Elektronicznie ekonomiczniej

Piotr Szmielew
10-09-2008, 00:00

Druk, przechowywanie, niszczenie to los dokumentów w firmie. A może ten łańcuszek uprościć i oszczędzić do 15 procent?

Obieg dokumentów przynosi wymierne korzyści

Druk, przechowywanie, niszczenie to los dokumentów w firmie. A może ten łańcuszek uprościć i oszczędzić do 15 procent?

Trudno wyobrazić sobie biuro bez nowoczesnej drukarki.

— Liderem na rynku drukarek są atramentowe urządzenia wielofunkcyjne, łączące w sobie funkcjonalność drukarki, kopiarki i skanera. Najbardziej dynamicznym rynkiem druku jest segment drukarek laserowych — mówi Zbigniew Mądry, dyrektor handlowy firmy AB.

Kombajny potrafią wiele więcej, niż tylko przenosić na papier dokumenty. Takie funkcje, jak skanowanie do e-maila czy odbieranie faksów do plików, to dziś standard.

— Wielofunkcyjne urządzenia oferują również funkcje wykończeniowe, takie jak dziurkowanie, zszywanie czy automatyczna produkcja broszur — dodaje dyrektor Arkadiusz Chłopik z grupy Office w Xerox Polska.

W Polsce 90 proc. sprzedawanych urządzeń drukujących umożliwia wykonywanie tylko wydruków monochromatycznych.

— Drukarki kolorowe będą z czasem powiększać swój udział w rynku — przekonuje Arkadiusz Chłopik.

Dużą uwagę przykłada się do bezpieczeństwa i mobilności. Dlatego pojawiły się urządzenia działające w sieci bezprzewodowej, mobilne, umożliwiające szyfrowanie przesyłanych do druku danych.

Zyski systemowe

Sposobem na oszczędności jest elektroniczny system obiegu dokumentów.

— Musi on obejmować wszystkie obszary biznesowe organizacji i powinien składać się z repozytorium dokumentów oraz określonych procesów. Głównym wyzwaniem jest kompleksowa obsługa wewnętrznej korespondencji w systemie oraz całkowita eliminacja obiegu papierowego — twierdzi Dorota Biernacka, dyrektor marketingu Rodan Systems.

Zdaniem dyrektora Michała Kasprowicza z firmy ATA, przy kompletnym systemie elektronicznego obiegu dokumentów możemy zaoszczędzić do 15 proc. kosztów.

— Najbardziej dynamiczny wzrost obserwujemy w segmencie przenoszenia dokumentów do postaci cyfrowej, który rośnie o 30 proc. rocznie, a jego wartość jest szacowana na 130 mln zł. Rynek archiwizacji ma wartość około 100 mln zł, a tempo wzrostu szacowane jest na poziomie 27,1 proc. rocznie — mówi Tomasz Kulczyński, analityk biznesowy ArchiDoc.

Obieg dokumentów

Pełny system elektronicznego obiegu dokumentów składa się z urządzeń drukujących, skanujących oraz ze sterującego nimi oprogramowania.

Ale co robić, gdy pracownicy chcą drukować nieekonomicznie pojedyncze kartki ze swoich komputerów?

— Możemy użyć reguł przekierowujących duże wydruki do bezpiecznych kolejek obejmujących urządzenia grupowe, jednocześnie pozostawiając możliwość druku pojedynczych stron na małych urządzeniach osobistych — odpowiada Jacek Karwacki, konsultant rozwiązań biznesowych w Canon Polska.

W przypadku urządzeń ogólnodostępnych do wykonania wydruku konieczna jest autoryzacja — na przykład za pomocą karty zbliżeniowej. Istnieje możliwość skanowania do własnej skrzynki pocztowej lub katalogu domowego. Przy archiwizacji dokumentu zapamiętana zostanie informacja o osobie, która zapisała dany plik. Umożliwi to szybki dostęp do niego, gdy tylko stanie się potrzebny.

— Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów organizacja ma możliwość zarządzania zasobami wiedzy korporacyjnej. A jak wiadomo, informacja ma cenę najwyższą — podsumowuje Dorota Biernacka.

520

mln zł Tyle wart jest segment druku i wysyłki dokumentów w rozwiązaniach outsourcingowych

Przyszłość dokumentów

Grzegorz Gajda

dyrektor techniczny IT Point

Najnowsze technologie umożliwiają większą integrację informacji pochodzących z różnych źródeł, a także wprowadzanie bardziej zaawansowanych mechanizmów wyszukiwania dokumentów. Coraz powszechniejsza stawać się będzie także możliwość zdalnego dostępu do danych z różnego typu urządzeń mobilnych. Ewoluować będzie również system prezentacji dokumentów, a dzisiejsze standardy w ciągu kilku lat może zastąpić wizualizacja 3D. Dotyczy to szczególnie obszarów, w których takie podejście wydaje się najbardziej naturalne. Przykładem mogą być znajdujące coraz szersze zastosowanie w medycynie systemy trójwymiarowej rekonstrukcji obrazu bazujące na rastrowych (płaskich) obrazach zapisywanych w formacie DICOM, uzyskiwanych w drodze diagnostyki obrazowej metodami rezonansu magnetycznego MRI (Magnetic Resonance Imaging) i tomografii komputerowej CT (Computed Tomography). Wraz z popularyzacją dokumentów elektronicznych, którą stymulować będą zmiany ustawodawcze (np. kolejne ułatwienia sprzyjające szerszemu stosowaniu e-podpisu) należy także spodziewać się wypierania tradycyjnych metod archiwizacji przez systemy informatyczne do przechowywania e-danych.

Piotr Szmielew

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Piotr Szmielew

Najważniejsze dzisiaj

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Puls Innowacji / Technologie / Elektronicznie ekonomiczniej