Aż 80 proc. badanych przez PwC firm korzystających z pracy delegowanych pracowników obawia się związanych z tym nowych wymagań, które zaczną obowiązywać 4 września. Widzą w nich dodatkowe obciążenia administracyjne, które mogą podnieść wydatki na obsługę oddelegowań. Co piąty respondent twierdzi, że wprowadzane zasady wpłyną źle na ich biznes, bo zmniejszą się przychody albo wzrosną koszty świadczonych usług.
Nowe zasady wiążą się z koniecznością zastosowania zapisów dyrektywy (UE) 2018/957 z 28 czerwca 2018 r., zmieniającej wcześniejsze reguły delegowania. Polska wdroży je — z ponadmiesięcznym opóźnieniem — przepisami dotyczącymi przede wszystkim przyjmowania pracowników na terytorium naszego kraju. Kraje członkowskie Unii Europejskiej powinny były wywiązać się z tego obowiązku do 30 lipca tego roku, co większość zrobiła. Nie znaczy to jednak, że łatwo poruszać się w przyjmowanych przez nie krajowych regulacjach. Zmian nie wprowadzano jednakowo, co może wynikać z części nieprecyzyjnych wspólnotowych postanowień. Nie wszędzie też są publicznie dostępne informacje o tamtejszych najnowszych zasadach zatrudnienia. Tymczasem jednym z podstawowych celów dyrektywy jest zapewnienie w tzw. państwach przyjmujących uczciwych i równych warunków pracy osobom tam delegowanym.
Definicja z kalendarzem
Jedną z nowych reguł jest stosowanie określonych warunków pracy zależnie od czasu, przez jaki pracownik wykonuje swoje obowiązki poza macierzystym krajem. Wynika to m.in. z innego podejścia do okresu ich świadczenia. Eksperci KPMG w Polsce zwracają uwagę, że dotychczasowe przepisy nie przewidywały ściśle określonej, uniwersalnej długości delegowania. Miało ono trwać w ograniczonym czasie, ale nie wyznaczono maksymalnej granicy, po przekroczeniu której dana usługa traciła walor transgraniczny, a zaczynała być uważana za działalność prowadzoną stale na terytorium państwa obcego. Obecnie to skonkretyzowano i w efekcie najnowszych zmian oddelegowanie trwa do 12 miesięcy z możliwością jego przedłużenia do 18 — pod warunkiem złożenia wcześniej umotywowanego powiadomienia do określonego organu. W Polsce należy zgłosić je Państwowej Inspekcji Pracy (PIP), najpóźniej ostatniego dnia podstawowego okresu 12 miesięcy. Potem, gdy minie czas delegowania w pojęciu unijnej dyrektywy, pracownik pozostający nadal w tym samym miejscu ma być uznawany za osobę zatrudnioną tam lokalnie.
W tym podstawowym czasie delegowania pracodawcy muszą zadbać o określone minimalne warunki zatrudnienia oraz zarobków, zgodne z ustawodawstwem i praktyką stosowaną na danym rynku. Wymagania zmieniono, co dotyczy również wynagradzania. Wypłaty powinny uwzględniać składniki przewidziane w przepisach obowiązujących w państwie przyjmującym, regulujących prawa i obowiązki pracowników, a odpowiadające tamtejszej definicji wynagrodzenia. W porównaniu do wcześniejszej dyrektywy 96/71/ WE katalog gwarantowanych należności nie sprowadza się już do zapewnienia płacy na poziomie wynikającym z minimalnych stawek ustalanych w danym kraju.
Tyle samo za to samo
Cel unijnej dyrektywy jest taki: pracownik delegowany ma być wynagradzany na takich samych zasadach jak obywatel danego kraju, pracujący jednocześnie na takim samym stanowisku. Zasadą ma być, że ta sama praca jest wykonywana za taką samą płacę.
— To rozwiązanie wymaga zapewnienia przez państwa członkowskie informacji o wynagrodzeniach wynikających z ustaw czy branżowych lub regionalnych układów zbiorowych — zwraca uwagę Grzegorz Grochowina, starszy menedżer w dziale doradztwa podatkowego KPMG w Polsce.
Pracodawca musi też stosować przepisy dotyczące m.in. podróży służbowych, w tym ich kosztów, w państwie przyjmującym, jeżeli w okresie delegowania pracownik będzie wykonywał zadania wymagające przemieszczania się po terytorium tego kraju lub wyjazdu poza jego granice dla wykonania polecenia służbowego. Po okresie 12 lub 18 miesięcy pracownik będzie mógł nadal w danym państwie wykonywać te same obowiązki. Wtedy jednak należy zapewnić mu wszelkie — już nie tylko wspomniane podstawowe — warunki zatrudnienia przewidziane w przepisach państwa przyjmującego.
— Zestaw dodatkowych warunków zatrudnienia dotyczy wszystkich przepisów państwa przyjmującego, nie uwzględniając regulacji dotyczących procedur, formalności, warunków zawierania i rozwiązywania umów o pracę, w tym klauzul o zakazie konkurencji, a także uzupełniających pracowniczych systemów emerytalnych — zaznacza Andrzej Marczak, partner, szef działu doradztwa podatkowego KPMG w Polsce.
Zwraca uwagę, że do obliczenia okresu delegowania należy wliczać miesiące zastępowania się przez pracowników na tym samym stanowisku. Obowiązuje bowiem zasada sumowania okresów delegowania, gdy pracodawca będzie wysyłał swoich zatrudnionychkolejno do tego samego miejsca w celu wykonywania tej samej pracy.
Eksperci z KPMG podkreślają ponadto, że po upływie 12 (lub 18) miesięcy i zrównaniu statusu osób oddelegowanych z pracownikami krajowymi nie będzie przeszkód, aby firmy stosowały wobec swoich zatrudnionych warunki korzystniejsze niż wynikające z regulacji państwa, na terenie którego delegowanie będzie kontynuowane. Zwracają uwagę, że jednocześnie zwiększono uprawnienia instytucji łącznikowych. Organy te rozszerzają zakres współpracy, kontroli i działań pokontrolnych. W Polsce taką rolę pełni PIP. Inspekcja jest powołana przede wszystkim do kontrolowania przestrzegania zasad kierowania pracowników z krajów UE do pracy na terenie Polski, ale nie tylko.
PIP może współpracować z organami kontrolnymi z innych państw Wspólnoty. Zgodnie z nowymi kompetencjami uzyskała możliwość reagowania na przypadki nielegalnej działalności związanej z delegowaniem pracowników. Została uprawniona także do bezpośredniego występowania po określone dane od pracodawców, przedsiębiorców, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), urzędów skarbowych czy innych instytucji publicznych. Będzie mogła żądać od nich albo wnioskować o udzielenie informacji w razie podejrzenia, że naruszono przepisy państwa UE, do którego skierowano pracownika z naszego kraju.
Sporo do przeanalizowania
Eksperci PwC podkreślają, że nowe obowiązki zgłoszeniowe i zwiększone ryzyko kontroli będą wymagać od przedsiębiorców większej skrupulatności w monitorowaniu zagranicznych wyjazdów pracowników, co dodatkowo komplikuje pandemia COVID-19. Radzą, aby pracodawcy dokonali przeglądu swoich zasad wynagradzania i warunków zatrudnienia osób delegowanych. Dzięki temu zidentyfikują, które przepisy (polskie czy zagraniczne) należy stosować w związku z nowymi wymaganiami i jakie składniki wynagrodzenia należy zapewnić zależnie od długości delegowania danej osoby.
— O rzeczywistych efektach nowych wymagań przekonamy się z upływem czasu. Na razie możemy stwierdzić, że samo ich wdrożenie, niezależnie od wpływu na działalność biznesową, to dla pracodawców duże wyzwanie — mówi Bartosz Siwiak, menedżer w dziale prawno-podatkowym PwC.
Michał Balicki, adwokat w kancelarii PwC Legal, zwraca natomiast uwagę, że zmiana dyrektywy to niejedyna rzecz, którą należy przeanalizować, prognozując sytuację pracowników delegowanych.
— Równie ważne są kwestie podatkowe, ubezpieczeniowe czy imigracyjne. Kiedy dołożymy do tego potencjalne komplikacje wynikłe z sytuacji, przed jakimi stanęli pracownicy transgraniczni w dobie COVID-19, można uznać, że przygotowanie do zmian wymaga dobrej orientacji w przepisach z kilku reżimów prawnych jednocześnie — podkreśla Michał Balicki.
Rola agencji zatrudnienia
Za pracodawcę delegującego zostanie uznana także agencja pracy tymczasowej bądź wynajmująca personel, gdy jej pracownik zostanie skierowany do pracy do innego państwa UE przez pracodawcę użytkownika. Musi on powiadomić o tym agencję. Ta natomiast ma obowiązek zapewnienia warunków zatrudnienia zgodnych ze stosowanymi w danym państwie członkowskim.
Prawa delegowanego
Minimalne warunki zatrudnienia w okresie podstawowego oddelegowania (czyli 12 lub 18 miesięcy) muszą być zgodne m.in. z:
- normami czasu pracy, odpoczynku, urlopu
- regułami wynagradzania, w tym za nadgodziny
- przepisami BHP
- ochroną praw rodzicielskich
- zasadami równego traktowania oraz zakazem dyskryminacji w zatrudnieniu