Nie ma standardowego wzoru na dobrą umowę wdrożeniową. Trzeba ją dopasować do specyfiki biznesu.
Wdrożenie systemu informatycznego w firmie to nie lada wyzwanie. Z zarządzaniem umową w tym zakresie oraz jej realizacją wiąże się wiele zagrożeń prawnych i biznesowych. O tym, jak przygotować dobrą umowę wdrożeniową mówili eksperci podczas konferencji „Umowy wdrożeniowe na systemy IT”, zorganizowanej przez Puls Biznesu.
Skuteczny przewodnik
Agnieszka Wachowska, radca prawny i partner w kancelarii Traple Konarski Podrecki i Wspólnicy, zaczęła od tego, że nie istnieje standardowy wzór dobrej umowy wdrożeniowej.
– Każde przedsiębiorstwo i każde wdrożenie systemu ma swoją specyfikę. Umowa musi być więc szyta na miarę – mówiła Agnieszka Wachowska.
Przy tym trzeba opracować ją tak, żeby mogła być dobrym przewodnikiem po procesie wdrożenia. Powinna minimalizować ryzyko wystąpienia sporu, ale i przewidywać, jak mają zachować się strony konfliktu w sytuacji, gdy mimo zapobiegawczych działań do niego dojdzie.
– Musimy założyć, że wdrożenie może się nie udać. Warto opracować na taki wypadek plan, który będzie przewidywał m.in. sposób wzajemnych rozliczeń i szczegóły rozwiązania umowy – mówiła Agnieszka Wachowska.
Pierwszym krokiem w procesie przygotowania umowy powinno być stwierdzenie, czy zamawiający ma do tego odpowiednie kompetencje. Jeśli nie, warto skorzystać z pomocy specjalisty.
– Dobrze, żeby w negocjacjach odnośnie umowy, o ile jest ona negocjowalna, brał udział także nasz partner wdrożeniowy. To doskonała okazja, żeby poznać kierownika projektu i jego praktyczne spojrzenie na to, jak będzie wyglądał proces wdrożenia – mówiła Agnieszka Wachowska.
Ważne decyzje
Trzeba też ustalić, czy system IT, który ma zostać wdrożony, będzie standardowy czy szyty na miarę firmy. Oferta rozwiązań standardowych, które są dopasowywane do konkretnego zamawiającego, jest coraz szersza. Wciąż jednak zdarzają się rozwiązania przygotowywane dla danej firmy od zera. Ponadto warto rozważyć, czy chcemy korzystać z rozwiązania chmurowego, czy lepiej zainwestować we własną infrastrukturę. Decyzja odnośnie tej kwestii przekłada się na odpowiednią ocenę ryzyka, postanowienia dotyczące własności intelektualnej czy też plan wyjścia.
– Chmura jest tańsza, ale w jej przypadku mamy mniejsze możliwości negocjacyjne – mówił Xawery Konarski, adwokat i starszy partner w kancelarii Traple Konarski Podrecki i Wspólnicy.
Przestrzegał, żeby zwrócić uwagę na to, czy oprogramowanie, które chcemy wybrać, było już wdrażane w innych podmiotach, szczególnie u konkurencji.
– To istotne, ponieważ w systemach często jest zaszyty know-how firmy – mówił Xawery Konarski.
Umowie wdrożenia systemu IT często towarzyszą inne umowy. Jeśli nie powiążemy ich ze sobą, to w przypadku sporu sąd będzie traktował każdą z nich oddzielnie, a to może oznaczać dla zamawiającego dodatkowe koszty.
Jasne wytyczne
Eksperci zwracali uwagę, że większość sporów na tle wdrożenia systemów IT dotyczy przedmiotu umowy. Dlatego tak ważne jest jego jasne zdefiniowanie.
– Opiszmy dokładnie, co ma zrobić wykonawca w ramach wdrożenia. Określmy też zasady współdziałania stron, a więc co należy do zadań zamawiającego, a za co odpowiedzialny jest wykonawca – radziła Agnieszka Wachowska.
– Będąc zamawiającym na pewno warto odbierać od wykonawców oświadczenia, że w umówionym terminie i za określone wynagrodzenie nastąpi realizacja wdrożenia, a także o zgodności wykonanego oprogramowania z przepisami prawa. Trzeba też ustalić język projektu – wtórował jej Xawery Konarski.
Inna ważna kwestia to uszczegółowienie procesu migracji oraz integracji. Nie obędzie się też bez uregulowania procedury odbiorczej systemu. W tym celu warto rozpisać harmonogram odbioru, ale przede wszystkim jasno zdefiniowane muszą być jego kryteria.
– Trzeba określić wadę, która wstrzymuje odbiór i taką, pomimo której musi do niego dojść. Zamawiający nie powinien odmawiać odbioru z powodu błahostek, które nie uniemożliwiają mu korzystania z systemu – podkreślał Xawery Konarski.
Ważne są też postanowienia prawno-autorskie. Jeśli zamawiającemu zależy, żeby mieć możliwość samodzielnej modyfikacji systemu, trzeba to zawrzeć w umowie.
– Warto uregulować prawo do modyfikacji oprogramowania i zapewnić sobie wydanie kodów źródłowych – mówiła Agnieszka Wachowska.
Ponadto trzeba opisać przypadki, w których może dojść do rozwiązania umowy, oraz skutki odstąpienia od niej. Istotna jest także wysokość wynagrodzenia oraz kar umownych.
Wiele wątków
Podczas konferencji wielu wątkom związanym z wdrożeniem umowy IT prelegenci przyjrzeli się bliżej. Katarzyna Szczudlik, partner w kancelarii SSW Pragmatic Solutions, szczegółowo omawiała otoczenie regulacyjne wdrożeń IT.
– Przepisów jest coraz więcej, więc wszystko się komplikuje. Pomimo, że mamy wiele nowych regulacji, szykowane są kolejne zmiany i to na różnych płaszczyznach – mówiła.
Natomiast Jakub Kubalski, partner w SSW Pragmatic Solutions, przybliżył problem licencjonowania baz danych i algorytmów w umowach wdrażających technologię sztucznej inteligencji oraz uczenia maszynowego.
– Sztuczna inteligencja nie jest już domeną przyszłości. Takie rozwiązania pojawiają się coraz częściej w branżach, w których mamy do czynienie z dużą ilością danych – zwracał uwagę Jakub Kubalski.
Prelegenci mówili też m.in. o odpowiedzialności dostawców usług IT za nienależyte wykonywanie umowy, wdrażaniu rozwiązań chmurowych i prawie własności intelektualnej w projektach IT.
© ℗
