ZUS skosił koszty informatyki

opublikowano: 28-02-2018, 22:00

Tytaniczna praca popłaca. Źródła rozbuchanych kosztów — nierynkowe stawki i niepotrzebne usługi — zakład odkrył w każdym obszarze zamówień informatycznych

Informatyzacja ZUS przez lata kojarzyła się, mówiąc eufemistycznie, z niezbyt racjonalnym wydawaniem publicznych pieniędzy. Od niedawna zakład zmierza jednak w stronę drugiego bieguna — jest pionierem informatycznych oszczędności wśród państwowych instytucji. Od wybranej przed laty technologii trudno się uniezależnić. Dlatego potrzebna jest rewolucja.

Pole do cięć

O konieczności zwiększenia efektywności inwestycji w IT Gertruda Uścińska, prezes ZUS, mówiła od początku kadencji, czyli od lutego 2016 r. Od lipca 2017 r. jej deklaracje wprowadza w życie Krzysztof Dyki, członek zarządu zakładu ds. IT, a wcześniej jego doradca. Są już efekty. Oszczędności dotyczą praktycznie wszystkich obszarów IT — odczuli je lub wkrótce odczują praktycznie wszyscy dostawcy zakładu.

— Działania, które przeprowadziliśmy w ciągu ostatnich miesięcy, owocują oszczędnościami ponad 150 mln zł rocznie, co w perspektywie czterech lat daje możliwość obniżenia kosztów działalności o 600 mln zł. Pierwsze efekty osiągnęliśmy już w ubiegłym roku, zmieniając modele i zapisy postępowań przetargowych. Ostatnie optymalizacje zostały dokonane w styczniu i lutym bieżącego roku. Za uzasadnione należy więc uznać pierwotne tezy prezesa ZUS o wysokich kosztach działalności — mówi Krzysztof Dyki. Jego zdaniem, przerost kosztów spowodował głównie szybki rozwój technologii informatycznych i wzrost znaczenia własności intelektualnej. Praktycznie w każdym obszarze IT było pole do cięć.

— Zastanawiająco wysokie koszty, ale także uzależnienie prawne i technologiczne powstawały na gruncie niekorzystnych zapisów umów w zakresie praw własności intelektualnej, sprzętu i usług — twierdzi członek zarządu ZUS. Przytacza przykład umów zawieranych na kilka lat — bez możliwości wypowiedzenia, nawet jeśli usługa nie była wykorzystywana.

Wysokie koszty, uzależnienie prawne i technologiczne powstawały na gruncie niekorzystnych zapisów umów w obszarze praw własności intelektualnej, sprzętu i usług.

— W takich przypadkach zakład był zobowiązany do płacenia miesięcznego ryczałtu na podstawie faktury wystawianej przez zleceniobiorcę — mówi Krzysztof Dyki. ZUS zmienił model zakupów w pionie IT. Odpowiedzialność za zgłaszanie potrzeb, ich opis techniczny, oszacowanie wartości zamówienia i dalszą procedurę powierzył poszczególnym komórkom organizacyjnym i konkretnym osobom.

Cenna wiedza

— Obecnie szacunkową wartość zamówień ustalamy na podstawie aktywnego rozpoznania realnej sytuacji biznesowej i konkurencji rynkowej — np. poprzez lekturę otwartych źródeł informacji, analizę zamówień historycznych w zakładzie i cen uzyskiwanych przez innych zamawiających. Sprawdzamy, jakie upusty względem dotychczasowych kosztów lub cen katalogowych dany dostawca jest skłonny zaoferować innym klientom, również w sektorze komercyjnym — mówi szef IT ZUS. Znajomość kosztów i warunków umów, także za granicą, ułatwia zakładowi negocjacjez dostawcami, ale pieniądze to nie wszystko. W biznesie liczą się też wizerunek, relacje, wiarygodność i zaufanie. Stosując taką retorykę, ZUS zdołał zoptymalizować nawet te obszary, w których był zależny od usługodawcy — z przyczyn formalnych lub technicznych.

— Dzięki konstruktywnemu dialogowi pod koniec ubiegłego roku po raz pierwszy przy niezmiennym zakresie umowy udało się nam ustalić niższą o 14 mln zł wartość umowy utrzymaniowej KSI — mówi Krzysztof Dyki. Przykładem zmian może być też umowa licencyjno-usługowa infrastruktury centralnej bazy KSI. Dotychczasowa była podpisana na trzy lata i kosztowała 230 mln zł, a cena rosła co trzy lata. Z analiz wynikało, że koszt umowy w latach 2018-20 wzrośnie do około 260 mln zł.

— Powołaliśmy zespół ekspercki z udziałem naszych pracowników oraz zewnętrznych specjalistów z dziedziny prawa cywilnego, zamówień publicznych i prawnych aspektów umów informatycznych. Po 50 godzinach negocjacji zoptymalizowaliśmy model i zakres licencyjny przy jednoczesnym zwiększeniu zakresu usług i odpowiedzialności naszego partnera oraz zwiększeniu uprawnień licencyjnych w zakresie mocy przetwarzania. Uzyskaliśmy więc lepsze warunki przy jednoczesnym obniżeniu kosztu umowy. Jej wartość, zamiast rosnąć o około 10 mln zł rocznie, spadła o ponad 20 mln zł w skali roku, dając oszczędność 92 mln zł w perspektywie trzech lat — mówi członek zarządu zakładu.

Płacenie za nic

Kolejne przykłady to dwie trzyletnie umowy na serwis oprogramowania serwerów, opiewające na 28,8 mln zł i 17 mln zł, oraz trzyletni kontrakt na usługę wsparcia dla oprogramowania bazodanowego, o wartości 26 mln zł. — Po zapoznaniu się z przebiegiem realizacji dotychczasowych umów uznaliśmy, że wartości finansowe pozostają w pewnym odległym dystansie od stopnia ich utylizacji — mówi Krzysztof Dyki. Krótko mówiąc, korzyści ZUS z umowy nijak mają się do kosztów.

— Główne uwagi dotyczyły rozczarowujących terminów oraz sposobu usuwania problemów technicznych, który najczęściej nie polegał na diagnozowaniu i usuwaniu przyczyn awarii, ale stosowaniu tak zwanych obejść, w skrajnych przypadkach i tak niedostarczanych — wyjaśnia szef IT ZUS. Zakład doszedł do wniosku, że jego pracownicy mają wystarczające doświadczenie i wiedzę, żeby poradzić sobie z tym we własnym zakresie. Postanowił też skorzystać z usług partnerów niezależnych od producenta w zakresie serwisu sprzętu.

— Dzięki zaoszczędzonym funduszom odczuwalnie podwyższyliśmy wynagrodzenie kluczowych pracowników i zainwestowaliśmy w dalszy rozwój ich kompetencji, m.in. poprzez specjalistyczne szkolenia — mówi Krzysztof Dyki. Podobne zmiany objęły tzw. system zarządzania tożsamością użytkowników. — Dzięki rocznym oszczędnościom na poziomie 500 tys. zł mogliśmy awansować i istotnie zwiększyć wynagrodzenie specjalisty ZUS, mającego kompetencje niezbędne do świadczenia usługi wsparcia oprogramowania — informuje szef IT ZUS. Jak twierdzi, w tym czasie firma, która chciała świadczyć ZUS te same usługi, usiłowała… podkupić mu specjalistę.

 

— Z informacji cenowej wynikało, że koszt usługi wyniósłby ponad 40 tys. zł miesięcznie — mówi członek zarządu zakładu. Kolejne 19 mln zł przyniosła optymalizacja zakupów związanych z portalem klienta. 2,2 mln zł z 5 mln zł udało się zaoszczędzić przy zakupie licencji i wsparcia dla oprogramowania bazodanowego — w dodatku na lepszych warunkach, bo z licencją nielimitowaną zamiast limitowanej. — W tym przypadku ujawniliśmy publicznie kwotę, którą przeznaczyliśmy na realizację zamówienia, aby upewnić się, że oferenci mają świadomość wyznaczonych przez nas granic finansowych. Mechanizm ten wykorzystujemy coraz częściej, szczególnie przy precyzyjnie ustalonych wartościach zamówienia — mówi Krzysztof Dyki.

Kosztowna wierność

Analizie opłacalności poddano też obszar kontynuacji usług wsparcia. Przedłużenie umowy często wiąże się z dodatkowymi kosztami, np. opłatami wyrównawczymi lub za tzw. przegląd zerowy, który — jak twierdzi członek zarządu ZUS — bywa usługą pozorną. — W takich przypadkach zdarza się, że zakup nowej wersji oprogramowania wraz z usługą wsparcia może być znacznie tańszy niż kontynuacja. Każdy producent stosuje indywidualne praktyki, warto jednak wspólnie zastanowić się, jak można uniknąć opłat dodatkowych lub istotnie je zmniejszyć — mówi szef IT ZUS.

 

Pod kosztowy topór trafił też serwis sprzętu. Trzyletnią opiekę nad serwerami producent wycenił na 48,6 mln zł, czyli 1,35 mln zł miesięcznie. — W wyniku usunięcia z postępowania publicznego zbędnych zapisów ograniczających konkurencję w lutym wybraliśmy ofertę za 292 tys. zł miesięcznie. W perspektywie trzech lat oznacza to oszczędność 45 mln zł względem informacji cenowej producenta. Smaczku dodaje informacja, że po zmianie warunków postępowania partner producenta, początkowo deklarującego koszt 48,6 mln zł, zaoferował cenę niższą o 82 proc. — Pomimo tak doniosłej korekty kwota okazała się wyższa od kilku innych ofert — mówi Krzysztof Dyki.

Kluczowe kadry

Jedne zmiany wymuszają inne. — W ciągu pół roku nastąpiła reorganizacja kadry kierowniczej obejmująca każdą komórkę pionu IT. Większość obecnego kierownictwa departamentów pochodzi z zakładu — mówi szef IT ZUS. Jego zdaniem, brak odpowiednich kadr lub nieumiejętność ich wykorzystania to kolejna przyczyna przerostu kosztów zakupów IT. Wykwalifikowanych pracowników nie wystarczy znaleźć u siebie lub zrekrutować. Trzeba ich jeszcze utrzymać. — Odpowiednie warunki — stabilność, środowisko i kultura pracy — są równie istotne jak wynagrodzenie, które powinno stanowić ekwiwalent oczekiwanych efektów — podkreśla Krzysztof Dyki.

 

 

 

 

 

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Grzegorz Suteniec

Być może zainteresuje Cię też:

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Inne / ZUS skosił koszty informatyki