Droga po pieniądze z Unii nie kończy się na podpisaniu umowy dotacji. Niewywiązanie się z jej warunków może przekreślić szansę na dofinansowanie.
W trakcie aplikowania o środki unijne każdego z przedsiębiorców dotyczy zasada trzech szampanów.
— Pierwszy otwiera się w chwili, kiedy przedsiębiorca otrzymuje decyzję o spełnieniu wszystkich wymogów formalnych i dopuszczeniu projektu do konkursu. Drugi w momencie otrzymania decyzji o przyznaniu dotacji, a trzeci — po rozliczeniu projektu i faktycznym otrzymaniu środków na konto firmy — tłumaczy Damian Dec, prezes firmy szkoleniowo-doradczej Atfin.
Umowa — rzecz święta
W umowie o dofinansowanie przedsiębiorca zobowiązuje się realizować projekt zgodnie z jej postanowieniami, a zwłaszcza z opisem zawartym we wniosku o dotację, który stanowi załącznik do umowy.
— Szczególną uwagę trzeba zwrócić na wszelkie terminy zawarte w umowie. Niedopuszczalne są też odstępstwa od zakresu rzeczowego objętego wsparciem — jeżeli przedsiębiorca napisał, że planuje kupić maszynę „X”, nie wolno mu kupić „X bis” — nawet gdyby różniła się od urządzenia „X” tylko nazwą. Właściwy — zgodny z warunkami umowy — powinien też być sposób wyboru dostawców czy wykonawców. Nie bez znaczenia jest też sposób ewidencjonowania poniesionych kosztów oraz dokonywania płatności — w grę wchodzi tylko przelew — wyjaśnia Damian Dec.
Jego zdaniem najczęstszym powodem nierozliczenia projektu jest jednak nieosiągnięcie zakładanych rezultatów, z których część miała kluczowy wpływ na ocenę wniosku. Sytuację taką obrazują podane przykłady. Wdwóch ostatnich sytuacjach opisanych obok przed utratą dotacji ochronić mogłoby jedynie podpisanie aneksu do umowy o dofinansowanie.
Aneksowanie umów
W razie wystąpienia w trakcie realizacji projektu odstępstw od założeń przedstawionych we wniosku o dotację należy jak najszybciej poinformować o tym Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP). Pozwoli to na aneksowanie umowy w celu dostosowania jej do realnej sytuacji przedsiębiorcy. Procedura aneksowania trwa do 35 dni.
— Wniosek o aneksowanie umowy składa się w Regionalnej Instytucji Finansującej (RIF). W przypadku opinii pozytywnej RIF zwraca się do PARP o akceptację wniosku o zawarcie aneksu. W przypadku opinii negatywnej występują dwie możliwości: RIF nie zgadza się na wprowadzenie zmian w umowie i rekomenduje to stanowisko PARP bądź uzasadnia opinię co do rozwiązania umowy z przedsiębiorcą, czego skutkiem jest utrata dotacji. Przy pozytywnej opinii sytuację rozpatruje PARP i podejmuje decyzję końcową w danej kwestii — tłumaczy Damian Dec.
Należy jednak pamiętać, że aneks nie może sankcjonować zdarzeń dokonanych. Należy zawsze informować PARP o zamiarach odstępstwa od projektu i stosować się do decyzji agencji, a nie wprowadzać modyfikacje samodzielnie.
Wniosek o płatność
Podstawowym dokumentem do rozliczenia dotacji jest wniosek o płatność końcową. Składa się go w ciągu 25 dni od zakończenia realizacji projektu we właściwej Regionalnej Instytucji Finansującej.
— Element wniosku stanowią załączniki: sprawozdanie z realizacji projektu, potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie faktur i dowodów płatności, oświadczenie banku ze wskazaniem numeru rachunku, na który ma być przekazana dotacja, dokumenty specyficzne dla zakupów używanych środków trwałych i nieruchomości i wreszcie wersja elektroniczna sprawozdania i wniosku o płatność — wymienia Damian Dec.
Co ważne, data sprzedaży na fakturze, wystawienia faktury oraz dokonania płatności muszą zawierać się w terminie realizacji projektu.
W terminie 14 dni RIF dokonuje zatwierdzenia lub odrzucenia bądź też zgłasza beneficjentowi błędy wzywając go do usunięcia ich w terminie 7 dni. Jeżeli wniosek o płatność będzie kompletny, poprawny i zatwierdzony przez instytucję wdrażającą (PARP) i zarządzającą (Ministerstwo Gospodarki i Pracy), na koncie przedsiębiorcy powinny pojawić się środki.
— Można wtedy otworzyć trzeciego szampana… ale wcześniej warto jeszcze zabezpieczyć pełną dokumentację projektu na 5 lat, na poczet ewentualnej kontroli. Zgodnie z umową o dofinansowanie przedsiębiorca musi zapewnić trwałość rezultatów projektu przez 5 lat od jego zakończenia. Oznacza to, że środki trwałe dofinansowane z funduszy strukturalnych nie powinny zmienić właściciela, a ich użytkowanie w tym okresie powinno być zgodne z tym, jak wnioskodawca przedstawił to we wniosku o dofinansowanie — mówi Damian Dec.