Ułatwienie dokonywania analiz, dostęp do wiedzy o firmie i jej potrzebach oraz do informacji zwrotnych. Wszystko to zapewniają firmie systemy BI.
Systemy business intelligence (BI) przypominają scyzoryk szwajcarski. Jest w nich tyle narzędzi, że przydają się właściwie w każdej sytuacji.
— W zagadnieniach finansowych najczęściej wykonywanymi raportami są jednostkowe i skonsolidowane sprawozdania finansowe, rachunki rentowności działów lub filii oraz analizy porównawcze wyników i założonego planu. W zagadnieniach marketingowo-logistycznych do grupy najczęściej tworzonych raportów zaliczają się opracowania sporządzane ad hoc, pozwalające na badanie dynamiki sprzedaży poszczególnych grup towarowych lub producentów poprzez określone kanały sprzedaży — mówi Paweł Rafalski, dyrektor działu BI w firmie Safo.
Funkcje i zadania
Z narzędzi dostarczonych przez Szwajcarów, w scyzoryku jedni najczęściej używają noża, a inni otwieracza do butelek. Podobnie jest z systemami business intelligence.
— Sposób wykorzystania narzędzi BI zależy w głównej mierze od potrzeb użytkownika. Wieloprzekrojowa analiza zagadnień daje praktycznie nieograniczone możliwości tworzenia raportów — mówi Paweł Rafalski.
Najbardziej przydatne i najpopularniejsze są rozwiązania dotyczące finansów firmy.
— Aplikacje do budżetowania, planowania i prognozowania służą do tworzenia budżetów, a następnie weryfikacji ich wykonania. Poza najmniejszymi firmami jest to jeden z kluczowych procesów zarządzania. Poprawne budżetowanie pozwala zaplanować wydatki i przychody, zadbać o płynność finansową czy wymagane zasoby — dodaje Paweł Gustaw, business development director z firmy BOPD.
Nie można przy tym zapomnieć o roli BI w planowaniu.
— Nieodzownym elementem planowania i prognozowania jest analiza danych historycznych, obserwacja trendów w otoczeniu i benchmarking. Z drugiej strony wskaźniki finansowe mogą być analizowane, choćby w zrównoważonej karcie wyników. Dlatego można mówić o sprzężeniu zwrotnym między aplikacjami do budżetowania a narzędziami analitycznymi — zaznacza Paweł Gustaw.
Tak więc przedsiębiorca kupujący pakiet business intelligence dostaje do ręki kompleksowe narzędzie. Te wszystkie funkcje można w skrócie określić jako zbieranie informacji o działaniu firmy i konsekwencjach jej działań.
— Niezaprzeczalną korzyścią rozwiązań BI jest również szybka weryfikacja, jak podejmowane przez organizację działania przekładają się na efektywność działania organizacji i możliwość szybszego wprowadzenia odpowiednich korekt w przypadku niezadowalających efektów — tłumaczy Bogumił Brela, konsultant w firmie Infovide.
Nietypowe zastosowania
Scyzoryk szwajcarski ma być narzędziem uniwersalnym, ale zapewne nawet jego projektanci nie przewidzieli wszystkich możliwych zastosowań. I znowu, podobieństwo do systemów BI jest nieodparte.
— Zdarzają się również mniej spodziewane, a pożądane efekty wdrożenia rozwiązań BI. Znany jest nam przypadek, gdy po udostępnieniu pracownikom produkcyjnym statystyk porównawczych co do efektywności pracy linii produkcyjnych na poszczególnych zmianach, zaczęła się rywalizacja o „bycie lepszym”, co w konsekwencji pracodawca wykorzystał jako element systemu motywacyjnego, ułatwiający optymalizację wykorzystania linii produkcyjnych — opowiada Bogumił Brela.
Niektóre korzyści z inwestycji w system BI można zaplanować, inne przewidzieć, a jeszcze inne mogą już zaskoczyć. Ale tak jest z każdym narzędziem o wielu zastosowaniach. Szwajcarzy i projektanci aplikacji business intelligence doskonale zdają sobie z tego sprawę.