Prawo do korzystnego rozliczania podatku od towarów i usług (VAT) w eksporcie można utracić, jeśli nie będzie wiadomo, gdzie towar ostatecznie trafił. Podatnicy muszą zachować czujność, zawierając transakcje z kontrahentami zagranicznymi, zwłaszcza po raz pierwszy i z nowymi partnerami. To przedsiębiorca będzie musiał dowieść przed fiskusem, że spełnione zostały warunki pozwalające na skorzystanie z ulg.
Potwierdzenie eksportu
Za eksport uznawane są transakcje, w których towar czy usługa jest sprzedawana odbiorcy z kraju spoza Unii Europejskiej (UE). Stosuje się do nich VAT w wysokości 0 proc. Taka sama stawka przysługuje w relacjach biznesowych między firmami z obszaru UE, czyli w odniesieniu do tzw. wewnątrzwspólnotowych dostaw (WDT) czy nabycia towarów (WNT). W obu przypadkach z preferencji można skorzystać przede wszystkim wtedy, gdy istnieje dowód, że towar wyjechał z kraju, a przy eksporcie — poza UE. Jeśli podatnik nie będzie miał takiego potwierdzenia, obowiązuje podstawowy podatek krajowy — 23 proc.
— Do końca marca 2013 r. przepisy nie wyjaśniały, jakimi dowodami należy potwierdzić wywóz towaru poza Unię. Najczęściej wykorzystywano do tego kopiękarty SAD ( Jednolitego Dokumentu Administracyjnego), czyli zgłoszenia celnego — mówi Jarosław Ziobrowski, adwokat z kancelarii WKB Wierciński, Kwieciński, Baehr. Obecnie, od 1 kwietnia br., listę możliwych dowodów zawiera ustawa o VAT. — Jest to katalog otwarty. Ustawa wymienia przykładowe dokumenty, które mogą stanowić potwierdzenie wywozu towaru poza granice wspólnoty i najczęściej to powinno wystarczyć — podkreśla adwokat.
W katalogu tym figuruje przede wszystkim dokument w formie elektronicznej, pochodzący z systemu IT, służącego od kilku lat do obsługi zgłoszeń wywozowych (to System Kontroli Eksportu — ESC), ale także potwierdzony przez urząd celny wydruk tego dokumentu. Nadal też można korzystać z karty SAD-3, w formie papierowej.
Dokumenty od kontrahenta
Dla rozliczeń VAT najprościej jest, gdy sprzedający wysyła towar za granicę. Eksport bezpośredni oznacza, że przedsiębiorca sam wystawia dokument wywozowy, urząd celny potwierdza wysyłkę i tym samym istnieje podstawa do zastosowania zerowego VAT. Problemy mogą pojawić się w przypadku eksportu pośredniego, kiedy nabywca zajmuje się wywozem, a dostawca nie ma wpływu na los transportu. Wtedy sprzedający musi czekać, aż otrzyma od kontrahenta zagranicznego dokument potwierdzający wysyłkę.
— W kontaktach ze stałym, solidnym odbiorcą raczej nie powinno być z tym kłopotu. Trzeba jednak zawsze pamiętać, że dokument musi być autentyczny. W praktyce kartę 3 SAD zastąpiło obecnie elektroniczne potwierdzenie wyprowadzenia towarów przesyłane z urzędu celnego wywozu do zgłaszającego — wyjaśnia Jarosław Ziobrowski.
Adwokat WKB uważa, że jeśli przedsiębiorca nie ma pewności, czy wszystkie procedury zostaną zachowane przez nowego partnera biznesowego, powinien się zabezpieczyć, zawierając odpowiednią umowę. Może się to okazać przydatne, szczególnie gdy obie strony nie planują kolejnych dostaw.
Kara umowna
— Brak potwierdzenia wywozu towaru poza obszar Unii może oznaczać dla polskiego przedsiębiorcy zapłatę 23-procentowego VAT. Przy jednorazowej transakcji może być ciężko odzyskać kwotę podatku od kontrahenta. Warto go zobowiązać w umowie do dostarczenia dokumentów wywozowych i zastrzec na przykład karę umowną, w razie gdyby tego nie zrobił — radzi Jarosław Ziobrowski.
Kara umowna powinna odpowiadać co najmniej kwocie VAT. Służy ona do wyrównania rachunku ekonomicznego związanego z ryzykiem zapłaty podatku, gdy nie będzie można skorzystać z preferencyjnych 0 proc. Adwokat podpowiada, aby w jednorazowych transakcjach raczej opodatkować transakcję stawką VAT, a dopiero potem ją skorygować, gdy kontrahent dostarczy dowód wywozu towaru.
W ten sposób podatnik zabezpieczy się przed ekonomicznym ciężarem, na wypadek gdyby po zastosowaniu zerowej stawki, musiał wprowadzić korektę podatku należnego fiskusowi, nie mając potwierdzenia dostawy poza UE i nie mogąc odzyskać podwyższonego VAT od zagranicznego nabywcy. Z doświadczeń doradców podatkowych wynika, że raczej takie sytuacje należą do rzadkości. Kontrahenci z krajów trzecich raczej wywiązują się z obowiązku dostarczania dokumentów wywozowych poświadczonych przez urzędy celne. Mają świadomość, że oni niczego nie odliczą.
Potwierdzenia wywozu towaru i rozliczenie podatku
Aby móc w eksporcie zastosować 0-procentowy VAT, podatnik powinien przed upływem terminu złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy otrzymać dokument potwierdzający wywóz towaru poza terytorium Unii Europejskiej. Dokumentem takim jest w szczególności: dokument elektroniczny otrzymany z systemu teleinformatycznego służącego do obsługi zgłoszeń wywozowych albo potwierdzony przez urząd celny wydruk tego dokumentu, dokument elektroniczny pochodzący z systemu teleinformatycznego służącego do obsługi zgłoszeń wywozowych, otrzymany poza tym systemem, jeżeli zapewniona jest jego autentyczność, zgłoszenie wywozowe w formie papierowej złożone poza systemem teleinformatycznym służącym do obsługi zgłoszeń wywozowych albo jego kopia potwierdzona przez urząd celny. Jeżeli wymaganego dokumentu nie ma, eksporter nie wykazuje dostawy w ewidencji prowadzonej dla potrzeb rozliczania VAT za dany okres rozliczeniowy. Dopiero w następnym okresie może to zrobić, wykazując jednocześnie zerową stawkę, pod warunkiem że niezbędny do tego dokument przedsiębiorca otrzyma przed terminem złożenia deklaracji podatkowej za ten okres. Jeśli w tym czasie także nie uzyska potwierdzenia, musi rozliczyć transakcję, przyjmując stawkę krajową właściwą dla rodzaju eksportowanego towaru. Nie pozbawia go to całkowicie prawa do preferencyjnego opodatkowania. Jeżeli później otrzyma dokument potwierdzający wywóz towaru poza terytorium UE, wtedy skoryguje podatek należny, rozliczając okres rozliczeniowy, w którym uzyska ten dokument.
Zgłoszenia wywozu poza UE
W systemie ECS
Od 31 sierpnia 2007 r. dokumentowanie wywozu towarów poza obszar UE odbywa się przede wszystkim we wspólnotowym systemie ECS. Umożliwia on m.in. wymianę informacji w formie elektronicznej między urzędami celnymi na terenie Unii. Pozwala on na awizowanie wysyłki towarów do urzędu celnego granicznego i przekazywanie zwrotnych informacji o ich wyprowadzeniu z obszaru celnego Wspólnoty. Przedsiębiorca zgłaszający w ESC towar do procedury celnej (polski eksporter albo zagraniczny odbiorca towaru, który na siebie bierze wywóz) otrzymuje elektroniczne potwierdzenie z urzędu, które zastępuje papierową kartę SAD-3 i służy do celów VAT. Dokument ten to komunikat IE-599, podatnik musi go przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W przypadku eksportu pośredniego, czyli gdy nabywca zagraniczny wywozi towar, urząd celny powinien potwierdzić wywóz poza wspólnotę, wydając mu wydruk komunikatu IE-599, opatrzony pieczęcią i podpisem. Jego kopia uprawnia polskiego podatnika do zastosowania zerowej stawki VAT.
Poza systemem ECS
Może się zdarzyć, że procedura wywozu nie jest dokonana w systemie ECS, np. w razie jego awarii. Wtedy zgłoszenie wysyłki towaru poza obszar UE może być złożone jak kiedyś — w formie papierowej karty SAD-3. Przepisy ustawy o VAT dopuszczają też inne dokumenty, w razie gdyby w innych państwach członkowskich UE obowiązywały inne niż w Polsce druki potwierdzenia wywozu.