Zdobycie grantu i podpisanie umowy to dopiero połowa sukcesu. Kolejny ważny krok to prawidłowe rozliczenie dofinansowania i zamknięcie projektu. Jakich pułapek i często występujących nieprawidłowości przedsiębiorcy mogą obawiać się w przypadku unijnego programu Horyzont 2020, który finansuje przedsięwzięcia o wysokim poziomie gotowości technologicznej i bliskie komercjalizacji?
Dominika Tomasik-Szulc, starszy konsultant w Crido, podkreśla, że rozliczanie wspomnianych projektów jest proste i przyjazne dla firm. Znacznie trudniej jest raportować wydatki refundowane z krajowych i regionalnych programów operacyjnych.
— Nad całością projektu z dotacją przyznaną bezpośrednio przez Brukselę czuwa jego koordynator, czyli jeden z konsorcjantów. Odpowiada m.in. za przekazywanie płatności z Komisji Europejskiej i raporty okresowe z realizacji przedsięwzięcia — wyjaśnia Dominika Tomasik-Szulc.
Spore ułatwienie
Kto może zostać koordynatorem? Zarówno polski, jak i zagraniczny konsorcjant projektu. Jego wyznaczenie jest sporym ułatwieniem dla wszystkich uczestników przedsięwzięcia. Koordynator czuwa nad prawidłowym rozliczeniem i zbiera niezbędne dokumenty od wszystkich partnerów. Katarzyna Walczyk-Matuszyk, zastępca dyrektora w Krajowym Punkcie Kontaktowym Programów Badawczych (KPK PB) UE, zwraca uwagę, że granty przyznawane bezpośrednio przez Brukselę nie są ani pomocą publiczną, ani też nie wlicza się ich do puli de minims. To oznacza, że przedsiębiorcy nie mają wyznaczonych limitów. I to jest podstawowa różnica między dotacjami z Horyzontu 2020 a tymi z polityki spójności.
— Pula dotacji z Horyzontu jest dla przedsiębiorców w zasadzie nieograniczona. Mogą realizować z ich pomocą zarówno małe, jak i duże projekty badawczo-innowacyjne — mówi Katarzyna Walczyk-Matuszyk.
Zwraca uwagę, że dla wspomnianych przedsięwzięć, a także związanych z międzynarodową wymianą pracowników, poziom dofinansowania kosztów kwalifikowanych sięga aż 100 proc.
— Do tego dochodzi 25 proc. kosztów pośrednich w postaci ryczałtu. Przedsiębiorstwa mają te same warunki pozyskania wsparcia niezależnie od regionu, województwa czy kraju. Natomiast wysokość wsparcia z funduszy strukturalnych bywa inna dla każdego województwa — podkreśla Katarzyna Walczyk-Matuszyk.
Ewidencja księgowa
Dodaje, że sposób składania wniosków w Horyzoncie 2020 jest przyjazny dla firm.
— Informacje o programie są zebrane na jednym portalu internetowym. Wnioski o dofinansowanie i sprawozdania można składać tylko drogą elektroniczną. Katalog kosztów jest przejrzysty. Okresy ich raportowania, a także wykonanych zadań są różne, zależą od czasu trwania projektu — tłumaczy zastępca dyrektora w KPK PB UE.
Dominika Tomasik-Szulc, starszy konsultant w Crido, zauważa, że przedstawiciele Komisji Europejskiej nie wskazują, jakimi zasadami powinni kierować się przedsiębiorcy prowadzący ewidencję księgową. Audyt projektu powinien jednak umożliwić weryfikację kosztów osobowych, pośrednich, pozostałych bezpośrednich i podwykonawstwa.
— Wspomniane wydatki są rozliczane w okresach sprawozdawczych określonych w umowach o dofinansowanie. Przedstawiciele biznesu mogą wykazać w raportach jeszcze nieopłacone wydatki. Muszą jednak mieć dokument, który potwierdzi, że zostały one poniesione, a w kolejnym okresie sprawozdawczym powinni przedstawić już opłaconą fakturę — tłumaczy Dominika Tomasik-Szulc.
Co może być kosztem osobowym? M.in. wynagrodzenia osób zaangażowanych w dane przedsięwzięcie. Wśród nich są pensje zasadnicze powiększone o obligatoryjne składki na ubezpieczenia społeczne i podatki, obowiązkowe dodatki za nadgodziny lub pracę w nocy. Ponadto przedsiębiorca powinien prowadzić ewidencję czasu pracy dla każdej osoby uczestniczącej w projekcie.
— Koszty inne niż wynikające z umowy o pracę mogą być rozliczane w ramach wydatków personalnych, a nie podwykonawstwa. Przedsiębiorca musi jednak spełnić kilka warunków. Powinien mieć bezpośredni kontakt z osobą wykonującą zadania projektowe. Warto, aby były one świadczone na zasadach podobnych do tych, które obowiązują pracowników zatrudnionych na etacie. Co ważne, wyniki przeprowadzonych prac muszą należeć do beneficjenta — wylicza starszy konsultant w Crido.
Wybrać podwykonawcę
Wyjaśnia, czego powinno dotyczyć podwykonawstwo. Obejmuje ono część prac prowadzonych przez firmę z zewnątrz, z którą przedsiębiorca ma obowiązek zawrzeć umowę na warunkach rynkowych. Dominika Tomasik-Szulc zwraca uwagę, że wybór podwykonawców w projektach wspieranych z Horyzontu 2020 nie jest restrykcyjny. Co istotne, nie obejmuje on zasady konkurencyjności. Komisja Europejska jedynie ją zaleca.
— Najważniejszą zasadą, jaką powinien kierować się przedsiębiorca, jest zachowanie najlepszej jakości w stosunku do ceny. Kryteria opisujące wspomnianą jakość powinny być klarowne i spójne z przedmiotem zamówienia — zaznacza starszy konsultant w Crido.
Szerokie spektrum wydatków obejmuje również kategoria pozostałych kosztów bezpośrednich. Są one związane m.in. z podróżami, pobytem w hotelach i dietami służbowymi, a także z amortyzacją, wynajmem i leasingiem sprzętu. W grę wchodzi też tłumaczenie dokumentów, wydatki na organizację konferencji, na której przedstawiane są rezultaty projektu, zakup materiałów, odczynników i praw własności intelektualnej. W przypadku kosztów pośrednich prowadzenie ewidencji księgowej nie jest wymagane. Są one rozliczane według 25-procentowej stawki zryczałtowanej i dotyczą wydatków związanych z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa. Warto podkreślić, że oprócz sprawozdań beneficjenci składają raporty merytoryczne, w których przedstawiają postępy prac projektowych.