lub informować, że zamówienie zostało przyjęte do realizacji — tłumaczy Milena Jankowska, konsultant ds. funduszy unijnych w Europejskim Centrum Doradztwa Finansowego (ECDF). Jakie dane mogą być wymieniane między firmami? To zależy od ich potrzeb. I tak np. kadra kierownicza może mieć rozszerzony dostęp do wszystkich informacji, a partnerzy tylko do tych, które są zawarte w poszczególnych modułach systemu. Firma może wymieniać z biurem księgowym np. dane finansowe i dotyczące kadr, a z dostawcą materiałów potrzebnych do produkcji faktury zamówienia i stany magazynowe. Trzeba pamiętać, aby partnera w systemie nie mylić z klientem końcowym.

Odpowiedź na potrzeby

Przygotowując wniosek, w pierwszej kolejności trzeba uważnie przestudiować dokumentację konkursową. Kluczem do sukcesu jest ścisłe stosowanie się do instrukcji wypełniania wniosku. Trzeba ją przeczytać uważnie, strona po stronie.

— Przedsiębiorcy muszą zwrócić szczególną uwagę na udokumentowanie istniejącej i planowanej do rozpoczęcia współpracy z innymi firmami, w tym zagranicznymi.Ważne są umowy określające warunki i zakres współdziałania, jeśli chodzi o realizowane wspólnie przedsięwzięcia biznesowe — mówi Katarzyna Barnaś, konsultant z PNO Consultants.

— Warto przeprowadzić rzetelną, dogłębną analizę relacji biznesowych z kontrahentami, bo pieniądze z działania trzeba przeznaczyć na integrację i automatyzację dotychczasowej współpracy. To ma być odpowiedź na konkretne, szczegółowo opisane w dokumentacji potrzeby biznesowe i technologiczne poszczególnych kooperantów — mówi Przemyslaw Loranc.

Bez specjalistycznej wiedzy informatycznej o zbudowaniu systemu w ramach działania 8.2 można tylko pomarzyć. Dlatego już na etapie wypełniania wniosku warto zasięgnąć porady eksperta, który ma doświadczenie w tworzeniu zaawansowanych platform B2B. Standardowymi systemami, które umożliwiają komunikację między partnerami, są te używane do zarządzania firmą — ERP (Enterprise Resource Planning), MRP (Material Requirements Planning) lub CRM (Customer Relationship Management). Jednak, co ciekawe, ich powszechne zastosowanie może skomplikować integrację.

— Zdarza się, że przedsiębiorstwa chcące usprawnić wymianę danych w ramach działania 8.2 mają już własne systemy informatyczne, które pochodzą od różnych producentów, a to utrudnia integrację. Priorytetem będzie stworzenie takiego systemu B2B, który umożliwi komunikację między tymi różnymi rodzajami oprogramowania — mówi Mariusz Rutkowski, dyrektor ds. IT w firmie SystemPoint, która wdraża systemy informatyczne. System ma mieć „otwartą architekturę”, co zapewni integrację nie tylko z partnerami zgłoszonymi w projekcie, ale też z pozostałymi — obecnymi i przyszłymi. Będzie to pomocne w przypadku, gdy wymieniony we wniosku o dofinansowanie partner przerwie współpracę. Wtedy konieczne jest zastąpienie go innym przedsiębiorcą, z którym wnioskodawca zintegruje system.

Warto, aby firma składająca wniosek ujęła w systemie informatycznym nowoczesne standardy, takie jak EDI (Electronic Data Interchange). Dzięki niemu partnerzy biznesowi nie muszą wymieniać dokumentów papierowych i mogą swobodnie przesyłać i przechowywać e-faktury, zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem. Co ważne, od 2010 r. zastosowanie standardu EDI w budowaniu systemu jest dodatkowo punktowane przy ocenie wniosku. Przedsiębiorca może za to dostać nawet 12 ze 100 możliwych do zdobycia punktów.

Nie ma innego wsparcia

Jednym z kluczowych elementów wniosku jest opisanie budżetu projektu.

— Wszystkie planowane wydatki muszą być bardzo dobrze uzasadnione i dokładnie wycenione na podstawie szczegółowo opisanej metodologii. Do najczęstszych błędów popełnianych przez wnioskodawców w tym obszarze należy przeszacowanie kosztów, brak przejrzystej metody ich wyliczenia i zbyt ogólny opis poszczególnych wydatków — mówi Przemysław Lorenc.

Eksperci zwracają uwagę, że nie ma innego instrumentu, z którego można byłoby otrzymać wsparcie na cały system wdrożenia elektronicznego biznesu B2B.

— Pieniądze na systemy teleinformatyczne można wziąć w programach krajowych i regionalnych, jednak przeważnie jako element większego przedsięwzięcia inwestycyjnego. Wsparcie w tej wysokości, czyli do 2 mln zł, bez ograniczeń dotyczących czasu działania firmy i obejmujące szeroką grupę partnerów biznesowych nie ma na rynku żadnej alternatywy — mówi Tomasz J. Hoffmann, partner zarządzający PNO CEE.

W ramach działania 8.2 przedsiębiorcy mogą otrzymać dofinansowanie w wysokości od 40 proc. do 70 proc. kosztów przedsięwzięcia. Dotacja wynosi od 20 tys. zł do 2 mln zł. To, jakie wsparcie dostanie firma, zależy m.in. od jej wielkości i lokalizacji projektu.

367 mln zł To kwota dotacji, która czeka na przedsiębiorców w ramach konkursu.

7.07 Tego dnia upływa termin składania wniosków w naborze.

Najczęstsze błędy popełniane przez przedsiębiorców we wnioskach z działania 8.2 POIG:

1 Nieprawidłowe zrozumienie definicji B2B i integracji systemów między firmami.

2 Przeszacowanie kosztów i brak przejrzystej metody ich wyliczenia.

3 Zbyt ogólny opis wydatków (m.in. brak parametrów technicznych, wskazania liczby sztuk planowanych do zakupu).

4 Słabe udokumentowanie istniejącej i planowanej do rozpoczęcia współpracy z innymi firmami.

5 Brak precyzyjnego wskazania procesów, które miałyby obsługiwać system w nowej, zautomatyzowanej formie.

6 Wskazywanie typów współpracy, która nie kwalifikuje się do dofinansowania.

7 Brak określenia czasochłonności i liczby godzin (m.in. przy usługach eksperckich, doradczych i szkoleniowych).

8 Ujmowanie wydatków niezwiązanych bezpośrednio z projektem.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Sylwester Sacharczuk

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu