Prezes, dyrektor, przedstawiciel handlowy - na większości stanowisk firmowa karta płatnicza lub kredytowa może okazać się przydatna. Zrozumiała to już większość firm. Karta firmowa to bowiem wygoda zarówno dla pracodawców, jak i dla pracowników. Umożliwia realizowanie płatności w każdym miejscu, o każdej godzinie i w każdej walucie. Podróż służbowa, szczególnie zagraniczna, bez takiej karty jest dużym kłopotem. Natomiast dla firmy wprowadzenie kart oznacza nie tylko eliminację czasochłonnego wypłacania i rozliczania zaliczek gotówkowych, ale także usprawnienie procesu kontroli wydatków służbowych. Pracodawca zyskuje, bo firmowe koszty stają się bardziej przejrzyste i ma dostęp do całej historii płatności. Jednocześnie jest to rozwiązanie bezpieczne, ponieważ większość kart jest ubezpieczona, a skutki ich utraty są mniej dojmujące niż strata gotówki. Kartę można bowiem szybko zastrzec.
Na rynku czeka na przedsiębiorców bardzo bogata oferta. Czym powinni się kierować, aby wybór okazał się trafny?
- Należy zwrócić uwagę na długość okresu rozliczeniowego, znak akceptacji karty [organizację wydającą np. Visa, American Express - przyp. red.] i powszechność jej stosowania. Istotne jest to, czy karta będzie wykorzystywana poza granicami kraju i czy będzie tam akceptowana. Z jej posiadaniem wiążą się często różne usługi dodatkowe, takie jak programy partnerskie, rabaty czy dodatkowe ubezpieczenia. Warto porównać te elementy. Należy również przyjrzeć się kosztom związanym z użytkowaniem karty, takim jak: opłata za wypłatę gotówki z bankomatów (banku macierzystego i banków "obcych"), wysokość oprocentowania czy opłata za wydanie i użytkowanie karty - tłumaczy Paweł Pach, dyrektor departamentu klientów małych i średnich przedsiębiorstw w PKO BP.
Najtańsza opcja
Do wyboru są cztery rodzaje kart: obciążeniowe, debetowe, kredytowe i prepaid.
- Najprostsza jest karta debetowa, jednocześnie jest ona najtańsza w użytkowaniu. Firmy, które zatrudniają większą liczbę osób korzystających z kart służbowych, powinny jednak rozważyć bardziej zaawansowane rozwiązania, takie jak karta obciążeniowa lub kredytowa. Dla członków zarządu firmy oraz wysokiej rangi menedżerów dostępne są również karty prestiżowe typu: Gold i Platinum, zapewniające bogaty pakiet usług dodatkowych i rabaty w wybranych punktach - tłumaczy Grażyna Barszcz-Winnicka z departamentu rozwoju oferty dla MSP w BNP Paribas Fortis.
Kryteriów wyboru jest wiele. Zależnie od pracownika, rodzaju jego wydatków i sposobu ich rozliczania firma decyduje się na konkretny produkt.
- Jeżeli karta jest przeznaczona dla osób dużo podróżujących, czynnikiem decydującym może być dołączone do karty ubezpieczenie w trakcie podróży. Jeżeli jednak jest to przeciętny pracownik, który często dokonuje różnych wydatków, atutem będą na pewno jej parametry cenowe i koszty związane z jej korzystaniem. Ważne jest także, w jaki sposób firma chciałaby rozliczać wydatki i z jakiego konta. Jeżeli powinny być rozliczane na bieżąco z rachunku firmy, to w takim przypadku wystarczą karty debetowe, a jeśli raz na miesiąc, to najlepszym rozwiązaniem są karty z odroczonym terminem płatności - charge. Wydatki na takiej karcie rozliczane są raz na miesiąc, z rachunku bieżącego firmy. Natomiast jeżeli firma nie chce finansować wszystkich wydatków z własnych środków, to może skorzystać z kart kredytowych i spłacać zadłużenie w dogodnych dla siebie ratach - dodaje Gra-żyna Barszcz-Winnicka.
Negocjować i wymagać
Istotnym, a często najważniejszym kryterium wyboru karty jest cena. Trudno jednak dokonać rzetelnego porównania, ponieważ przy zaawansowanych ofertach i dużych zleceniach ceny podlegają negocjacji. W takich przypadkach wymagać należy dużo - więcej niż od standardowych kart. A czego dokładnie?
- Korporacyjne karty płatnicze powinny oferować takie funkcje jak elektroniczne raportowanie wydatków wraz z automatycznym ich rozliczeniem, a także szereg zabezpieczeń, do których można zaliczyć: indywidualne nadawanie limitów, możliwość doładowywania środków on-line, funkcję kontroli i podglądu wydatków dla każdej z kart z opcją blokowania karty natychmiast po stwierdzeniu nieprawidłowości w wydatkach. Istotnym elementem jest również dobrze skomponowany zakres bezpłatnego ubezpieczania, gwarantującego nie tylko ochronę środków dostępnych na kartach, ale także i jej posiadacza w razie różnych wypadków losowych mogących się wydarzyć w trakcie podróży służbowych - podkreśla Maciej Walęczak, dyrektor wydziału produktów w departamencie bankowości transakcyjnej Banku Millennium.
Coraz częściej z tego typu produktów korzystają jednostki i instytucje z sektora publicznego, wykorzystując je najczęściej do realizacji różnych świadczeń socjalnych. Decydują się zazwyczaj na tak zwane karty przedpłacone (prepaid), po które przedsiębiorcy sięgają przy programach lojalnościowych jako po karty podarunkowe czy przy okazji organizacji akcji świątecznych.
Popularność kart korporacyjnych rośnie. Ułatwiają pracę zarówno pracownikom, jak i pracodawcom, którzy mogą łatwiej kontrolować wszelkie wydatki służbowe.
