Globalne wydatki na IT — według danych Gartnera — mogą osiągnąć w tym roku wartość 3,7 bln USD. Na oprogramowanie biznesowe z tej puli zostanie wydane ok. 296 mld USD. Takie kwoty mogą przyprawić o zawrót głowy małych przedsiębiorców czy tych, którzy biznes dopiero rozkręcają. Jednak już na starcie można zaoszczędzić. Na rynku dostępne są programy i aplikacje, ułatwiające pracę przedsiębiorstwa, korzystanie z których nie wiąże się z dużymi kosztami lub jest zupełnie bezpłatne.
— Na popularności zyskuje np. Dropbox, zewnętrzny serwer w chmurze umożliwiający swobodną wymianę plików między użytkownikami za pomocą dzielonych ze sobą folderów. Pozwala unikać przepełniania służbowych skrzynek e-mailowych zbyt ciężkimi plikami. Przesyłanie danych, nawet bez zakładania konta przez użytkownika, umożliwia strona Wetransfer.com. A z zalet tzw. technologii chmurowych pozwala korzystać Google Docs, który ułatwia np. jednoczesne edytowanie tabel w Excelu przez kilka osób. W przypadku poufnych informacji o ważnym znaczeniu dla dużego biznesu najlepiej sprawdzają się dedykowane platformy IT — wylicza Wojciech Mach, dyrektor zarządzający Luxoft Poland.
Takie darmowe rozwiązania to opcja dobra dla mikro- i małych przedsiębiorstw. Poleca je także Kamila Sidor, założycielka Geek Girls Carrots, firmy i społeczności skupiającej dziewczyny działające w obszarze IT i nowych technologii. Rozkręciła w Polsce sieć, w ramach której organizowane są spotkania i szkolenia, obecnie w 11 miastach w Polsce (a cały zespół współpracowników i wolontariuszy nigdy się nie spotkał „w realu”). Organizacja zaczęła już przynosić pierwsze zyski.
Komunikacja z IT
Do komunikacji i do zarządzania wykorzystywane są powszechnie dostępne narzędzia informatyczne.
— Własne biuro mamy dopiero od kilku miesięcy, nasza działalność wcześniej nie wymagała jego posiadania. Do komunikacji od początku wykorzystujemy bardzo proste aplikacje, łatwe do obsłużenia. Wszystkie są bezpłatne albo bardzo tanie, więc nadają się na początek biznesu, kiedy jeszcze nie wiadomo, czy ten faktycznie wyjdzie — mówiła Kamila Sidor podczas konferencji „Jak z sukcesem rozwijać swoją własną firmę?”. Również ona do prowadzenia administracji poleca Google Docs i Google Calendar, bo pozwalają na współdzielenie informacji i synchronizację: komputer — telefon, iPad, iPhone. A promocję proponuje zacząć od Facebooka.
— Przez kilka pierwszych miesięcy naszej aktywności nie miałyśmy strony internetowej, ale fanpage na Facebooku. Pozwoliło nam to sprawdzić, jakie jest zainteresowanie pomysłem. Dopiero potem przeszłyśmy do własnej strony internetowej. Ale zbudowania jej nie zleciłyśmy specjalistom, skorzystałyśmy z WordPressa, czyli prostej nakładki z gotowymi skórkami, które można dostosować do charakteru własnego biznesu — opowiadała Kamila Sidor. I podpowiedziała kolejne rozwiązanie: Mailchimp, czyli program do tworzenia bazy danych i rozsyłania mailingu do klientów.
— Można je łatwo podpiąć pod Wordpressa, wówczas na naszej stronie pojawi się okienko: zostaw nam swój e-mail, będziemy cię informować o bieżących działaniach firmy. Natomiast do powiadamiania o kolejnych eventach — a organizujemy ich kilkanaście w miesiącu — wykorzystujemy Eveneę. Jeśli organizuje się bezpłatne spotkania, wówczas również z programu można korzystać za darmo. Skutecznym do tego celu narzędziem będzie też Facebook Events — twierdzi Kamila Sidor.
Biuro wyleasingowane
Na początku nie trzeba kupować całego wyposażenia biura. Koszty wejścia na rynek można zmniejszyć, korzystając z ofert leasingowych.
— W tym modelu można finansować praktycznie wszystko, co podlega amortyzacji — od maszyn produkcyjnych i urządzeń biurowych po meble i inne elementy wystroju. Jak wskazują dane Związku Polskiego Leasingu, w pierwszym kwartale tego roku wartość sprzętów oddanych w leasing krajowym przedsiębiorstwom sięgnęła 83,77 mln zł netto — mówi Kamil Łopuch, leasing sales manager z Xerox Polska.
Leasingodawca ma możliwość korzystania ze sprzętu bez konieczności zakupu urządzenia.
— Zamiast wydatku inwestycyjnego obciążającego cash flow i budżet, klient ponosi niewielkie wydatki operacyjne rozłożone w czasie. Przedmiot umowy przynosi korzyści leasingobiorcy w czasie trwania umowy i „zarabia” na swoje utrzymanie — taka jest podstawowa idea leasingu — dodaje Kamil Łopuch.
Zlecenie dla społeczności
Ale „społeczność” nie ogranicza się jedynie do Facebooka. W Polsce pojawiły się już pierwsze platformy internetowe, specjalizujące się w projektowaniu społecznościowym. To jeden z modeli tzw. crowdsourcingu, który polega na zlecaniu prac dużej grupie ludzi. Jednym z nich jest Corton.pl — za jego pośrednictwem przedsiębiorstwa mogą zamawiać u zewnętrznych dostawców przygotowanie np. projektów materiałów marketingowych.
— Projektowanie społecznościowe jest alternatywą dla przedsiębiorstw w początkowychfazach rozwoju. Koszt realizacji projektu graficznego na takich serwisach jest dużo niższy od cen, jakie oferują standardowe studia graficzne czy agencje reklamowe — tłumaczy Adam Fudala, członek zarządu Corton.pl, serwisu skupiającego dziś ponad 10 tys. grafików.