Przestrzeń biurowa nigdy nie była tylko tłem dla codziennych obowiązków. To, jak jest zaprojektowana, wpływa na nas w sposób, którego często nawet nie dostrzegamy. Do niedawna królował open space, promowany jako symbol nowoczesności, elastyczności i współpracy. Dziś wiemy już, że ten model nie zawsze się sprawdza. Tzw. otwarty plan miał zbliżać ludzi, ale w rzeczywistości często ich od siebie oddala. Gdy cisza staje się luksusem, a rozmowy współpracowników zagłuszają własne myśli, jak utrzymać energię i motywację? Prywatność też ma znaczenie – każdy czasem potrzebuje zniknąć z pola widzenia. „Dobre płoty czynią dobrych sąsiadów” – mówi angielskie przysłowie. A dobre ścianki działowe tworzą dobrych współpracowników – można by dodać. Tymczasem w open space jesteśmy ciągle na widoku, co znieść może tylko najbardziej ekstrawertyczna jednostka.
Na ludzką miarę
„Ponieważ spędzamy do 90 proc. naszego czasu w pomieszczeniach, z czego większość w miejscu pracy, konieczne jest, aby przestrzenie te odpowiadały indywidualnym potrzebom. Jednak w przeszłości organizacje traktowały wszystkich jako osoby, które potrzebują tej samej przestrzeni: model jeden rozmiar dla wszystkich” – pisze Erica Baranski, psycholog na California State University w East Bay. Trudno się z nią nie zgodzić. Bez względu na to, czy odwiedzaliśmy siedzibę koncernu energetycznego w Londynie, start-up w Sofii czy kancelarię prawną w Warszawie, zawsze napotykaliśmy na identyczne układy architektoniczne, podobne sprzęty i wyposażenie. Wszędzie panowały ta sama monotonia i brak oryginalności. A jak to wygląda obecnie? Współcześni architekci rezygnują z koncepcji jednolitej aranżacji wnętrz. Zamiast jednej, wielkiej hali, gdzie wszyscy są ściśnięci obok siebie, powstają przestrzenie zróżnicowane, adaptowalne i dostosowane do preferencji poszczególnych użytkowników.
Owocna bliskość to jedno, ale ciągłe rozproszenie występujące w niezamkniętych, niedających schronienia przestrzeniach, to coś całkiem innego. Choć urządzanie miejsca pracy na wzór kawiarni może obecnie wydawać się dobrym rozwiązaniem, tętniące życiem miejsca spotkań nigdy nie sprzyjały rozwiązywaniu problemów wymagających większego wysiłku umysłowego.
Nowoczesne biuro jest jak dobrze zaprojektowane miasto: są tu ciche zaułki do pracy w skupieniu, duże sale konferencyjne oraz kameralne pomieszczenia do kilkuosobowych spotkań i burzy mózgów, a także zielone skwery, w których można na chwilę oderwać się od ekranów. To właśnie dzięki tej różnorodności ludzie czują się swobodniej, mogą wybierać, gdzie, z kim i jak chcą pracować. Nie wszyscy przecież akceptują zgiełk, tak jak nie każdy lubi siedzieć w pojedynczym gabinecie. Idące z duchem czasu przedsiębiorcy rozumieją tę prostą prawdę. Zdają sobie też sprawę, jakie znaczenie ma właściwa technologia: biuro musi być przystosowane do pracy hybrydowej, wideokonferencji i szybkiego przełączania się między trybem zdalnym a stacjonarnym.
To nie tylko kwestia komfortu. Aranżacja wnętrz wpływa na zdrowie – zarówno psychiczne, jak i fizyczne. Naturalne światło, rośliny, drewniane podłogi, a także ergonomiczne meble i odpowiednia wentylacja – to wszystko, co kiedyś uznawano za luksus, obecnie staje się standardem. Nie dlatego, że jest modne, ale dlatego, że działa. Pracownicy w takich wnętrzach mniej się męczą, rzadziej chorują i po prostu czują się lepiej. Badania, w tym przeprowadzone przez Gather, sugerują, że przyjazne otoczenie zmniejsza stres i poprawia funkcje poznawcze, co stymuluje produktywność. Kolejna sprawa to wybór kolorów – żywe wzmacniają aktywność umysłową i witalność, neutralne i chłodne o zgaszonym lub średnim nasyceniu sprzyjają koncentracji.
Taki odsetek pracowników chciałby, aby ich pracodawca wprowadził takie ulepszenia jak pokoje odnowy biologicznej, biurka do pracy na stojąco i zdrowsze lunche – wynika z raportu „Fellowes Workplace Wellness Trend Report”.
Nawet dekoracje, takie jak obrazy, rzeźby czy artystyczne fotografie, przestały być postrzegane jako zbytek. I chyba słusznie. Badania przeprowadzone przez brytyjski Business Committee for the Arts wykazały, że sztuka może stymulować kreatywność oraz wzmacniać poczucie wspólnoty, a ostatecznie prowadzić do wzrostu produktywności, i to aż o 32 proc.
Architektura biura to także odzwierciedlenie kultury organizacyjnej. Przestrzeń mówi o firmie więcej niż jej misja spisana w broszurze rekrutacyjnej. Transparentne ściany zamiast zamkniętych gabinetów mogą symbolizować otwartość i zaufanie. Strefy z technologią Digital Signage pokazują, że firma ceni współpracę, a zakątki ciszy – że szanuje potrzebę skupienia.
Wnętrze z charakterem
Oczywiście, nie każdy pracodawca może sobie pozwolić na kosztowne inwestycje w projektantów wnętrz, luksusowe meble czy nowoczesny sprzęt. Na szczęście są rozwiązania, które nie wiążą się z dużymi nakładami finansowymi, a mogą znacząco zwiększyć zadowolenie jednostek i zespołu. Dobrym przykładem jest pozwolenie pracownikom na personalizację stanowisk – dodanie rodzinnych zdjęć czy ulubionych bibelotów to pozornie drobna zmiana, ale według badań ma istotny wpływ na poczucie autonomii i wpływu.
Możliwość aranżacji własnej przestrzeni pozwala ludziom na wyrażenie siebie, co zwiększa ich zaangażowanie i satysfakcję z pracy. Jak podkreślono w artykule opublikowanym na portalu TrainBrain, poczucie sprawczości odgrywa kluczową rolę w motywowaniu pracowników i poprawie ich efektywności.
Nie ma nic gorszego niż zimne, nudne, bezosobowe wnętrze. Przestrzeń powinna inspirować, wspierać, a czasem po prostu pozwolić odetchnąć. I to właśnie w tym kryje się sekret dobrego biura: nie musi być idealne, ale musi być ludzkie.
Frank Duffy, brytyjski architekt, stworzył koncepcję czterech typów biur, dostosowanych do różnych stylów pracy. Jego model pomaga projektować wnętrza tak, by sprzyjały zarówno efektywnej pracy indywidualnej, jak i współpracy w zespołach.
- Pierwszym typem jest biuro komórkowe (cellular), czyli zamknięty gabinet, który zapewnia prywatność i skupienie. To idealne rozwiązanie dla osób wykonujących zadania wymagające pełnej koncentracji, takich jak prawnicy, analitycy czy inżynierowie oprogramowania.
- Drugi rodzaj to ul (hive) – otwarte pomieszczenie, w którym każdy ma swoje stanowisko. To układ skoncentrowany na efektywności i powtarzalnych zadaniach, popularny w call center oraz centrach przetwarzania danych, gdzie ważne są szybki nadzór i synchronizacja pracy zespołowej.
- Trzecim środowiskiem jest nora (den) – biuro o elastycznej strukturze, sprzyjające kreatywnej współpracy. Takie miejsce jest idealne dla zespołów projektowych, start-upów, agencji kreatywnych oraz innych podmiotów, które często robią burzę mózgów i wymieniają się pomysłami.
- Wreszcie czwarty model to klub (club) – nowoczesna, swobodna przestrzeń dla pracowników mobilnych, którzy nie są przywiązani do stałych biurek. Takie biuro stawia na elastyczność, umożliwiając swobodną organizację pracy i integrację różnych form aktywności – od spotkań przez pracę indywidualną po nieformalne rozmowy.
Współczesne biura coraz częściej łączą elementy wszystkich tych przestrzeni, dostosowując się do dynamicznych potrzeb organizacji i stylów pracy. Model Duffy’ego pokazuje, że odpowiednio zaprojektowane środowisko może znacząco zwiększyć produktywność, ułatwić komunikację i sprzyjać innowacjom.
