Ludzie są najcenniejszym aktywem w każdym przedsiębiorstwie, a zarządzanie nimi należy do jednych z najtrudniejszych zadań, z jakimi muszą się mierzyć osoby zajmujące managerskie stanowiska. Najistotniejsze jest zajęcie pozycji przywódcy. Ta nie wynika wyłącznie z piastowanego stanowiska, ale przede wszystkim ze zdobytego doświadczenia, umiejętności inspirowania innych, bycia ponadprzeciętnym, wiarygodnym, wzbudzającym zaufanie i potrafiącym pobudzić zaangażowanie.
Weź udział w konferencji “Komunikacja menedżerska”, 28 września 2023, Warszawa >>
Doskonałym przykładem na podkreślenie istoty roli przywódcy są wyniki badania przeprowadzonego przez Instytut Saratoga, z których wynika, że tylko 12% pracowników odchodzi do innych pracodawców z uwagi na wyższe wynagrodzenie. Pozostałe 88% rotacji ma swoją przyczynę w aspektach pozafinansowych – w nieprzyjaznej atmosferze w pracy, irytujących zwierzchnikach oraz braku poczucia stabilności w dotychczasowym miejscu pracy*. Wyniki te są zatrważające i jasno pokazują, że w dziedzinie zarządzania zasobami ludzkimi jest jeszcze wiele do zrobienia.
1. Zbuduj dobry zespół pracowników!
Zasoby ludzkie stanowią najcenniejsze aktywo w każdym przedsiębiorstwie. Z tego względu zbudowanie silnego, zgranego i zaangażowanego zespołu specjalistów będzie pierwszym i najważniejszym zadaniem na drodze do sukcesu biznesowego.
Głównym filarem zespołu jest doświadczony, zaangażowany, potrafiący patrzeć przyszłościowo i globalnie oraz niebojący się wyznaczać ambitnych celów przywódca. Ramię w ramię przy nim powinni podążać kompetentni, zmotywowani, odważni w działaniu i efektywni pracownicy.
Wyzwaniem dla każdego szefa i managera powinno być stworzenie grupy ludzi o uzupełniających się umiejętnościach, którzy będą wzajemnie wymieniać się posiadanymi umiejętnościami, talentami i cechami osobowości.
Przywódca podczas rekrutacji pracowników powinien patrzeć nie tylko na posiadane przez nich umiejętności, doświadczenie i wykształcenie, ale również cechy osobowości i dopasowanie do zatrudnionych już osób. Dobry zespół jest jak łańcuch, gdzie każde z ogniw doskonale do siebie pasuje i świetnie się uzupełnia. Ludzie w firmie nie powinni posiadać identycznych kompetencji, ważne jednak, aby były one kompatybilne.
2. Bądź liderem i przywódcą, nie tylko szefem!
Przywódca łączy w sobie cechy lidera i managera wraz z pewną wartością dodaną. Potrafi przydzielać ludziom zadania i rozliczać z ich realizacji, co stanowi rolę managera. Świetnie radzi sobie z przejmowaniem odpowiedzialności za postępowanie zespołu, nie ma problemu z dawaniem pochwał za osiągnięte sukcesy, z pokorą znosi porażki, a w ich obliczu zawsze staje po stronie swoich pracowników, czyli jest dobrym liderem. Ale obok tych cech przywódca posiada również swoją wizję przyszłości i siłę, aby przekonać do niej innych.
Przywódca spogląda na całą organizację w sposób globalny – patrzy poza jej granice, przez co potrafi ocenić jej położenie, a do tego ma odwagę, wiedzę i doświadczenie, aby ocena ta była obiektywną. Przywódca postępuje kompleksowo, wyrasta ponad przeciętność, budzi w podwładnych podziw i stanowi dla nich wzór do naśladowania. Jest wiarygodny, godny zaufania i przystępny. Nie buduje pomiędzy sobą i pracownikami muru ze strachu, nakazów i zakazów, ale mimo tej dostępności i atmosfery koleżeństwa zespół doskonale wie, że jest ich szefem. Rola ta wynika z naturalnej chęci podążania za kimś mądrym i inspirującym.
3. Zaprzyjaźnij się z modelami ZPC oraz TQM!
Dobry przywódca doskonale zna pojęcia zarządzania przez cele (ZPC) oraz zarządzania przez jakość (TQM) i stara się te modele stosować w praktyce. Takie podejście daje możliwość dokonywania pomiarów efektów, a więc skuteczności podejmowanych działań i wyraźnie pokazuje obszary, które wymagają wprowadzenia udoskonaleń.
Najistotniejszymi aspektami idei zarządzania przez cele są:
- usystematyzowanie celów organizacji;
- ustalenie szeregu celów pośrednich i indywidualnych, które będą zgodne ze strategią organizacji;
- powiązanie celów indywidualnych z celami strategicznymi;
- wdrożenie planowania strategicznego i operacyjnego;
- regularne badanie wyników – efektywności pracy kadry zarządczej i podwładnych jej pracowników.
W zarządzaniu zespołem poprzez jakość istotną rolę odgrywa optymalizacja procesów i niekończące się doskonalenie jakości. Tutaj główna uwaga skupiona jest na ośmiu elementach:
- orientacji na klienta;
- przywództwie;
- zaangażowaniu;
- podejściu procesowym do realizacji zadań;
- podejściu systemowym do zarządzania;
- stałym doskonaleniu;
- decyzjach podejmowanych w oparciu o fakty;
- obustronnym korzystaniu z relacji z dostawcami.
4. Obudź w sobie coacha! Motywuj do działania!
Najwyższą efektywność wykazują pracownicy zmotywowani do działania. Przywódca powinien zatem poznać potrzeby swoich podwładnych i dopasować zestaw motywatorów do ich umiejętności, ambicji i oczekiwań.
Najpowszechniej stosowanym motywatorem są pieniądze. Okazuje się jednak, że dla ambitnych pracowników kwestie finansowe nie są najistotniejsze, a na pewnym pułapie wynagrodzenia niewielkie podwyżki czy premie wydajnościowe nie stanowią o poziomie zaangażowania.
W takim wypadku warto postawić na motywatory pozapłacowe. Wśród nich można wymienić:
- zmniejszenie monotonii pracy poprzez zmianę obowiązków pracownika;
- włączenie pracowników w proces podejmowania decyzji ważnych dla zespołu;
- publiczne pochwały;
- partnerska forma prowadzenia rozmów przywódcy z podwładnymi;
- budowanie dobrej atmosfery w pracy;
- możliwość uczestnictwa w kursach i szkoleniach;
- możliwość awansu;
- zapewnienie bezpiecznych i sprzyjających kreatywności warunków pracy;
- ograniczenie sytuacji stresowych;
- dbanie o kontakty interpersonalne między pracownikami.
5. Wydawaj polecenia i oceniaj efekty ich realizacji!
Szef musi wydawać swoim pracownikom polecenia. Na tym polega jego rola. Bardzo istotny jest jednak sposób, w jaki to robi, ponieważ to właśnie ten sposób, a nie zawsze treść tych poleceń ma najistotniejsze znaczenie w kwestii nastawienia pracowników. Zatem jak powinny być wydawane polecenia służbowe?
Wydawaj polecenia w formie prośby, uprzejmym tonem. W ten sposób okażesz szacunek dla pracownika. Ten nie poczuje się atakowany i zmuszony do czegoś.
6. Dziękuj i proś. To oznaka kultury i szacunku.
Wydawaj polecenia w sposób jasny i konkretny. Zawsze upewniaj się, czy pracownik dobrze zrozumiał to, co miałeś mu do przekazania. Jeśli zadanie jest trudne, to możesz poprosić pracownika, żeby opisał Ci swoimi słowami, co zamierza zrobić. W ten sposób zweryfikujesz, czy takie właśnie postępowanie miałeś na myśli.
Każde zadanie musi być uzasadnione. Praca nie będzie efektywna, jeśli pracownik nie będzie czuł, że to co robi, ma sens. Polecenia powinny precyzyjnie objaśnione.
Warto, abyś znał imiona swoich pracowników i zwracał się do nich po imieniu. Jeśli zależy Ci na wprowadzeniu koleżeńskiej atmosfery, to używaj zwracaj się na “Ty”.
Samodzielni pracownicy są bardziej efektywni. Z tego względu, jeśli jest taka możliwość, wyznaczaj pracownikom cele i daj im wolną rękę w sposobie ich realizacji. Służ pomocą, ale nie narzucaj gotowych schematów działania.
Wydawanie poleceń nie miałoby sensu, kiedy sposób ich realizacji i osiągnięte efekty nie podlegałyby ocenie. Odpowiednio przekazana informacja zwrotna to cenne źródło wiedzy i sposób na samodoskonalenie. Świadomość popełnianych błędów daje możliwość ich poprawy i zmiany sposobu działania w przyszłości.
Ważne, aby ocena była wydawana bezpośrednio po realizacji konkretnego zadania i w odpowiedni sposób. Pochwały warto wypowiadać głośno i wyraźnie, najlepiej publicznie. Nagan udziela się po cichu, w delikatny i konstruktywny sposób.
Pamiętaj, żeby zawsze oceniać sposób realizacji poleceń i ich efekty, nie osobę pracownika. Zawsze argumentuj swoje decyzje. Nie pozostawiaj problemów bez rozwiązań – jeśli pracownik robi coś źle, pokaż mu, jak robić to poprawnie.
Kongres HR Summit już 18 i 19 września. Poznaj program >>
7. Zaufaj! Przecież pracujesz z profesjonalistami!
Zaufanie i uczciwość stanowi podstawę relacji ludzkich, również tych na płaszczyźnie pracownik-przełożony. Z tego względu warto dobierać pracowników, którzy w Twojej subiektywnej ocenie nie wzbudzają podejrzeń, są pewni, szczerzy, prawdomówni i wiarygodni. Kiedy już zbudujesz taki zespół, to po prostu mu zaufaj. Bez zaufania nie sposób współpracować.
Nie ufaj bezgranicznie i nie bądź naiwny. Każdemu, nawet najbliższemu współpracownikowi należy dać kredyt zaufania. Staraj się jednak nie być podejrzliwym, nadmiernie ostrożnym i zamkniętym. Jeśli chcesz być dobrym przywódcą, to musisz nauczyć się chłodno oceniać sytuację.
Pamiętaj o zasadach etycznych i prawie. Nie ujawniaj informacji, które powinny zostać tajemnicą i nie wyjawiaj cudzych sekretów. Nie przesadzaj jednak też w drugą stronę – staraj się nikogo nie dyskredytować i nie wyróżniaj nikogo poprzez przekazywanie mu większej lub mniejszej dawki informacji. Takie zachowania mogą uniemożliwić lub bardzo utrudnić efektywne wykonywanie zadań, ponieważ powodują kłótnie w zespole.
8. Planuj działania!
Każdy z pracowników ma swój własny wypracowany harmonogram dnia. W określonych godzinach wykonuje konkretne obowiązki służbowe, pije kawę, czy wychodzi na papierosa. Pracownicy planują również dni wolne i urlopy. Uszanuj to i informuj swoich podwładnych z wyprzedzeniem o planowanych spotkaniach, szkoleniach czy przerwach w pracy.
Planuj z wyprzedzeniem każde spotkanie i szkolenie. Ustalaj i podawaj do wiadomości ogółu pracowników czas ich trwania i plan przebiegu. Za każdym razem zastanawiaj się, czy konkretna przerwa w pracy jest potrzebna i uzasadniona.
Staraj się odrywać pracowników od pracy jedynie w sytuacjach, kiedy ci będą mogli osiągnąć z tej przerwy jakąś wartość. I na koniec – nie zapomnij na czas poinformować podwładnych o odwołanych wydarzeniach. Nie rób tego na przysłowiową “ostatnią chwilę”. Takie zachowania sprawiają, że pracownicy czują, że szanujesz ich czas.
Nie zapominaj, że pracownicy powinni znać też plan codziennych działań, cel i terminy ramowe celów, do których dążą. Do planowania konkretnych projektów możesz wykorzystać odpowiednich narzędzi do zarządzania. Pracownicy na pewno docenią możliwość wglądu do nich.
Poznaj program konferencji “Employer branding w praktyce” >>
9. Stawiaj osiągalne cele i nie zapominaj o feedbacku!
Kompetentni przywódcy nie stawiają niemożliwych do zrealizowania celów. Jedynie nieliczna grupa pracowników czuje się zmotywowana do samodoskonalenia, kiedy stawiane są przed nimi zadania wykraczające poza ich umiejętności. Zdecydowana większość w takiej sytuacji czuje się przytłoczona i zniechęcona. Stawiaj więc realne do wykonania cele i przydzielaj zadania zgodne z kompetencjami podwładnych.
Jeśli planujesz poszerzyć czyjś zakres obowiązków, wyślij go na szkolenie lub kurs. Stopniowo wdrażaj nowe zadania. Takie postępowanie sprawi, że pracownik poczuje się doceniony i zaopiekowany.
Pamiętaj też o wspomnianym we wcześniejszej części tekstu feedbacku!
Dbaj o rozwój pracowników!
Dobre zarobki są ważne, ale przestają być najważniejsze, kiedy praca jest nudna, a więc kiedy stale wykonuje się ten sam zestaw obowiązków. Aby tego uniknąć, warto zainwestować w szkolenia i kursy, które będą podnosić kompetencje podwładnych, co sprawi, że ci będą mogli wykonywać coraz to nowe, trudniejsze zadania.
Najlepiej, jeśli ustalisz z pracownikami, jakich szkoleń potrzebują i jaki zakres tematyczny ich interesuje. Jeśli pójście na szkolenie będzie dla pracownika przykrą powinnością, to możesz być pewien, że niewiele z niego wyniesie, a firma jedynie straci pieniądze.
10. Pamiętaj, że dobra komunikacja to podstawa sukcesu!
Żaden szef nie powinien zapominać, że dobra komunikacja w firmie stanowi o jej sile. Powinna ona zatem cechować się transparentnością, otwartością i zrozumiałością. Dobrego przywódcę na pierwszy rzut oka można poznać po tym, że potrafi wzbudzić respekt i szacunek wśród swoich pracowników, ale jednocześnie ci nie mają obaw przed mówieniem mu o własnych pomysłach i nie boją się szczerze wyrażać swojego zdania na temat innych pracowników i całego procesu.
Podsumowując, zarządzanie zasobami ludzkimi to bardzo ważny element prowadzenia każdej organizacji. Ludzie są najcenniejszym aktywem, dlatego należy dbać o to, aby czuli się docenieni, szanowani i chcieli się rozwijać. W ten sposób ich praca będzie efektywna.
Autorka: Justyna Redzik, Redaktorka, Bankier.pl
Bibliografia:
Adecco Poland Sp. z o.o., Przywódca, leader, manager – co ich różni?, źródło: https://focusonbusiness.eu/pl/edukacja/przywodca-lider-manager-co-ich-rozni/10095, dostęp: 17.08.2023 r.
EduLab, Mocny zespół, czyli klucz do sukcesu startupu, źródło: https://edulab.io/mocny-zespol-czyli-klucz-do-sukcesu-startupu/, dostęp: 17.08.2023 r.
Zespół – wFirma.pl, Zarządzanie zespołem – jak powinno wyglądać?, źródło: https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-zarzadzanie-zespolem-w-firmie, dostęp: 17.08.2023 r.
Sikora J., Motywowanie pracowników, Wyd. OWOPO, Bydgoszcz 2000 r.
ICP ICPROECT, Jak zarządzać zespołem? 20 porad dla każdego managera, źródło: https://icproject.com/blog/wskazowki/jak-zarzadzac-zespolem-20-porad-dla-kazdego-managera/, dostęp: 17.08.2023 r.