Rozwiązania nie dla każdego

ERP, czyli zaawansowany system informatyczny wspomagający zarządzanie przedsiębiorstwem, zapewnia firmie logistycznej wiele korzyści. Eksperci wymieniają m.in. sprawny przepływ materiałów od dostawców do klientów, efektywną współpracę z podwykonawcami i dystrybutorami oraz mniejsze ryzyko błędu. Ale czy wdrożenie tego systemu opłaci się każdemu przedsiębiorstwu z tej branży?

ERP w skrócie

Tomasz Rutkowski, dyrektor konsultingu Comarch ERP Poland, uważa, że firma, która nie wdrożyła ERP, w wielu obszarach zarządzania będzie mniej efektywna niż konkurencja.

— Oczywiście wyobrażam sobie działanie firmy bez ERP, zresztą z wieloma takimi się spotkałem, jednak trzeba mieć świadomość, że wtedy wiele procesów nie jest zautomatyzowanych, niektóre operacje trzeba wykonywać kilkakrotnie, co dodatkowo zwiększa ryzyko błędów ludzkich, a na temat pewnych aspektów działalności firma po prostu nie ma informacji. Bez systemu klasy ERP trudno ocenić, czy dostępna przestrzeń magazynowa jest optymalnie wykorzystywana. Kierownictwo może też nie mieć świadomości, że są niezgodności w stanach magazynowych — twierdzi Tomasz Rutkowski.

Dodaje jednak, że chociaż każda firma, nawet bardzo mała, potrzebuje wsparcia informatycznego, nie musi to być od razu rozwiązanie wyższej klasy — czasem wystarczy zwykły program do fakturowania. To osoba decyzyjna musi rozstrzygnąć, czego potrzebuje firma. Tę opinię podziela Piotr Krzysztoporski, dyrektor ds. konsultingu w Epicor Software Poland, który uważa, że mniejszym przedsiębiorstwom system ERP nie zawsze się opłaca.

— System ERP umożliwia przetwarzanie ogromnej liczby danych z wielu obszarów, jest zaawansowanym rozwiązaniem wyposażonym w wiele funkcjonalności. Mała rodzinna firma nie jest w stanie ich użytkować, a to odbiłoby się niekorzystnie na opłacalności inwestycji. W takim przypadku nie zaleca się wdrażania systemu ERP, wystarczą proste narzędzia informatyczne — radzi Piotr Krzysztoporski. Eksperci ostrożnie szacują koszty systemu ERP. Ceny różnią się w zależności od projektu i rozmaitych czynników dodatkowych. Tomasz Rutkowski przypomina, że koszt zależy m.in. od liczby użytkowników systemu i stopnia zaawansowania procesów zachodzących w przedsiębiorstwie. Zdaniem ekspertów, inwestycja zwraca się po okresie od 1,5 roku do 3 lat.

Inne projekty

— Niezależnie od profilu firmy, która wdraża system ERP, jego opłacalność to jedna z ważniejszych przesłanek decyzji o inwestycji. Podczas rozmów z klientami zawsze zwracamy uwagę na dwa aspekty: zwrot z inwestycji (ROI) i całkowity koszt utrzymania systemu (TCO). Tworzymy tzw. business case’y, które pokazują wskaźnik ROI możliwy do osiągnięcia przez konkretne przedsiębiorstwo. Zazwyczaj zwrot i największe oszczędności pojawiają się po dwóch albo trzech latach od implementacji. Zdarzają się jednak przypadki, że wdrożenie systemu ERP zwraca się po kilku miesiącach — twierdzi Piotr Krzysztoporski.

Firmy logistyczne, poza systemami ERP, wdrażają także inne, które pomagają usprawnić biznes. Mowa tu chociażby o technologii RFID (w dużym uproszczeniu to radiowa identyfikacja obiektów, np. paczek), która zastępuje tradycyjne kody kreskowe. Czy tego typu systemy można wdrażać razem z ERP?

— Wdrożenie systemu ERP to duża zmiana, w którą angażują się kluczowe osoby praktycznie we wszystkich działach firmy. Dlatego warto oszacować, czy wdrażając ERP jesteśmy w stanie udźwignąć organizacyjnie także inne projekty informatyczne, gdy równocześnie musimy pełną parą prowadzić biznes — przypomina Tomasz Rutkowski.

Według Piotra Krzysztoporskiego, kluczowe są wiedza i doświadczenie dostawcy. To on powinien zaproponować taki model wdrażania rozwiązań, który będzie najbardziej efektywny pod kątem rozwoju przedsiębiorstwa.

Co nowego

Według danych z ostatniego raportu Epicor „System ERP na miarę potrzeb” (próba 200 średniej wielkości firm z branży produkcyjnej i dystrybucyjnej), 14 proc. przedsiębiorstw rozważa wdrożenie systemu ERP z wykorzystaniem chmury obliczeniowej. Tomasz Rutkowski potwierdza, że firmy rzeczywiście coraz częściej pytają o pracę w modelu usługowym, a w wielu przypadkach w ogóle nie chcą rozmawiać o rozwiązaniach wymagających utrzymywania własnej serwerowni. Tym bardziej, że systemy dostępne w chmurze oferują te same możliwości, co systemy instalowane na własnym sprzęcie.

— Wdrożenie w modelu chmurowym zalecamy szczególnie firmom, które dopiero rozpoczynają działalność i szukają rozwiązań pomocnych w uzyskaniu oszczędności. Dzięki implementacji systemu w chmurze nie trzeba budować i utrzymywać wewnętrznej serwerowni, co znacznie ogranicza koszty związane z jego wdrożeniem i późniejszym użytkowaniem. Firmy, które już mają system ERP, częściej wdrażają poszczególne elementy, np. przeniesienie do chmury modułów produkcyjnych, finansowych lub magazynowych — ocenia Piotr Krzysztoporski.

Dodaje, że są też firmy, które nigdy nie zdecydują się na tego rodzaju implementację, ponieważ specyfika ich działalności wymaga wdrożenia systemów w tradycyjny sposób.