Czym jest Legal Project Management?
Legal Project Management to zestaw narzędzi, technik i metod, które umożliwiają efektywne planowanie, realizację, monitorowanie i zakończenie projektów prawnych. LPM łączy w sobie elementy klasycznego zarządzania projektami z unikalnymi aspektami praktyki prawniczej, takimi jak poufność, ryzyko prawne czy nieprzewidywalność przebiegu sprawy. W praktyce oznacza to m.in. definiowanie celów projektu, określenie zakresu prac, ustalanie harmonogramu i budżetu, identyfikację interesariuszy, zarządzanie zmianami oraz ocenę ryzyka.
Dzięki LPM dział prawny przestaje być postrzegany jako jednostka reaktywna, a zaczyna pełnić rolę partnera strategicznego dla organizacji.
Kluczowe elementy skutecznego LPM
Ⅰ. Planowanie i strukturyzacja pracy
Dobrze zaplanowany projekt prawny zaczyna się od jasnego określenia celu oraz oczekiwanych rezultatów. W LPM stosuje się narzędzia takie jak Work Breakdown Structure (WBS), które pomagają rozbić złożone zadania na mniejsze, mierzalne elementy. To podejście sprzyja lepszemu zrozumieniu, kto za co odpowiada i ile czasu każda część projektu powinna zająć.
ⅠⅠ. Budżetowanie i kontrola kosztów
Jednym z najczęstszych wyzwań działów prawnych jest przewidywalność kosztów. LPM umożliwia bardziej precyzyjne planowanie wydatków oraz bieżące monitorowanie ich realizacji. Dzięki temu klienci wewnętrzni i zewnętrzni zyskują większą kontrolę nad budżetem, a dział prawny może świadomie zarządzać zasobami.
ⅠⅠⅠ. Komunikacja i zarządzanie interesariuszami
Skuteczna komunikacja to fundament każdego projektu. W kontekście LPM kluczowe jest określenie, kto i kiedy powinien być informowany o postępach, problemach czy decyzjach. Transparentność i regularne raportowanie budują zaufanie i ograniczają ryzyko nieporozumień.
Ⅳ. Zarządzanie ryzykiem i zmianą
Projekty prawne często wiążą się z dużym poziomem niepewności. Dlatego LPM kładzie nacisk na systematyczne identyfikowanie ryzyk i opracowywanie planów awaryjnych. Równocześnie, w sytuacjach wymagających adaptacji, metodyka ta pomaga elastycznie reagować na zmiany bez utraty kontroli nad całością.
Poznaj program konferencji XVIII Forum Dyrektorów Działów Prawnych 23 ‑ 24 września 2025
Korzyści dla działu prawnego i organizacji
Wdrożenie Legal Project Management przynosi konkretne efekty, zarówno w wymiarze operacyjnym, jak i strategicznym. Po pierwsze, poprawia efektywność zespołów prawnych – ogranicza powielanie pracy, ułatwia delegowanie zadań i wspiera lepsze zarządzanie czasem. Po drugie, zwiększa przejrzystość pracy prawników, co ułatwia współpracę z innymi działami i zewnętrznymi dostawcami usług. Po trzecie, dzięki LPM możliwe jest tworzenie wskaźników efektywności (KPI), co wcześniej bywało trudne w przypadku pracy prawniczej. Takie metryki pozwalają ocenić, które procesy działają dobrze, a które wymagają usprawnienia.
Wreszcie, stosowanie zasad LPM buduje zaufanie do działu prawnego jako partnera, który rozumie realia biznesowe i potrafi działać zgodnie z zasadami nowoczesnego zarządzania.
Przykład wdrożenia LPM – droga do operacyjnej doskonałości
Przeniesienie działu prawnego na poziom operacyjnej doskonałości nie dzieje się z dnia na dzień. Wdrożenie LPM wymaga zmiany kultury pracy, szkolenia zespołu oraz często także zmiany narzędzi (np. wdrożenia systemów do zarządzania projektami i dokumentacją). Kluczowe jest jednak to, aby rozpocząć od małych kroków: pilotażu wybranego projektu, identyfikacji tzw. „quick wins” oraz stopniowego skalowania podejścia.
Przykładem może być transformacja zespołu zajmującego się obsługą umów. Wprowadzono tam prosty proces LPM: plan działania, harmonogram przeglądów, przypisanie odpowiedzialności i regularne statusy. Po kilku miesiącach efektywność zespołu wzrosła o 25%, a liczba reklamacji wewnętrznych spadła o połowę. Równocześnie zespół zaczął raportować KPI takie jak czas przygotowania umowy, co wcześniej było niemożliwe.
Wnioski
Legal Project Management to nie chwilowa moda, lecz odpowiedź na rosnące potrzeby biznesu wobec działów prawnych. W dobie transformacji cyfrowej, presji kosztowej i oczekiwania większej przejrzystości, LPM staje się niezbędnym narzędziem dla każdej organizacji, która traktuje dział prawny jako integralną część swojej strategii. Przejście na poziom operacyjnej doskonałości nie wymaga rewolucji – wystarczy systematyczne wdrażanie sprawdzonych praktyk projektowych i gotowość do zmiany myślenia o roli prawa w biznesie.
Autorka: Karolina Majchrzak- Oskiera, Head of Legal and Compliance Schindler Polska