Liberalizacja przepisów o czasie pracy nie przyniosła poprawy w ich przestrzeganiu. Mimo wprowadzenia wielu dobrych rozwiązań Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) wciąż odnotowuje naruszenia. Ma też postulaty co do potrzeby uporządkowania regulacji normujących te kwestie prawa pracy, bo zmiany z 2013 r. okazały się niewystarczające. Nowelizacji Kodeksu pracy, obowiązującej od 23 sierpnia 2013 r., przyświecał cel dostosowania czasu przebywania w firmie do zapotrzebowania na pracę przy zachowaniu wszystkich norm ochronnych dla pracowników — przypomina PIP w raporcie podsumowującym trzy ostatnie lata działania nowych rozwiązań. Nowela ta wprowadziła np. tzw. ruchomy czas pracy, czyli pozwoliła na ustalanie rozkładu czasu pracy tak, aby pracownik mógł wybrać godzinę jej rozpoczęcia. Uregulowano odpracowywanie czasu prywatnych wyjść w godzinach pracy, zmieniono zasady wprowadzania przerywanego czasu pracy i wydłużono dopuszczalne okresy rozliczeniowe z czterech do 12 miesięcy z określeniem zasad ich przedłużania.
2Rozkłady czasu pracy
W ocenie PIP ruchomy czas pracy jest odpowiedzią na praktyczne problemy organizacji przebywania pracowników w firmie. Jego wprowadzenie miało wyeliminować niejasności co do tzw. doby pracowniczej. Zastosowanie ruchomego czasu pracy oznacza, że w przypadku wykonywania ponownie obowiązków w ramach tej samej doby nie ma tzw. nadgodzin. Sprawdza się też — i jest dobrze oceniane przez pracowników i pracodawców — odpracowywanie zwolnień od pracy udzielanych dla załatwienia spraw osobistych. Wcześniej odrobienie nieobecności w innym dniu traktowano jako pracę w godzinach nadliczbowych. Inspekcja dobrze ocenia też wprowadzenie obowiązku sporządzania rozkładów czasu pracy poszczególnych pracowników, co miało służyć ułatwieniu godzenia obowiązków zawodowych z życiem prywatnym — ale uważa je za niewystarczające. Zwraca uwagę, że przepisy nie są jasne co do tego, czy i w jakim trybie dopuszczalne są zmiany rozkładu przekazanego pracownikowi, np. w jaki sposób pracodawca może o nich powiadomić. „Są to kwestie niezwykle istotne przy ocenie prawidłowości rozliczania czasu pracy, w szczególności w zakresie pracy w godzinach nadliczbowych i jej odpowiedniego rekompensowania. Ponadto, dla umożliwienia oceny prawidłowości rozliczania czasu pracy (i, co za tym idzie — prawidłowości ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą) przez inspektorów pracy i sądy, konieczne jest wprowadzenie obowiązku przechowywania harmonogramów. Dotyczy to głównie tych systemów czasu pracy, w których obowiązki wykonywane są w różnych dniach w zmiennym wymiarze godzinowym — wówczas brak wiedzy o planowanym dobowym wymiarze czasu pracy uniemożliwia ustalenie, czy wystąpiły godziny nadliczbowe” — czytamy w raporcie PIP. Wątpliwości rodzi też terminologia użyta w kodeksie niekonsekwentnie i niejednolicie. Pojawiają się w nim takie określenia: „rozkład czasu pracy danego pracownika”, „rozkład czasu pracy”, „rozkład czasu pracy pracownika” oraz „indywidualny rozkład czasu pracy”. Doświadczenia PIP z trzech ostatnich lat pokazują, że niewielu pracodawców decyduje się na wprowadzenie ruchomego czasu pracy, a prawie 40 proc. podmiotów poddanych kontroli nie ustala rozkładów czasu pracy. Jedna czwarta tych, którzy je mają, nie informuje pracowników o tym rozkładzie lub robi to w terminie krótszym niż ustawowy tydzień. Te nieprawidłowości obejmują znaczną grupę pracowników. Pozytywne jest to, że u pracodawców, którzy wprowadzili to rozwiązanie, jest mniej naruszeń przepisów o odpoczynku dobowym i tygodniowym.
Okresy rozliczeniowe
Największe zastrzeżenia inspekcji budzą regulacje umożliwiające przedłużanie okresów rozliczeniowych do 12 miesięcy we wszystkich systemach czasu pracy, również w tych, w których dobowy wymiar czasu pracy może być wydłużany nawet do 24 godzin. PIP uważa, że korzystanie z tych uprawnień nie podlega żadnym ograniczeniom, niewystarczający jest też nad tym nadzór. Co prawda kodeks zastrzega, że przedłużony okres rozliczeniowy nie może naruszać zasad bezpieczeństwa i zdrowia pracowników, ale tego nie definiuje. Również obowiązek przekazania przez pracodawcę kopii porozumienia w sprawie przedłużenia takiego okresu okręgowemu inspektorowipracy w ciągu pięciu dni od jego zawarcia nie jest w pełni skuteczny, bo przepisy nie określają skutków jego naruszenia. Przedłużanie okresów rozliczeniowych do 12 miesięcy nie jest jednak powszechną praktyką. Od wejścia w życie ustawy do 22 listopada 2016 r. do okręgowych inspektoratów pracy wpłynęło 2168 zawiadomień o porozumieniach w tych sprawach (709 w 2013 r., 732 — 2014 r., 470 — 2015 r. i 257 w 2016 r.). Charakterystyczne przy tym jest, że czterokrotnie więcej porozumień zawarto z przedstawicielami pracowników niż z organizacjami związkowymi. Jednocześnie od 23 sierpnia 2013 r. do 30 czerwca 2016 r. w trakcie kontroli 253 pracodawców w 55 przypadkach odnotowano niewłaściwy tryb wprowadzenia przedłużonego okresu rozliczeniowego. Ponadto 42 pracodawców nie przekazało właściwemu inspektorowi pracy kopii wymaganego porozumienia, a 30 nie dotrzymało terminu przekazania dokumentów. PIP zauważa też, że okresy rozliczeniowe są nierzadko przedłużane nieadekwatnie do bieżących i rzeczywistych potrzeb, co powoduje problemy z rozliczaniem czasu pracy i naliczaniem wynagrodzenia, a także kumulowanie wypłaty świadczeń z upływem okresu rozliczeniowego. To kończy się czasem zaległościami w ich wypłacie.
Potrzebne zmiany
PIP uważa, że liberalizacja przepisów o czasie pracy nie przyniosła poprawy w ich przestrzeganiu. Mimo większej możliwości dostosowywania systemów i rozkładów czasu pracy do potrzeb pracodawców PIP w dalszym ciągu odnotowuje zatrudnianie pracowników powyżej przeciętnie pięciu dni w tygodniu w przyjętym okresie rozliczeniowym. Ponadto stwierdza naruszenia przepisów o 11-godzinnym odpoczynku dobowym i 35-godzinnym odpoczynku tygodniowym oraz pracę w godzinach nadliczbowych ponad dopuszczalny limit w roku kalendarzowym, a także nieudzielanie pracownikom co najmniej raz na cztery tygodnie niedzieli wolnej od pracy. Częstym naruszeniem jest też brak dokumentowania czasu pracy. Inspektorzy prowadzący kontrole mówią, że część pracodawców nie jest przygotowana do długofalowego, nawet ramowego planowania czasu pracy pracowników. Według PIP przepisy wymagają dalszych zmian i uporządkowania, aby ustalanie norm i wymiaru czasu pracy oraz przerw i odpoczynków, a także obliczanie liczby godzin nadliczbowych nie stwarzało pracodawcom problemów. Z uwagi na zróżnicowany poziom świadomości prawnej adresatów norm prawa pracy unormowania te powinny być stabilne i formułowane w prosty sposób.
OKIEM EKSPERTA
Trzeba doprecyzować niejasne pojęcia
ŁUKASZ KWIECIEŃ, adwokat z kancelarii Chałas i Wspólnicy
Zmiany w czasie pracy, które weszły w życie 23 sierpnia 2013 r., wprowadzające dłuższe 12-miesięczne okresy rozliczeniowe oraz ruchomy czas pracy, zasadniczo należy uznać za pozytywne. Przychylnie również trzeba ocenić wprowadzenie obowiązku sporządzania rozkładów czasu pracy poszczególnych pracowników. Nie jest jednak zaskakujące, że część pracodawców nie jest przygotowana do długofalowego, nawet ramowego planowania czasu pracy. Okres trzyletni okazał się za krótki, w szczególności dla niewielkich pracodawców, którzy mają znikomą znajomość przepisów. Aby stały się one trwałymi normami stosowanymi przez wszystkich, a sami pracownicy byli zdolni do reagowania na wszelkie naruszenia ich uprawnień, musi upłynąć więcej czasu, w trakcie którego obie strony stosunku pracy zapoznają się z obowiązującymi regulacjami. W konsekwencji postulowałbym jedynie zmiany w Kodeksie pracy dotyczące sprecyzowania terminów budzących wątpliwości interpretacyjne zarówno w doktrynie, jak i w orzecznictwie, takie jak „rozkład czasu pracy danego pracownika” (art. 129 par. 3 Kodeksu pracy), czy „indywidualny rozkład czasu pracy” (art. 129 par. 4 pkt 4 Kodeksu pracy). Ponadto należy rozważyć, czy każdy pracodawca bez względu na wykonywaną działalność powinien mieć możliwość przedłużania okresów rozliczeniowych lub czy to prawo powinno być zależne od sytuacji gospodarczej pracodawcy, w tym od rodzaju branży.