Przedstawiciele biznesu, którzy otrzymali dotacje, muszą wywiązać się z wielu obowiązków.
– Podczas rozliczania projektów z unijnym dofinansowaniem istotna jest dbałość o każdy szczegół. Popełnienie błędów może skutkować poważnymi konsekwencjami w postaci zwrotu części lub nawet całości grantu – podkreśla Agnieszka Wykrzykowska, senior menedżer w Grant Thornton.
Uwaga na terminy
Po otrzymaniu informacji o przyznaniu dotacji przedsiębiorca musi podpisać umowę o dofinansowanie z odpowiednią instytucją.
– Terminy, w jakich należy to zrobić, mogą się różnić w zależności od danego konkursu i programu dotacyjnego. Warto wcześniej zapoznać się z regulaminem naboru i wzorem umowy o dofinansowanie, które zazwyczaj są dostępne wraz z pozostałą dokumentacją konkursową. Co istotne, zapisy wspomnianej umowy nie podlegają negocjacjom – zaznacza Agnieszka Wykrzykowska.
W przypadku niektórych konkursów dotacyjnych mogą być wymagane również dodatkowe dokumenty. Tak jest m.in. w przypadku konkursu „Kredyt ekologiczny” z działania 3.1 programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki. Przed podpisaniem umowy o dofinansowanie konieczne jest wcześniejsze zawarcie z bankiem komercyjnym, współpracującym z Bankiem Gospodarstwa Krajowego, wniosku o udzielenie kredytu.
– Podczas rozliczania projektów eksperci każdorazowo badają, czy wskazane do dofinansowania wydatki rzeczywiście powinny być pokryte dotacją. Może się to wydawać zbędne, skoro przedsięwzięcia otrzymały granty. Przedsiębiorcy muszą jednak pamiętać, że podczas rozliczania wydatków specjaliści ponownie sprawdzają, czy zostały one poniesione w sposób prawidłowy – podkreśla Agnieszka Wykrzykowska.
Wydatki a cel przedsięwzięcia
Ekspertka wyjaśnia, że wspomniane wydatki muszą być zgodne z przepisami prawa i umową o dofinansowanie. Ponadto – jak dodaje – powinny być one zrealizowane do końca 2029 r., chyba że wspomniana umowa przewiduje wcześniejszy termin.
– Wydatki muszą spełniać warunki programu dotacyjnego i regulaminu konkursowego. Muszą być niezbędne dla osiągnięcia celów projektu, a także poniesione w sposób racjonalny i efektywny oraz odpowiednio udokumentowane – wylicza Agnieszka Wykrzykowska.
Większość zamówień realizowanych przez przedsiębiorców prowadzących projekty z dofinansowaniem musi spełniać zasadę konkurencyjności. Chodzi o równe traktowanie wykonawców. Wspomnianej zasady można nie stosować m.in. w przypadku zamówień, których wartość nie przekracza 50 tys. zł netto lub podlegających Prawu Zamówień Publicznych. Dotyczy to również wydatków rozliczanych za pomocą uproszczonych metod, a także usług badawczo-rozwojowych świadczonych przez osoby fizyczne wskazane we wniosku o dofinansowanie.
– Zasady konkurencyjności można też nie stosować w niektórych przypadkach określonych w wytycznych unijnych. Chodzi o wyjątkowe sytuacje, takie jak klęski żywiołowe, awarie i katastrofy. Taką sytuacją może być też istnienie na rynku tylko jednego dostawcy lub wykonawcy zamówienia i niemożność skorzystania z alternatywnych rozwiązań. Należy to jednak dobrze uzasadnić – radzi Agnieszka Wykrzykowska.
Wnioski o płatność
Przedsiębiorca, który otrzymał dotację, musi rozliczać wydatki we wnioskach o płatność. Terminy, w których należy je regularnie składać, określa umowa o dofinansowanie.
Agnieszka Wykrzykowska zwraca uwagę także na zasady dotyczące okresu trwałości projektów, który dla MŚP wynosi trzy lata, natomiast dla dużych firm – pięć lat. Wyjaśnia, że liczy się go od dnia wpływu płatności końcowej na rachunek beneficjenta.
– W tym czasie przedsiębiorca musi utrzymać inwestycję. Nie może np. sprzedać finansowanych z dotacji maszyn. Ponadto powinien zachować miejsca pracy, o ile ich utworzenie lub utrzymanie było założone w projekcie. Ważne jest również przechowywanie dokumentacji dotyczącej danego przedsięwzięcia. W tym czasie możliwa jest również kontrola projektu pod kątem poprawności jego realizacji – zaznacza Agnieszka Wykrzykowska.