Przedsiębiorcy mogli ubiegać się o dotacje już w dwóch edycjach naboru Ścieżka SMART z działania 1.1 programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki. Większość przedsięwzięć wybranych przez organizatorów konkursu wystartuje dopiero po podpisaniu przez beneficjentów umów o dofinansowanie. Niektórzy przedstawiciele biznesu biorący udział w naborze już rozpoczęli realizację projektów. Obowiązkowym elementem planowanych przedsięwzięć są prace badawczo-rozwojowe lub wdrożenia innowacji. Ich pomysłodawcy nie mogą jeszcze składać wniosków o płatność i rozliczać wydatków przeznaczanych na ich realizację. Muszą jednak zadbać o zgromadzenie pełnej dokumentacji projektowej. To z pewnością ułatwi im prawidłowe rozliczenie wydatków bez konieczności przeprowadzania korekty finansowej.
Zbiorowa lista płac
– Warunkiem wypłaty dofinansowania jest złożenie przez beneficjenta właściwie wypełnionego i kompletnego wniosku o płatność, a także zatwierdzenie go przez odpowiednią instytucję, organizatora konkursu dotacyjnego. Jej przedstawiciele zweryfikują dokumentację dotyczącą wydatków wykazanych we wspomnianym wniosku. Sprawdzą, czy zostały one poniesione przez beneficjenta – mówi Magdalena Mirowska, starszy specjalista ds. rozliczeń w Crido.
Zwraca uwagę, że przedsiębiorca ma obowiązek prowadzenia tzw. wyodrębnionej ewidencji księgowej wydatków w sposób przejrzysty i rzetelny. Wspierane w konkursie Ścieżka SMART przedsięwzięcia to projekty modułowe. Beneficjenci otrzymują dotacje na różne elementy działalności gospodarczej, dlatego eksperci muszą mieć możliwość zidentyfikowania poszczególnych operacji finansowych dotyczących danego projektu, którego zakres tematyczny jest podzielony na moduły.
– Beneficjenci mogą rozliczyć wynagrodzenia pracowników kadry naukowo-badawczej. Istotne są w tym przypadku zawarte z nimi umowy o pracę. Ponadto każdy pracownik powinien podpisać zgodę na przekazanie danych osobowych, a także zobowiązanie do nieprzekraczania 276 godzin pracy w ciągu miesiąca. Niezbędne jest również prowadzenie przez beneficjenta ewidencji czasu pracy podwładnych zaangażowanych w projekt. Eksperci zwrócą się do niego o udostępnienie zbiorowej listy płac i o potwierdzenie zapłaty wynagrodzeń, zaliczek do urzędu skarbowego i składek do ZUS – wylicza Magdalena Mirowska.
Dowody księgowe
Jakich innych dokumentów księgowych mogą zażądać przedstawiciele wspomnianej instytucji? W przypadku rozliczania wydatków dotyczących podwykonawstwa i kosztów operacyjnych projektu, konieczne będą odpowiednio opisane dowody księgowe. Chodzi m.in. o faktury potwierdzające poniesienie wydatków wraz z potwierdzeniem zapłaty, a także o umowy z wykonawcami i dostawcami.
– Obowiązkiem beneficjenta jest też archiwizowanie pełnej dokumentacji dotyczącej procedur zakupowych. Dotyczy ona wartości zamówienia, potwierdzenia publikacji zapytania w bazie konkurencyjności, wykazu ewentualnych pytań zadanych przez potencjalnych oferentów wraz z odpowiedziami, a także możliwych zmian w zapytaniu ofertowym. W dokumentacji nie może zabraknąć również złożonych ofert, wezwań do uzupełnień i wyjaśnień, protokołu z postępowania i podpisanej umowy z wybranym wykonawcą – wymienia Magdalena Mirowska.
Działania, jakie musi podjąć przedsiębiorca rozpoczynający projekt, mogą być dla niego sporym wyzwaniem. Szczególnie dotyczy to sytuacji, gdy jeszcze nie wiadomo, czy dostanie grant.
– Jeżeli przedsiębiorca zadba o prawidłowe skompletowanie wymaganych dokumentów i wypełni obowiązki wynikające z umowy o dofinansowanie i wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków, wówczas sprawniej zrealizuje projekt. Ułatwi to żpracę również pracownikom zajmującym się rozliczaniem przedsięwzięcia - zwłaszcza podczas kontroli w firmie – podkreśla Magdalena Mirowska.