Pandemia COVID-19 dała się we znaki wielu firmom, jednak nie każdy przypadek opóźnień w płatnościach dla kontrahentów można przypisać wyłącznie problemom finansowym związanym z tym wyjątkowo trudnym okresem. Najnowsza analiza zatorów płatniczych, którą przeprowadziła firma PwC, wskazuje też na inne czynniki, w tym na stałe zjawiska, znane sprzed wybuchu pandemii koronawirusa.
Obowiązki pod groźbą kary
„Od stycznia 2020 r. nowelizacją tzw. ustawy antyzatorowej wprowadzono nowe obowiązki dla przedsiębiorców i zmodyfikowane sankcje. Ma to sprzyjać zmniejszeniu skali nieterminowych płatności, w szczególności wobec przedsiębiorców z sektora MŚP, oraz dyscyplinować strony do stosowania krótkich terminów zapłaty” – przypomina w analizie PwC.
Te kwestie wziął pod lupę prezes Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (UOKiK), wyposażony z początkiem ubiegłego roku w szczególne uprawnienia.
Przedsiębiorców zobowiązano np. do składania każdego roku, do 31 stycznia, sprawozdań o stosowanych terminach płatności. Jest to obowiązek największych podatników CIT (z przychodami powyżej 50 mln EUR), spółek w podatkowych grupach kapitałowych oraz nieruchomościowych. Niewywiązanie się z tego jest wykroczeniem.
Natomiast od prezesa UOKiK ustawa wymaga m.in. badania, czy w ciągu trzech kolejnych miesięcy suma wartości świadczeń pieniężnych niespełnionych przez firmę lub uregulowanych po terminie przekracza 5 mln zł. Od 1 stycznia 2022 r. granicą będą 2 mln zł. Kary za opóźnienia odpowiadają wartości odsetek za zwłokę w płatnościach, a przy powtórnym ukaraniu są o połowę wyższe. Prezes UOKiK ma prawo żądać przekazania mu wszelkich informacji i dokumentów dotyczących realizacji świadczeń pieniężnych. Może zwrócić się o to nie tylko do kontrolowanego podmiotu. Niespełnienie żądania lub przedstawienie danych nieprawdziwych lub wprowadzających w błąd jest zagrożone karą administracyjną w wysokości do 5 proc. przychodu, jednak nie wyższą niż 50 mln EUR.
60 dni dla MŚP - bez wyjątku
Podmiot objęty ustawą musi uregulować należność mikro, małej lub średniej firmie w ciągu 60 dni. W pozostałych relacjach strony mogą zastrzec przekroczenie tego terminu. Ustawa wymaga też poinformowania kontrahentów o posiadaniu statusu dużego przedsiębiorcy, a brak takiej informacji to wykroczenie.
Z pierwszych sprawozdań o stosowanych terminach płatności – czyli za 2020 r. –złożonych przez prawie 3 tys. podmiotów, wynika, że ponad 400 nie regulowało wymagalnych zobowiązań w ogóle lub płaciło ponad połowę ich wartości (u rekordzistów 99 proc.) po ustawowym czasie.
– Na dyscyplinę płatniczą przedsiębiorców wpływają różne czynniki o charakterze okresowym i stałym. Do pierwszych można zaliczyć zdarzenia obiektywne, skutkujące przejściowym spowolnieniem gospodarczym lub utrudnieniami w określonych obszarach gospodarki, w tym tak szczególne, jak uwarunkowania związane z pandemią COVID-19 w 2020 r. – komentuje Bartosz Piątek, radca prawny w kancelarii PwC Legal.
W ocenie autorów analizy w 2020 r. dużą rolę odegrały nie tylko wyjątkowe trudności z utrzymaniem płynności finansowej czy ostrożnościowe podejście do bieżących wydatków. Nie bez znaczenia była też konieczność dostosowania się firm do obostrzeń związanych z pandemią, w tym do ograniczeń w dostępności pracowników lub narzędzi pracy oraz problemy kadrowe spowodowane zwolnieniami lekarskimi.
– Do czynników stałych wpływających na dyscyplinę płatniczą należy zaliczyć przede wszystkim wydłużony proces bieżącego księgowania, wynikający z procedur wewnętrznych oraz funkcjonalności systemów księgowych i zarządczych, niedostosowanych do wymagań aktualnych przepisów. Ponadto znaczenie miało nienależyte dokumentowanie wykonania usług przez kontrahentów, a także spory, np. co do jakości albo kompletności realizowanych usług lub dostaw – wyjaśnia radca.
Zauważa zarazem, że nieterminowa zapłata dla kontrahentów z sektora MŚP nie jest z zasady nacechowana złą wolą dużych partnerów, choć takie sytuacje się zdarzają.
Są w dobrej kondycji, a zwlekają
W ocenie PwC nieterminowe regulowanie zobowiązań, w tym przez podmioty o ugruntowanej pozycji na rynku oraz dobrej kondycji finansowej i ekonomicznej, świadczy m.in. o nieprawidłowym, niedostosowanym do wymagań ustawy ułożeniu procesu rozliczeń zobowiązań i ich niedostatecznej kontroli. Znaczenie ma też niewłaściwe formułowaniu umów, które powinny umożliwić ustalenie faktycznych dat spełnienia świadczeń lub właściwej ich wartości, np. w przypadku nieuwzględniania faktur korygujących in minus.
Autorzy analizy uważają, że wdrożenie odpowiednich rozwiązań wewnątrz firm, w tym dążenie do automatyzacji procesów rozliczeniowych, może istotnie przyczynić się do poprawy dyscypliny płatniczej. Efekty może przynieść także ulepszenie metod gromadzenia danych żądanych przez UOKiK, gdyż od zarządzania nimi zależy m.in. możliwość weryfikacji terminów regulowania zobowiązań i ich wartości.
– Naszym zdaniem nowe przepisy wywołały poruszenie w dużych firmach i przyczyniły się do zintensyfikowania działań naprawczych – zauważa Bartosz Piątek.
UOKiK w pierwszym roku obowiązywania nowych przepisów był dość aktywny. W styczniu 2021 r. wydał setne postanowienie o wszczęciu postępowania. Kontrolami objął głównie dwie branże – automotive i rolno-spożywczą.
– Z prowadzonych postępowań wynika, że poszkodowanymi przez zatory płatnicze są w szczególności mikro, mali i średni przedsiębiorcy, którym silniejsi kontrahenci narzucają wydłużone terminy zapłaty, a następnie nie płacą w terminie. Jest to wyjątkowo niekorzystne dla spółek sektora MŚP, dla których koszt pozyskania kapitału obrotowego jest nieporównywalnie wyższy niż dla dużych podmiotów. Co więcej, mniejsze mają utrudnione możliwości korzystania z rozwiązań poprawiających płynność finansową, takich jak faktoring lub cashpooling – mówi Tomasz Chróstny, prezes UOKiK.
Przez prawie dwa lata organ przeanalizował ponad 100 mln transakcji handlowych i ocenia, że obowiązujące przepisy nie pozwalają na skuteczne eliminowanie opóźnień w płatnościach. Ponadto określony w nich zakres działania prezesa UOKiK jest bardzo usztywniony.
Dlatego trwają już uzgodnienia międzyresortowe co do nowelizacji ustawy. Zdaniem urzędu przepisy należy uelastycznić, umożliwiając m.in. uwzględnianie przy wymiarze kary szczególnych okoliczności naruszenia – łagodzących, jak i obciążających. Dzięki temu sankcja byłaby adekwatna do wagi nieprawidłowości, sytuacji przedsiębiorcy i postawionego ustawą zadania ograniczania zatorów płatniczych.
Szef urzędu przyznaje zarazem, że obecne procedury są niezwykle czasochłonne i absorbują istotnie nie tylko zasoby ekspertów organu, ale też kadry w przedsiębiorstwach objętych postępowaniem.
Postępowania trwają dłużej niż rok. Od wprowadzenia nowych przepisów do początku października 2021 r. wydano jedynie 10 decyzji, z których połowa wiązała się z nałożeniem sankcji finansowych. W ostatnich dniach zapadła kolejna z orzeczeniem kary.
– Obserwujemy, że w efekcie tych postępowań do poszukiwania sposobów na poprawę dynamiki płatności motywuje przedsiębiorców nie tylko widmo dotkliwej sankcji. Widzą oni także m.in. ryzyko wizerunkowe, bo dane w sprawozdaniach, jak i decyzje prezesa UOKiK o karach są upubliczniane – zwraca uwagę przedstawiciel PwC.
Przedsiębiorcy mają też świadomość, że postępowania oznaczają dla nich konieczność przedstawienia wielu dokumentów, w tym dziesiątek tysięcy faktur i ich korekt, a wprowadzenie w błąd może skutkować karą. Mówią, że przygotowanie tych danych utrudnia czy wręcz paraliżuje bieżącą pracę działów księgowości.
– Wiele przedsiębiorstw próbuje rozwijać własne narzędzia do automatyzacji raportowania danych, jednak w połączeniu z codziennymi obowiązkami i terminami narzuconymi przez ustawę o zatorach osiągnięcie realnych usprawnień jest bardzo trudne, a czasami wręcz nieosiągalne – zauważają autorzy analizy.